La fiche de paie :
le guide complet
Dans ce guide gratuit d'ADP, retrouvez la description de la fiche de paie
Qu'est-ce qu'une fiche de salaire ?
Définition :
La fiche de paie ou de salaire, ou bulletin paie, est un document fourni par l'employeur à tous ses salariés. Il est remis en général à la fin de chaque mois de travail. Ce document présente et atteste du versement du salaire et détaille le montant du salaire brut tel que prévu au contrat de travail du collaborateur. Il présente en outre tous les prélèvements des charges salariales et patronales sur ce salaire brut. Le salarié peut ainsi suivre chaque mois les heures travaillées (heures prévues dans son contrat et les éventuelles heures supplémentaires) avec leur valorisation brute et nette et consulter les cotisations indexées sur cette base brute.
La fiche de paie indique également le poste du salarié, son échelon, sa situation au regard de ses congés payés. Il fournit ainsi un aperçu à un instant précis du statut et de l'ancienneté du salarié au sein de la société qui l'emploie. Il présente également les montants du prélèvement à la source (PAS) en matière d'imposition sur le revenu de chaque salarié.
Toutes les réponses à vos questions sur la fiche de paie
- La fiche de paie est-elle une obligation légale ?
- Quels sont les éléments indispensables de la fiche de paie ?
- Création d’une fiche de paie : comment la préparer ?
- Comment préparer les fiches de paie et distribuer aux employés ?
- Quels sont les avantages d'une solution de gestion de la paie pour créer et distribuer les bulletins de salaire des employés ?
- Modèles de bulletin de paie en ligne
- Comment modifier une fiche de paie?
- Les erreurs de fiche de paie les plus courantes et comment les corriger
- Les pénalités en cas d'erreur sur une fiche de paie
La fiche de paie est-elle une obligation légale ?
Oui, la fiche de paie est une obligation de l’employeur. Il est légalement tenu de fournir à chacun de ses employés un bulletin de salaire chaque mois au moment du versement du salaire. S'il ne délivre pas au salarié sa fiche de paie de manière régulière, l'employeur peut être renvoyé devant les prud'hommes. Ce manquement peut l'exposer à une amende pouvant aller jusqu'à 450 € par bulletin manquant.
Quels sont les éléments indispensables de la fiche de paie ?
Certains éléments d’une fiche de paie sont obligatoires et certains interdits. Les mentions obligatoires portent sur :
Au niveau de la première section de la fiche de paie, les éléments se rapportant à l'identification de l'employeur et du salarié:
- Nom et adresse de l'employeur ;
- Numéro de la nomenclature d'activité de l'établissement d'emploi (code APE ou code NAF) et numéro d'inscription de l'employeur au répertoire national des entreprises et des établissements (numéro Siret) ;
- Convention collective applicable ou référence au code du travail relative à la durée des congés payés et des délais de préavis si le contrat de travail devait être résilié ;
- Nom et poste occupé par le salarié ainsi que sa classification conventionnelle (niveau ou coefficient hiérarchique) ;
- Période et nombre d'heures de travail (avec une distinction entre les heures au taux normal et les heures supplémentaires, avec mention des taux appliqués) ;
- Nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés au forfait (forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, ou forfait annuel en heures ou en jours) ;
- Base de calcul du salaire si elle n'est pas basée sur la durée du travail ;
- Nature et montant des compléments de salaire soumis aux charges salariales et patronales.
Dans la section du bulletin de salaire concernant le salaire, les éléments obligatoires sont les suivants :
- Rémunération brute du salarié ;
- Montant et assiette (à savoir la base sur laquelle s'appliquent les taux des cotisations et contributions patronales et salariales hors déduction des exonérations et exemptions) ;
- Taux des cotisations et contributions patronales et salariales ;
- Nature et montant des autres versements et retenues ;
- Montant versé au salarié ;
- Date du versement du salaire ;
- Dates de congés et montant de l'indemnité de congés payés dans le cas où un congé est pris au cours de la période de paie concernée
Les dernières parties concernent les contributions et cotisations, le net à payer et le net imposable (ainsi que le détail de l'impôt connexe) dans le cadre du prélèvement à la source et enfin les mentions finales.
Les mentions interdites sur le bulletin de salaire concernent notamment l'exercice du droit de grève ou les fonctions de représentant du personnel.
Création d’une fiche de paie :
comment la préparer ?
Il est important de savoir qu'il est quasiment impossible de préparer une fiche de paie en partant d'un document vierge simple. Comme nous l'avons évoqué plus haut, le nombre d'éléments et d'informations à inclure, la variété des calculs et taux applicables sont très nombreux. Il est donc indispensable de s'aider d'un formulaire ou modèle de fiche de paie.
Comment préparer les fiches de paie et distribuer aux employés ?
Pour préparer un bulletin de salaire conforme et précis, il faut commencer par insérer toutes les informations relatives à l'employeur sur le modèle de fiche de paie. Ensuite, toutes les informations du salarié et des détails de son contrat de travail sont indiquées (horaires, salaire, congés payés, statut…).
