Système de gestion de la paie
Qu'est-ce que la gestion de la paie ?
Pour faire simple, un système de gestion de la paie est le processus qui permet aux employeurs de verser leurs salaires aux employés. Une bonne gestion de la paie permet aussi à l’entreprise de démontrer son engagement envers ses salariés et de remplir ses obligations envers les organismes réglementaires tout en s’assurant que ses registres financiers sont bien gérés.
Pourquoi une bonne gestion de la paie est-elle importante ?
Une gestion de la paie permet également de gérer les risques liés à la conformité et d'assurer que les documents sont à jour. Dans un environnement en évolution constante et soumis à des règlementations strictes, cet aspect est plus important que jamais.
Quelles sont les méthodes de gestion de la paie ?
Selon le niveau d'implication souhaité, les entreprises ont le choix entre plusieurs options pour la gestion de la paie, notamment :
- Gestion manuelle de la paie à l'aide de feuilles de calcul
- Logiciel de gestion de la paie
- Externalisation
Les entreprises ayant peu d'employés peuvent choisir de gérer leur paie de façon manuelle, par exemple avec des feuilles de calcul. Cependant les risques et les pièges d'une telle méthode l'emportent généralement sur les économies de coûts potentielles. Les processus manuels peu précis augmentent le risque d'erreurs coûteuses et sont chronophages. L’entreprise dispose ainsi de moins de temps pour se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.
Un logiciel de paie permet de gagner du temps et d'alléger la charge administrative en automatisant les tâches exigeantes pour les employés. Les entreprises peuvent compter sur le logiciel pour calculer avec précision les salaires bruts, les retenues et les salaires nets, tout en gardant un certain contrôle sur le processus.
Les employeurs qui souhaitent se décharger entièrement de la gestion de la paie font souvent appel à un prestataire de services administratifs comme ADP ou ont recours aux services d’une entreprise d'externalisation de la paie. Dans ce cas, tous les aspects de l'administration de la paie, y compris les déclarations fiscales, les autres déclarations et la conformité, peuvent être entièrement gérés par le prestataire.
Quelles sont les étapes du processus de paie ?
Quelle que soit la manière dont une entreprise choisit de gérer sa paie, le processus se compose généralement de trois étapes :
L’employeur collecte les données pertinentes pour la période de paie en fonction ses politiques et des exigences réglementaires. Cela comprend notamment les heures travaillées par les employés non exonérés, les périodes d'exception telles que les vacances, les congés maladie ou les participations à un jury, ainsi que les ajustements nécessaires. De tels ajustements concernent par exemple les nouvelles embauches, les départs, les augmentations de salaire ou toute modification intervenant sur les déductions des avantages et les retenues d'impôt. Ces informations sont ensuite vérifiées et utilisées pour traiter la paie.
L’employeur calcule le salaire brut total de chaque employé au cours de la période de paie ainsi que les cotisations et déductions, ce qui donne un salaire net. Il calcule également les charges patronales à payer pour la même période.
L’employeur rapproche ses états de paie, déclare ses charges avant la date d'échéance fixée et traite tous les paiements connexes, tels que les ordonnances de saisies sur salaire. De plus, il verse les salaires à ses employés et leur délivre une fiche de paie ou un relevé de salaire, obligatoire dans la plupart des pays.
Quelles sont les fonctions d'un système de gestion de la paie ?
Les fonctions ci-dessous, qui requièrent une grande attention aux détails et une veille de l'évolution des réglementations, sont généralement indispensables pour bien gérer chaque étape du processus de paie.
Calcul des bulletins de salaire
Le suivi du temps
En se basant sur des feuilles de temps ou un logiciel de gestion du temps et des activités, l’entreprise doit suivre avec précision les heures travaillées par ses employés qui reçoivent un salaire annuel et ceux percevant une rémunération hebdomadaire ou mensuelle dans la mesure où leur salaire brut est le produit de leur salaire total divisé par le nombre de période de paiement des salaires sur une année calendaire pour calculer correctement leurs paies.
La paie et les employés non exonérés
Le suivi du temps n'est pas aussi important pour les employés salariés au forfait, car leur salaire brut est simplement le résultat de leur salaire annuel divisé par le nombre de périodes de paie au cours de l'année civile. Cependant, pour certains employés non exonérés, un suivi de leurs heures est indispensable pour s'assurer que toute heure supplémentaire est payée comme l'exige la loi.
