Les systèmes de payroll management

Le traitement de la paie, appelé aussi payroll management, est l’une des responsabilités les plus importantes des dirigeants d’entreprise. Elle peut être énergivore et stressante si vous ne disposez pas d’un système de payroll management de qualité. Les employeurs et les responsables des ressources humaines ont l’esprit tranquille lorsqu’ils peuvent s’appuyer sur un payroll management system adapté. Ils profitent de plus de temps pour se consacrer à la croissance de leur entreprise.

Définition du payroll management

Le payroll management est le processus qui permet aux employeurs de verser les salaires à leurs employés. La qualité du traitement de la paie témoigne de l’engagement de l’entreprise envers la satisfaction de ses collaborateurs. Un système de gestion de la paie, ou payroll management system, est un logiciel qui assure l’administration de la paie dans le respect des obligations réglementaires et fiscales, et permet de maintenir une documentation financière ordonnée et conforme.

L’importance du payroll management

La gestion de la paie est une activité essentielle pour toute entreprise, car elle contribue à l’amélioration de l’engagement des employés et au maintien de la conformité. Sans un moyen efficace et précis de rémunérer les employés, de verser et de déclarer les revenus, et de maintenir les dossiers, les employeurs pourraient faire face à des réclamations relatives au salaire et à des pénalités coûteuses.

Quelles sont les différentes méthodes de payroll management ?

En fonction de leur budget et du niveau de participation voulu, les employeurs peuvent choisir parmi plusieurs options de payroll management, notamment :

• Gestion de la paie manuelle au moyen de feuilles de calcul
  Les employeurs n’ayant que quelques employés peuvent choisir de gérer la paie en recourant à une méthode manuelle, comme les feuilles de calcul. Cependant, les difficultés l’emportent habituellement sur les économies potentielles. Sans payroll management system, les processus manuels augmentent le risque d’erreurs et exigent un temps qui pourrait être alloué aux activités génératrices de croissance.
  
• Systèmes de payroll management informatisés
  Les logiciels de paie de qualité supérieure permettent de gagner du temps et d’alléger les fardeaux administratifs en automatisant les tâches exigeantes. Les employeurs peuvent compter sur un système de payroll management moderne pour calculer avec précision les salaires bruts, les charges sociales et la paie nette, en gardant le contrôle sur tout le processus.
• Impartition
  Les employeurs peuvent confier entièrement leurs tâches de traitement de la paie à un fournisseur de services administratifs de paie. Dans le cadre d’un portage salarial ou d’une paie externalisée, l’administration de la paie, le versement des taxes, les rapports et la conformité peuvent être entièrement gérés par le partenaire.

Quelles sont les phases du processus de gestion de la paie ?

1. Avant la paie
   Les employeurs recueillent les données pertinentes pour traiter la période de paie, en se basant sur les politiques salariales, les exigences réglementaires, les heures travaillées et les absences (vacances, congés maladie, etc.). Ils prennent aussi en compte les embauches et les départs, les modifications de contrat, les conventions collectives et les réglementations propres au secteur d’activité.
   
2. Calculs
   Les employeurs calculent le montant total de la paie brute que chaque employé a gagné pendant la période de paie, retiennent les impôts et effectuent les retenues, de façon à obtenir la paie nette. Ils accumulent également leur propre impôt à payer pour la même période. Un payroll management system effectue l’ensemble de ces opérations automatiquement, assurant un calcul des salaires plus rapide, précis et conforme.
   
3. Le versement de la paie
   Les employeurs effectuent le versement des salaires et règlent leurs impôts. Ils traitent tout paiement lié à la paie, comme les ordonnances de saisie sur salaire. Enfin, ils fournissent aux employées un bordereau de paie ou un relevé de salaire. Cette ultime étape du payroll management peut être aussi automatisée par le logiciel de paie.

Les fonctions du payroll management system

Un payroll management system efficace assure l’ensemble des phases de gestion de la paie, en mettant à jour immédiatement les évolutions réglementaires liées à l’administration des salaires. Concrètement, le logiciel de payroll management assure quatre étapes essentielles :

Calculer le salaire des employés

Au moyen de fiches de présence ou d’un logiciel de gestion des temps et des activités, les employeurs suivent précisément les heures travaillées par les employés pour calculer leur paie hebdomadaire ou mensuelle. Le suivi des heures varie selon le statut des salariés, les cadres disposant d’un forfait-jour lié à la loi sur la réduction du temps de travail. Dans la plupart de cas, les heures doivent faire l’objet d’un suivi régulier pour s’assurer que toute heure supplémentaire travaillée est payée.

