L'externalisation des RH consiste à confier à un tiers la gestion d’un domaine de vos ressources humaines, ou même l'ensemble de votre fonction RH. Cela peut permettre de réduire vos coûts de fonctionnement, d'accéder à de nouvelles expertises, et de rationaliser vos ressources humaines, afin de vous concentrer sur le cœur de vos activités.
Le plus souvent, les entreprises externalisent des activités RH telles que la gestion de la paie et des avantages sociaux, le recrutement et la rétention, la formation, la conformité, ou la relation avec les employés. Les fonctions RH externalisées varient en fonction des besoins. Certaines entreprises externalisent quelques tâches spécifiques et gèrent le reste, à l'aide d'un logiciel RH. D’autres choisissent d’externaliser l'ensemble de leur service RH. Dans ce guide, nous verrons comment l'externalisation des ressources humaines permet d’augmenter la productivité, de rationaliser vos processus RH, et au final, de réduire vos coûts.
Réduction des coûts grâce à l'externalisation RH
L'externalisation des ressources humaines est source d'importants gains de productivité. Ne pas avoir à recourir à un personnel RH en interne permet de réduire les coûts liés aux salaires et aux avantages sociaux. De plus, en faisant appel à une solution RH externe de confiance, vous bénéficiez d’une gestion de vos fonctions RH efficace et conforme.
Dans une étude d'ADP réalisée en France, en Italie, en Espagne, au Royaume-Uni, aux Pays-Bas et en Allemagne, il est montré que l'externalisation de la gestion des salaires et des tâches administratives a permis d'augmenter la productivité de 55 %. Les équipes RH ont ainsi pu réduire de moitié les ressources nécessaires à leur administration, pour se concentrer sur les fonctions essentielles.
L'externalisation de ces fonctions permet d'adapter vos services RH à vos besoins spécifiques et d'éviter les coûts inutiles. À mesure que votre entreprise se développe, vos fonctions RH évoluent. Vous pouvez alors choisir de gérer certaines fonctions en interne, et d’en externaliser d'autres, sans avoir à investir dans un département RH complet ou dans une solution RH totalement externe.
Réduction des coûts de recrutement et de formation
L'externalisation des RH permet aux équipes de travailler plus efficacement, en réduisant les charges de recrutement, d’intégration et de formation des nouveaux employés. Le prestataire de solutions RH peut identifier les talents, organiser des entretiens et gérer le processus efficacement. L'externalisation RH permet ainsi d'économiser de l'argent et de libérer du temps pour vous recentrer sur votre activité.
L'externalisation des fonctions de recrutement élimine une partie des besoins RH en interne. Les entreprises peuvent économiser du personnel, de l’espace de bureau, et réduire les tâches administratives fastidieuses. Par exemple, en France, l’entreprise la SADE avait besoin d'une solution RH externalisée capable de digitaliser ses entretiens, afin de répondre à plusieurs enjeux :
- Fluidifier la gestion des entretiens RH pour ses 6 000 collaborateurs
- Délivrer des habilitations de visite des sites de la SADE
- Accompagner les salariés moins familiers des usages numériques
ADP Link est une solution RH de gestion du capital humain complète couvrant la paie, l’administration, la gestion des talents et des données. Elle a permis à la SADE de digitaliser les entretiens RH à l'échelle du groupe, avec une prise en main facilitée, un suivi des données, et un taux d'adhésion renforcé.
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Découvrez ADP® LinkConformité et gestion des risques
La gestion interne de vos fonctions RH peut être un facteur de risque de non-conformité avec le droit du travail et les règles fiscales de l’Urssaf. Une équipe des ressources humaines inexpérimentée peut commettre des erreurs coûteuses, par exemple en cas de discrimination à l’embauche ou de gestion de la paie non-conforme. L'externalisation RH réduit vos risques. Votre partenaire connaît la réglementation, suit son évolution, et vous permet de minimiser les risques d’amende ou poursuite judiciaire.
Externaliser les ressources humaines vous fait aussi profiter de décennies d'expertise en gestion de la conformité. En cas d'audit, des experts sont à votre disposition pour vous guider et traiter directement avec l'Urssaf. Vous économisez des ressources et réduisez les pénalités potentielles en cas de non-conformité.
Technologie et innovation
À quel niveau se situe le capital technologique de votre entreprise ? Une société proposant des solutions RH externalisées investit des sommes importantes dans l'acquisition des meilleures technologies pour automatiser les processus RH.
Vous pouvez bénéficier d'un logiciel RH et d'une technologie de paie de pointe, sans avoir à faire d'importants investissements initiaux. Avec à la clé, des économies de temps et d’argent. Un prestataire de logiciel RH externe bénéficie aussi d'économies d'échelle, en offrant ses services à un large éventail de clients, ce qui permet de répartir ses coûts. Les entreprises comme la vôtre bénéficient ainsi d'une technologie et de solutions RH ciblées, à un prix bien plus abordable en comparaison avec un investissement interne.
Se concentrer sur les activités principales de l'entreprise
L'externalisation des RH vous fait gagner du temps en gestion du recrutement, de la paie, et des tâches administratives. L'étude d'ADP sur l'externalisation montre que les équipes RH d’entreprises de taille moyenne consacrent 45 % de leur temps à des activités administratives répétitives, comme la paie (18 %), la gestion des congés (13 %) ou encore l'administration des ressources humaines (14 %).
Laisser un prestataire de solutions RH s'occuper de tâches telles que la gestion des salaires ou des congés maladie est un moyen éprouvé de réduire les coûts. Les entreprises peuvent alors se concentrer sur l'essentiel : leur activité.
L'externalisation des ressources humaines a un effet positif sur la productivité et la croissance du chiffre d'affaires. Les économies réalisées grâce à l'externalisation RH peuvent être réinvesties ailleurs dans votre entreprise : initiatives marketing, amélioration de la formation du personnel, projets en faveur du bien-être. Tout cela a un effet positif sur votre résultat net.
Défis et considérations sur l’externalisation RH
Externaliser les fonctions RH implique une perte de contrôle partielle sur vos processus. Pendant la phase de mise en œuvre, il est important de communiquer clairement avec vos équipes et le fournisseur externe de solutions RH, afin de s'assurer que tout se passe bien.
Le transfert des données du personnel vers un nouveau système ou logiciel RH s'accompagne également de risques en matière de protection des données et de respect du RGPD. Un bon prestataire vous guidera et veillera à ce que vous restiez en conformité.
Dans votre recherche de solutions RH externalisées, il est essentiel de choisir un prestataire capable de maximiser vos économies, grâce à un soutien sur la conformité, des calculs de paie précis, des conseils d'experts, et une technologie propriétaire unique.
ADP propose les solutions et les logiciels RH les plus avancés de sa catégorie, utilisés par des entreprises internationales telles qu'Amazon, Cisco et PayPal. Avec 70 ans d'expérience dans le domaine de la paie, ADP vous décharge des tâches administratives complexes et banales. Contrairement à nos concurrents, nous prenons en charge les tâches chronophages telles que les indemnités de maladie et les enquêtes légales. Cela libère des ressources pour vous concentrer sur vos initiatives commerciales et stratégiques. Pour voir comment fonctionnent nos solutions RH, réservez une démonstration dès aujourd'hui.