Les déductions sur les salaires
Une fois les salaires bruts calculés pour chaque employé, l’employeur doit traiter certaines déductions sur les salaires. Voici quelques exemples de retenues sur salaire appliquées en France, bien que cette liste ne soit pas exhaustive car la législation est en constante évolution. Pour plus de conseils, veuillez nous consulter.
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Sécurité sociale vieillesse plafonnée : cotisation retraite du
portant uniquement sur la tranche du salaire inférieure à 3 666 euros (au 1er janvier 2023).
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Sécurité sociale vieillesse déplafonnée : cotisation retraite
portant sur la totalité du salaire.
-
Assurance chômage : finance les prestations de chômage
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Retraite complémentaire
- La cotisation d’accidents du travail (AT) et maladies professionnelles (MP), qui couvre les risques accidents du travail, les maladies professionnelles et les accidents du trajet.
- Prévoyance : complète les régimes de base de la Sécurité sociale (frais de santé, invalidité, incapacité, décès).
-
CSG non déductible : la “contribution sociale généralisée”
obligatoire qui finance la Sécurité sociale.
-
CSG déductible : Cette partie de la CSG est retirée des revenus
imposables.
- CRDS non déductible : la “contribution au remboursement de la dette sociale” ayant pour but de résorber l’endettement de la Sécurité sociale.
Lorsque toutes les déductions sont soustraites du salaire brut, le résultat correspond au salaire net de l'employé.
Prélèvement à la source
Depuis le 1er janvier 2019, conformément à l’ordonnance n°2017-1390 du 22 septembre 2017, le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu s’est généralisé. ll n’est maintenant plus question de verser cet impôt a posteriori d'une fiche de paie. Le taux d’imposition sur le revenu parvient directement à l’employeur qui doit se charger du prélèvement.
Une fois les cotisations sociales déduites, et les ajouts en net effectués (notes de frais), il revient à l’employeur de prélever la somme de l’impôt directement à la “source”, soit sur le salaire net imposable de l’employé.
Archivage des bulletins de paie
Les instances gouvernementales exigent des employeurs qu'ils tiennent des registres de paie pour chaque employé. Ces informations comprennent généralement :
- Sont à conserver pendant cinq ans minimum : les bulletins de paie, le registre unique du personnel, les contrats de travail et avenants, les observations, mise en demeure de l’inspection du travail et contrôle du CHSCT. (Le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail, qui est présent dans les entreprises d'au moins 50 salariés et chargé de la protection des travailleurs en matière d'hygiène, de santé et de sécurité.)
- Il faut aussi conserver les déclarations d’accident du travail et tous les documents relatifs au contrôle par la sécurité sociale et régimes de retraite. En cas de dématérialisation du bulletin de paie, l’employeur doit le rendre accessible au salarié pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié.
- Sont à conserver pendant trois ans minimum : les documents relatifs aux charges sociales et taxes sur les salaires, la comptabilisation des jours de travail (pour les salariés au forfait).
- Sont à conserver pendant un an minimum : la comptabilisation des heures de travail, astreintes et compensations de chaque salarié.
- Sont à conserver pendant une durée Illimitée : tous les documents relatifs à la carrière du personnel et notamment les relevés de salaires annuels ou heures CPF (compte personnel de formation).
Fourniture de leur relevé de salaire aux employés
Dans un souci de transparence, l'État français exige que les entreprises fournissent à leurs employés un relevé de salaire au moment où ils reçoivent leur paie. Généralement, le taux de rémunération, les heures travaillées, le salaire brut, le salaire net et les retenues doivent être affichés pour chaque période de paie. De plus, certaines lois régissent l’envoi des relevés de salaire de manière électronique et la façon dont les employés y accèdent.
Quels sont les avantages à utiliser un logiciel de gestion de la paie ?
Devenir un expert en gestion de la paie est un processus laborieux et chronophage qui laisse peu de temps aux dirigeants d'entreprise pour améliorer leurs produits ou services. C'est pourquoi beaucoup font confiance aux logiciels de gestion de la paie fournis par des prestataires tels qu'ADP afin de disposer de plus de temps tout en profitant d'autres avantages, tels que :
-
Calculs précis
L'automatisation permet de s'assurer que les calculs des salaires, les déductions sur salaire et les paiements de cotisations sont corrects.