Une fois le salaire brut calculé pour chaque employé, l’employeur doit déduire les charges salariales pour aboutir au salaire net :

• Les contributions sociales : Contribution sociale généralisée (CSG) et Contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS).
• Sécurité sociale : les cotisations couvrent l’assurance-maladie, les accidents du travail, les invalidités et les décès.
• Cotisations chômage : assurance-chômage, cotisation APEC, assurance de garantie des salaires (AGS)
• Cotisations de retraite : les salariés du secteur privé cotisent principalement à la Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse (CNAV), à la Mutualité Sociale Agricole (MSA), et au régime Agirc-Arrco pour la retraite complémentaire.

En calculant tous les prélèvements et cotisations réglementaires sur les salaires bruts, un payroll management system adapté à la législation française est capable de déterminer immédiatement et précisément la paie nette ou le salaire net de l’employé.

Traiter les impôts sur la paie

En France, les employeurs sont tenus de calculer sans faute, déclarer et régler les cotisations sociales de leurs employés aux organismes publics. Les deux principaux sont l’Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales) et la MSA (Mutualité sociale agricole) pour les activités agricoles. Chaque employé doit faire l’objet d’une Déclaration sociale nominative (DSN), le suivi des employés se faisant à partir de l’attestation employeur rematérialisée (AER) délivrée par France Travail, puis imprimée et remise en main propre par l’employeur.

Les déclarations doivent être faites au plus tard le 15 du mois pour les petites entreprises et le 5 du mois pour les entreprises de 50 salariés et plus. Les entreprises de moins de 11 salariés peuvent effectuer une déclaration trimestrielle. Le paiement des cotisations peut être effectué par télépaiement, virement, carte bancaire ou prélèvement. Les entreprises d’au moins 250 salariés peuvent opter pour le Versement en lieu unique (VLU), qui centralise les déclarations et paiements dans un seul centre d’Urssaf. Là encore, un payroll management system moderne permet d’automatiser l’ensemble de ces opérations.

Respecter les exigences en matière de tenue des dossiers de paie

Les entreprises communiquent les informations de leurs employés au moyen de la Déclaration sociale nominative. Cet élément de la paie permet de calculer les prélèvements et d’informer les organismes sociaux bénéficiaires. La DSN comprend les informations suivantes :

• Informations de l’employeur (raison sociale, SIRET, etc.) ;
• Données individuelles de l’employé sous contrat : état civil et Numéro d’Inscription au Répertoire (NIR) ;
• Information du contrat (métier, conventions collectives, etc.) ;
• Revenu brut du contrat de travail (rémunération, indemnités, primes, etc.) ;
• Bases assujetties sur lesquelles sont calculées les cotisations et la paie ;
• Arrêts de travail et leur nature (maladie, paternité, accident, etc. ) ;
• Revenu net de cotisation ;
• Données de contrat collectif d’assurance, mutuelle ou prévoyance.

En cas d’oubli, de non-transmission, de retard ou d’inexactitude de la DNS, des pénalités financières s’appliquent. À la fin du contrat, l’employeur produit une attestation employeur sous 5 jours. En France, l’employeur doit conserver les données de paie des salariés pendant une durée de 5 ans en version papier, et 50 ans en version digitale dans son système de système de payroll management.

Fournir des relevés de paie aux employés

Tout système de payroll management doit permettre l’édition de fiches de paie à remettre aux salariés. Il doit mentionner le nom et l’adresse de l’entreprise, le numéro de SIREN, le code APE/NAF, et les informations du salarié (nom, prénom, adresse, ancienneté, classification et convention professionnelle). Les données de la paie doivent inclure le temps de travail, le salaire, les cotisations et contributions, et le salaire net à payer avant impôt sur le revenu. Votre payroll management system doit être adapté à la législation française pour produire l’ensemble des données obligatoires et éviter les mentions interdites, telles que l’activité syndicale et de grève.

Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de gestion de la paie ?

