Il faut distinguer l’avance sur salaire et l’avance de frais professionnels (parfois appelée avance permanente).

L’avance sur salaire en tant que telle représente le versement par l’employeur d’une somme qui correspond à un travail non encore effectué par le salarié. Lors du versement d’une avance, l’employeur n’a pas à précompter les charges sociales assises sur les salaires. Elles seront décomptées lors de l’établissement des payes, sur lesquelles les remboursements seront prélevés, et versées aux dates habituelles aux organismes de recouvrement.

L’employeur ne peut compenser le remboursement de l’avance avec le salaire que par des retenues successives, au plus égales au 1/10 du salaire net exigible, sous réserve d’éventuels versements volontaires du salarié (c. trav. art. L. 3251-3). En pratique, l’employeur retient 1/10 du salaire net, tous éléments de salaire compris (indemnité de congés payés, indemnités compensatrices de congés payés ou de préavis, primes, etc.), jusqu’à épuisement du montant de l’avance. Des mensualités moindres peuvent être convenues avec le salarié.

La Cour de Cassation considère que deux situations doivent être distinguées (Cass. Soc. 15 octobre 1987, n°85-41.535) :

  • lorsqu'il s'agit réellement du remboursement de frais dont le salarié a fait l'avance, ce remboursement n'a pas le caractère de salaire, il ne sera donc pris en compte ni pour l'application du Smic ou du salaire minimum conventionnel, ni dans l'assiette des cotisations ;
  • lorsque les remboursements sont effectués forfaitairement et qu'ils ne correspondent pas à des dépenses réellement faites par le salarié, ils constituent un complément de rémunération.

Dans la première situation, on ne pourra donc pas appliquer la réglementation relative à l’avance sur salaire pour les avances effectuées en vue de dépenses professionnelles que le salarié va supporter et qui lui seront remboursés sur la base des frais réellement engagés.

En pratique, les frais professionnels remboursés au salarié sur la base des dépenses réellement engagées ne passent pas en paie, lorsque l’entreprise rembourse au fur et à mesure que les salariés présentent leurs justificatifs (Circ. 13 décembre 1988). Ils font néanmoins qu’ils figurent sur d’autres documents, notamment comptables, présents dans l’entreprise.

Etant donné que les frais professionnels remboursés sur les dépenses réellement engagées ne sont pas considérés comme un élément de salaire, il n’est pas possible d’appliquer la réglementation de l’avance sur salaire en cas d’une avance supérieure aux frais réellement engagés. Toutefois, l’entreprise peut tout à fait décider, en accord avec les représentants du personnel s’ils existent ou les salariés eux-mêmes, des modalités de remboursements éventuels du trop-perçu.

En revanche, dans la deuxième situation, si les frais professionnels sont remboursés sous forme d’allocation forfaitaire, ils constituent alors un complément de rémunération, auquel pourra s’appliquer la réglementation de l’avance sur salaire (retenues successives égales au plus au 1/10).

Sources juridiques :

  • C. trav. art. L. 3251-3 ;
  • Cass. soc. 15 octobre 1987, n°85-41.535 ;
  • Circ. 13 décembre 1988.