Que sont les HRIS (Human Resource Information Systems) ?
Le terme HRIS désigne un Système d'information des ressources humaines, un système informatique capable de prendre en charge les processus RH de manière automatique. Avec un HRIS à portée de main, les professionnels des RH peuvent facilement administrer les données associées à leurs salariés, de la compilation à la récupération, y compris les informations personnelles, l'expérience professionnelle et les formations suivies, sur une seule et même plateforme.
Un HRIS est parfois dénommé : HRMS (Système de gestion des ressources humaines) ou HCM (Gestion du capital humain), bien que tous ces termes aient la même signification.
Lorsqu'une entreprise se développe au fil du temps, les systèmes se désunissent et se déconnectent suite à la mise en œuvre de solutions rapides pour combler les lacunes ou intégrer de nouveaux éléments. Il en résulte des données qui semblent parfois incompatibles, incohérentes et sans véritable connexion.
Cela explique pourquoi de nombreuses entreprises décident de restructurer et d'améliorer leurs services en recourant à une solution moderne basée sur le cloud : un HRIS.
Avantages d'un système d'information des ressources humaines
Un HRIS permet de libérer du temps pour les équipes des RH en éliminant la nécessité d'exécuter des tâches fastidieuses et répétitives pour qu'elles puissent se concentrer sur leur rôle essentiel de gestion des collaborateurs, et ainsi contribuer à former un personnel satisfait et productif. Examinons ces avantages de plus près.
- Prises de décisions axées sur les données
En permettant aux professionnels des RH de prendre des décisions éclairées par des faits : certains HRIS comportent des fonctionnalités analytiques capables de modéliser et de produire des prévisions d'activité.
- Amélioration des expériences utilisateurs
Les HRIS contemporains conçus pour tenir compte de l'expérience utilisateur et pourvus d'interfaces intuitives peuvent contribuer à améliorer l'expérience utilisateur des salariés existants et potentiels. Ce type d'interface peut faciliter le dépôt de candidatures, l'adhésion à des programmes de prestations sociales et l'accès à d'autres fonctions RH.
- Diminution des tâches chronophages
Les fonctions types des Systèmes d'information des ressources humaines peuvent aider les entreprises à réduire les coûts dans des domaines où, avant la mise en œuvre du HRIS, les tâches manuelles prenaient beaucoup de temps. Ces attributs comprennent des fonctionnalités d'analyse, d'IA et d'automatisation qui peuvent alléger les tâches de suivi des présences et de traitement de la paie.
- Donner aux entreprises les moyens de se développer
Au lieu de faire appel à de nouveaux prestataires et systèmes pour répondre au développement d'une entreprise, la technologie HRIS basée sur le cloud est souvent capable de gérer une expansion en temps réel, comme l'arrivée de nouveaux salariés, de nouvelles zones géographiques, de contrats et de volumes de données.
- Maintien de conformité
En fondant leurs services sur le cloud et en restant connectés, certains fournisseurs de systèmes d'information des ressources humaines permettent aux entreprises de rester en règle tout en assurant leur sécurité et la protection de leurs données.
Quelles sont les fonctionnalités des logiciels HRIS ?
Un HRIS fournit aux entreprises des solutions RH tout-en-un sous forme d'outils sur mesure et de fonctionnalités évolutives prêts à relever tous les défis associés à leur développement. Découvrons les fonctionnalités le plus souvent incluses dans ce type de système.
- Recrutement et intégration de nouveaux salariés
Un HRIS peut aider les recruteurs à sélectionner les CV, à présélectionner les candidats et à vérifier leurs antécédents.
- Amélioration de la paie
De nombreux HRIS disponibles calculent automatiquement les déductions obligatoires et optionnelles des salaires du personnel, ce qui élimine le traitement manuel, permet de gagner du temps et évite le risque d'erreur. Certains HRIS fournissent des options de paiement flexible.
- Planification, temps et présences
Lorsqu'un HRIS automatise le suivi des temps pour le compte d'un service des RH, le système peut communiquer avec la paie et contribuer ainsi à accroître la précision de la rémunération des salariés.
- Simplification de l'administration des prestations sociales
Les prestations sociales proposées par les employeurs peuvent généralement être gérées par l'HRIS, qu'il s'agisse des régimes de retraite ou des divers régimes d'assurance maladie.
- Mises à jour juridiques
Chaque fois que les lois fiscales ou le droit du travail changent, certains HRIS peuvent en informer les entreprises à temps et les aider à rester en règle.
- Analyses et rapports
Les méthodes d'évaluation des RH peuvent être automatisées par certains HRIS. Des données peuvent être communiquées sur demande par ces systèmes, qui transmettent alors aux parties prenantes des alertes, des rapports et des recommandations d'action.
- Systèmes tout-en-un
Un système unique est proposé par de nombreux HRIS. Il intègre le suivi des temps des salariés, des prestations sociales et de la paie sur un seul système unifié. Certains systèmes peuvent se synchroniser avec d'autres systèmes ou autoriser les utilisateurs finaux à procéder à des intégrations personnalisées et adaptées à leur configuration.
Cas client : Comment Heritage Bank a tiré profit d'un HRIS
Difficultés rencontrées par la société
Heritage Bank est à l'avant-garde des services bancaires communautaires proposés dans la région nord-ouest du Pacifique et est dirigée par une équipe dont fait partie Shannon Carson, Assistant Vice President et HRIS Officer de cette entreprise. La banque a été créée en 1927. Shannon a intégré l'entreprise lorsqu'elle comptait seulement 150 salariés. En 2014, ce chiffre s'élevait à 800 salariés suite à la conclusion de nouveaux contrats, à une croissance organique et à plusieurs fusions. Cette croissance rapide a généré certaines difficultés, que nous allons détailler.
- Procédures et processus pour les employés décousus et déconnectés.
- Difficultés à fidéliser les talents dans un secteur compétitif.
- Maintien de la conformité dans un environnement très réglementé.
Solutions fournies par ADP
- Mise en œuvre de l'une des solutions d'HRIS d'ADP sélectionnée pour répondre au mieux aux besoins d'Heritage Bank.
- Introduction d'une plateforme tout-en-un pour réduire les processus de déclaration manuelle chronophages.
- Simplification des fonctions de recrutement pour embaucher les candidats, attirer et fidéliser les talents.
- Intégration de la possibilité de produire des rapports de données précis afin de permettre à Shannon et son équipe de mettre en place une planification stratégique centrée sur l'avenir.
« Je considère ADP comme un partenaire. Ils se soucient de notre réussite. Ils ont à cœur de nous aider à créer une collaboration stratégique avec notre équipe dirigeante. Ils veulent éliminer le travail administratif des RH pour mettre ces outils entre les mains des utilisateurs. ADP a à cœur nos intérêts et tient à nous apporter tout ce dont nous avons besoin pour faire notre travail ».
- Shannon Carson, Heritage Bank, HRIS Officer
