Comprendre l’impact du travail hybride sur la fonction paie

Si la révolution du télétravail a permis d’assurer la continuité de l’activité dans les PME et ETI durant l’épisode COVID-19, l’hybridation des organisations qui en a découlé soulève aujourd’hui de nouvelles interrogations, notamment au sein de la fonction paie.

Télétravail, travail hybride, l’année 2020 a redistribué les cartes et bouleversé les organisations. Ainsi, si l’on se réfère à notre étude People@Work 2023, près d’un quart des collaborateurs dans les PME & ETI (24 %) disposent aujourd’hui de la liberté d’exercer leur mission où ils le souhaitent… y compris en dehors du pays de leur entreprise. Cette réalité répond à une attente forte exprimée par les salariés. Ainsi, 18% des collaborateurs qui se déclarent insatisfaits de leur travail citent le manque d'opportunités de travail flexible comme raison principale de leur insatisfaction. Un constat s’impose : les collaborateurs qui bénéficient de la flexibilité des organisations hybrides apprécient la liberté des horaires (53%) ou du lieu d’exercice (56%). Alors que les entreprises sont confrontées à des défis majeurs d’attractivité et de rétention des talents, une autre de nos études (intitulée « Le potentiel de la paie en 2024: enquête sur la paie internationale ») met en évidence que celle-ci est encore plus sensible dans la fonction Paie ! 48 % des personnes interrogées rencontrent en effet des difficultés à trouver des professionnels de la paie compétents en dehors de l'entreprise et 57% confient que leur service de paie est confronté à une pénurie de collaborateurs. L’adoption du travail hybride serait-elle la réponse ? Oui, mais elle n’est pas sans avoir un impact sur l’organisation, la gestion et le pilotage des équipes paie.

Travail hydride & paie : une approche pragmatique des enjeux

Fidéliser les équipes paie en leur offrant davantage de flexibilité, c’est bien. Mais encore faut-il placer le curseur entre les bénéfices et les coûts. Lorsque les équipes chargées de la gestion de la paie exercent tantôt à distance, tantôt sur site, la gestion du temps de travail devient plus complexe. Les responsables de la paie doivent alors mettre en place des systèmes efficaces pour suivre précisément les heures travaillées, que ce soit à distance ou au bureau. Mais, ce n’est pas le seul questionnement !

En effet, le travail à distance induit souvent des dépenses professionnelles diverses, telles que les coûts liés au télétravail ou aux déplacements entre le domicile et le bureau. Les politiques de remboursement des frais doivent alors faire l’objet de révision, d’ajustements susceptibles d’engendrer davantage de complexité.

Cerner le périmètre des coûts de l’hybridation

Moins de monde dans les locaux de l’entreprise, cela peut ouvrir la voie à des réductions de coûts immobiliers. Cependant, la taille moyenne des équipes paie dans les PME & ETI ne permettra pas de réaliser des économies d’échelle colossales. En revanche, le fait d’équiper les collaborateurs d’un ordinateur portable, de prendre en charge les coûts associés à la connexion, les frais associés à la sécurisation des postes de de travail peut impacter les budgets de fonctionnement.

Le travail à distance soulève de réelles préoccupations par rapport à la sécurité des données. En effet, l’hybridation élargit le périmètre de la sécurité informatique. Autrefois circonscrite à l’intérieur du pare-feu physique de l’entreprise, la menace est désormais plus large. Les responsables de la paie doivent s'assurer que les informations sensibles des salariés sont protégées, même lorsqu'ils travaillent en dehors de l'environnement sécurisé du bureau. Cela suppose des investissements dans des solutions adaptées, mais aussi une formation et une sensibilisation des équipes aux bonnes pratiques, ouvrant la voie à des coûts additionnels.

Hybridation des équipes paie : un enjeu managérial

Plus les équipes sont physiquement dispersées, plus les codes managériaux doivent être repensés. Oubliez le contrôle de la présence, c’est dans une dynamique de pilotage de missions et d’objectifs concrets qu’il faut désormais manager les collaborateurs. Pour le dirigeant ou le responsable de la paie, cela suppose de repenser les schémas organisationnels, autant que les outils de pilotage de l’activité ou la façon de communiquer et d’entretenir le lien avec les équipes. Il peut être plus difficile de motiver et d'engager les collaborateurs qui travaillent à distance. Les managers doivent trouver des moyens de créer un sentiment d'appartenance à l'équipe et de favoriser la reconnaissance du travail, en misant par exemple sur la mise en place de rituels ou de célébrations des succès individuels et collectifs. Le développement de nouvelles compétences pour gérer efficacement les équipes hybrides, telles que la communication virtuelle, la gestion du temps et la délégation, peut prendre du temps et impliquer des coûts additionnels qu’il convient d’anticiper.

Pour favoriser le travail hybride pour vos équipes paie sans compromettre ni leur efficacité, ni leur fiabilité, et encore moins leur engagement, vous devrez agir avec méthode.