Viennent les éléments concernant la rémunération brute, les calculs relatifs aux diverses cotisations patronales et salariales (santé, maladie, retraite, famille, assurance chômage ainsi que CSG et CRDS). Sont ajoutées les indemnités non soumises à retenue (repas, indemnités versées par la Sécurité Sociale, intéressement) et les autres retenues (tickets restaurant, contribution à la mutuelle santé).
Le calcul du net à payer doit préciser le montant net avant impôt, le montant de l'impôt prélevé à la source. Enfin, est affiché le montant net effectivement versé au salarié avec mention de la date de versement.
Concernant la distribution des bulletins de salaire, certaines entreprises pratiquent encore la remise en mains propres ou l'envoi par courrier postal. Cependant, la dématérialisation est de plus en plus fréquente et de nombreux employés reçoivent désormais leur fiche de paie par email ou dans des coffres forts électroniques individuels. La loi El Khomri stipule que les entreprises peuvent, par défaut, dématérialiser en masse les bulletins de paie. Cependant, si l'accord préalable n'est plus obligatoire, le salarié doit être informé et il peut s'y opposer à tout moment.
Quels sont les avantages d'une solution de gestion de la paie pour créer et distribuer les bulletins de salaire des employés ?
La création d’une fiche de paie de toutes pièces est, comme nous venons de le voir, une mission complexe et fastidieuse. C'est d'autant plus vrai que la législation évolue en permanence et qu'une erreur sur la fiche de paie peut être lourde de conséquences à la fois pour l'employeur et l'employé.
C'est pourquoi de nombreuses entreprises et responsables ou directeurs des ressources humaines sont conscients des avantages d'une solution de gestion de la paie . Nombreux sont ceux à externaliser la création de leurs fiches de paie . Ils peuvent alors se servir de modèles de bulletins de paie conformes et conçus par des experts du domaine.
De tels modèles de fiche de paie sont systématiquement mis à jour à chaque modification de la loi. Ils peuvent s'intégrer aux divers logiciels de gestion de la paie pour plus de simplicité. Ce sont ainsi de nombreuses heures que les entreprises peuvent économiser tout en ayant la garantie d'une conformité totale de leurs bulletins de paie.
Modèles de bulletin de paie en ligne
Les modèles de bulletin de paie doivent tous suivre les normes présentées ci-dessus. Nous nous assurons que les modèles que nous proposons sont actuels, complets et conformes pour simplifier la création de bulletins de salaire.
Vous pouvez découvrir comment simplifier la création de vos fiches de paie avec ADP grâce à notre guide étape par étape. Il vous suffit de saisir toutes les données et notre outil procède au calcul et à la préparation des bulletins de vos équipes.
Comment modifier une fiche de paie?
Il n'existe aucune règle formelle concernant la modification d'un bulletin de salaire. L'employeur est tenu d'informer le salarié dès qu'il réalise l'erreur commise. Il peut également apporter toute modification sur un ou plusieurs bulletins de salaire. Il doit en outre préciser de manière claire la nature de la modification apportée.
Les erreurs de fiche de paie les plus courantes et comment les corriger
Voici une liste des erreurs les plus courantes des bulletins de salaire :
- Erreur dans l'identification de la convention collective applicable ;
- Mauvaise application des exonérations salariales liées aux heures supplémentaires ;
- Date de début de contrat erronée (causant une erreur dans le calcul de son ancienneté) ;
- Mauvaise application de la rémunération du salarié en arrêt maladie sur la base des règles applicables par la convention collective ;
- Mauvais calcul de la rémunération du salarié ;
- Application erronée des taux de cotisations et contributions sociales.
L'employé a assez peu de chances d'identifier les erreurs de fiche de paie commises au niveau des contributions sociales. Il peut cependant vérifier les informations dont il a connaissance telles que sa base salariale brute, le nombre d'heures travaillées ainsi que le nombre éventuel de congés payés pris au cours de la période de paie.
Dans le cas d'un trop-perçu, l'employeur pourra procéder à une retenue sur salaire (qui ne pourra pas être de plus de 10 % du montant du salaire net de l'employé) au cours du ou des mois suivants.
En cas de versement d'un salaire inférieur à ce qu'aurait dû toucher le salarié, un versement d'un rappel de salaire pourra être réalisé le mois suivant.
Les pénalités en cas d'erreur sur une fiche de paie
En cas d'erreur sur le bulletin de salaire, l'impact financier peut être important pour l'entreprise. Notamment en termes de temps passé, l'équipe de gestion de la paie devra revoir tout l'historique des bulletins, action très chronophage.
Si l'erreur est constatée par le salarié, il peut décider de faire porter l'affaire devant les prud'hommes. L'entreprise peut être contrainte à une amende et au versement de dommages et intérêts.
Enfin, les risques relevant d'erreurs touchant les charges sociales peuvent également être lourds. Ils peuvent être qualifiés de dissimulation fiscale et engendrer l'application de peines financières.
Ainsi, aussi bien les TPE ou PME peuvent profiter des services de gestion de la paie proposés par ADP, qui permettent d'automatiser et d'assurer la création des fiches de paie de leurs salariés conformes et exactes. Ce point est particulièrement pertinent quand les compétences ne sont pas disponibles en interne.
Quant aux grandes entreprises, une solution de fiche de paie telle que celle proposée par ADP permet de libérer des ressources en interne pour se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.
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