-
Assistance à la conformité
Certains fournisseurs de logiciels de paie informent les employeurs de toute modification de la réglementation fiscale ou en matière d'emploi susceptible d'avoir un impact sur leurs activités.
DSN Déclaration Sociale Nominative
Les informations sont automatiquement transférées à des tiers sociaux (organismes sociaux). Ce processus est très complexe et chronophage pour les entreprises. Certaines sociétés d’externalisation procèdent à des transferts automatiques dit « machine to machine » qui ne nécessitent pas de ressaisies.
-
Paiements flexibles
En plus des chèques de paie traditionnels, les logiciels de paie
peuvent généralement permettre de gérer des virements bancaires
directs.
-
Archivage détaillé
De nombreux systèmes de paie numériques créent des profils d'employés,
enregistrant tous les éléments de paie, qui peuvent être agrégés et
téléchargés pour répondre aux exigences réglementaires.
-
Libre-service pour les employés
Sur une application mobile ou sur un ordinateur, les employés peuvent
modifier ou mettre à jour leurs informations personnelles, consulter
leurs relevés de paie et plus encore.
-
Réduction des erreurs
Un logiciel de paie pouvant s'intégrer à une solution de
suivi du temps
et aux politiques RH réduit la saisie de données répétitives pour
éviter les erreurs.
- Alertes automatiques De nombreux systèmes de paie permettent de profiter de notifications tout au long du flux de travail. Si la fonction est configurée, lorsque le logiciel détecte une erreur dans la saisie des données, il envoie une alerte aux utilisateurs afin qu'ils puissent la corriger avant le traitement de la paie.
Comment choisir le bon système de gestion de la paie
Un système de gestion de la paie doit généralement être capable de traiter la paie et de gérer les déclarations de cotisations de manière précise et ponctuelle grâce à des informations fiables et une technologie intégrée. Afin de trouver la bonne solution pour répondre à ces besoins, les dirigeants d'entreprise doivent se poser ces questions :
1. Le coût correspond-il à mon budget ou à la croissance prévue de mon
entreprise ?
Les petites entreprises ayant peu des ressources financières peuvent opter pour des fonctions de
paie de base, tandis que celles qui anticipent une certaine croissance
pourront trouver plus judicieux de dépenser plus pour profiter de capacités
plus étendues.
2. Quels sont la réputation et le niveau d'expérience du fournisseur ?
Les prestataires de paie réputés ont généralement des clients fidèles, qui
peuvent attester de la qualité des services qu'ils ont reçus. De plus, un
prestataire établi de longue date dans un certain secteur sera plus
susceptible de comprendre les lois applicables et les problématiques de
conformité.
3. Quel est le niveau de sécurisation du service ?
Le chiffrement, les pare-feu, l'authentification multifacteur et les
pratiques de sauvegarde sont indispensables pour assurer la confidentialité
et l'intégrité des services. Les prestataires de services de paie qui
prennent la sécurité au sérieux sont généralement en mesure d’apporter les
preuves des mesures qu'ils prennent pour protéger les données.
4. Le logiciel est-il compatible avec d'autres programmes ?
L’entreprise doit s'assurer que son prestataire de paie offre des
intégrations simples avec les solutions de suivi du temps, les politiques RH et tout
autre programme existant.
5. Quelles sont les fonctionnalités de déclarations ?
Certains prestataires de services de paie aident les entreprises à
s'assurer que les déclarations sur les nouvelles embauches, les
déclarations annuelles et autres documents sont déposés à temps auprès des
organismes pertinents et comprennent bien toutes les informations
obligatoires.
Comment ADP peut aider les entreprises dans la gestion de la paie
Depuis plus de 70 ans, de petites et grandes entreprises font confiance à ADP pour leur gestion de la paie. Nos solutions souples et abordables peuvent aider les entreprises à gagner du temps et à faire des économies grâce à des fonctionnalités telles que les suivantes :
- Calculs automatisés des salaires et des cotisations
- Applications ergonomiques en libre-service pour les employés
- Options de paiement flexibles (paiement par virement bancaire direct)
- Déductions retenues à la source et paiements fiscaux effectués pour le compte du client
- Assistance pour les problèmes de conformité et les exigences déclaratives
- Intégration simple avec le système de suivi du temps et les politiques RH internes
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