Tenter de devenir un expert en traitement de la paie est un processus laborieux qui laisse aux patrons d’entreprise peu de place pour améliorer leurs produits ou leurs services. C’est pourquoi bon nombre d’entre eux comptent sur les logiciels de gestion de la paie, ce qui leur permet de libérer du temps et leur procure d’autres avantages clés, notamment les suivants :

• Calculs précis
  L’automatisation aide à assurer l’exactitude des calculs du salaire, des retenues salariales et des versements d’impôt.
• Aide en matière de conformité
  Certains fournisseurs de logiciels de paie informent les employeurs des changements réglementaires en matière d’emploi ou d’impôt susceptibles de toucher leur entreprise.
• Accès aux feuillets d’impôt
  Les employeurs peuvent avoir accès facilement à des documents fiscaux importants à partir de leur logiciel de paie.
• Paiements flexibles
  En plus des chèques de paie traditionnels, un système de payroll management peut procéder au paiement de la paie directement sur le compte en banque.
  
• Tenue de dossiers détaillés
  Le payroll management system peut centraliser tous les systèmes de traitement numérique de la paie et gérer des profils d’employés détaillés et conformes.
• Accès en libre-service
  Les employés peuvent accéder facilement en ligne, sur ordinateur ou sur mobile, au service de paie de l’employeur. Ils peuvent gérer leurs informations personnelles, leurs cycles et données de paie et leur documentation fiscale.
• Réduction des erreurs liées à la paie
  Le payroll management system intègre des fonctionnalités d’administration des ressources humaines qui réduisent la saisie de données répétitives, ce qui contribue à prévenir les erreurs.
• Alertes automatiques
  Un logiciel de payroll management peut fournir des notifications de traitement et de statut des tâches. Lorsque le logiciel de paie détecte une mauvaise saisie de données ou un retard dans le processus, une alerte envoyée aux utilisateurs permet de prévenir les erreurs ou les délais dans le traitement de la paie.

Comment choisir un système de payroll management

Un système de gestion de la paie adéquat permet généralement de fournir des services de traitement de la paie et de production de déclarations précis et en temps opportun, soutenus par des connaissances approfondies et des technologies intégrées. Pour trouver un payroll management system adapté, les propriétaires d’entreprise doivent se poser les questions suivantes :

1. Les coûts correspondent-ils aux budgets ou à la croissance attendue ?
   Les petites entreprises disposant de ressources financières minimales pourraient choisir des fonctions liées à la paie de base, alors que les organisations qui anticipent une croissance pourraient envisager de dépenser plus d’argent pour disposer de fonctions robustes.
2. Quels sont le niveau d’expérience et la réputation du fournisseur ?
   Les fournisseurs de traitement de la paie fiables ont généralement des clients de longue date qui sont disposés à témoigner de la qualité des services qu’ils ont reçus. Et plus un fournisseur possède d’années d’expérience de travail dans une industrie en particulier, plus il comprend les lois applicables et les problèmes en matière de conformité.
3. Dans quelle mesure ce service est-il sûr ?
   Le chiffrement des données, les pare-feux, l’authentification multifactorielle et les mesures de sauvegarde des données sont essentiels à la protection de l’intégrité du système de payroll management. Les fournisseurs de services de paie qui prennent la sécurité au sérieux peuvent généralement démontrer ce qui précède et toute autre mesure qu’ils appliquent pour protéger les données.
4. Le logiciel est-il compatible avec d’autres programmes ?
   Les employeurs doivent s’assurer que leur fournisseur de services de paie permet des intégrations harmonieuses avec les programmes de suivi des heures, de RH, et tout autre programme existant.
5. Quelles sont les fonctions de production de rapports ?
   Certains fournisseurs de services de paie peuvent vous aider à vous assurer que les rapports sur les nouveaux employés, les rapports annuels et d’autres documents sont transmis aux organismes gouvernementaux appropriés à temps et comprennent tous les renseignements obligatoires.

Comment ADP aide les entreprises à maîtriser leur payroll management

Depuis plus de 40 ans, les petites et les grandes entreprises font confiance à ADP pour la gestion de la paie. Nos solutions flexibles et abordables peuvent aider les organisations à économiser du temps et de l’argent grâce à certaines fonctions, dont les suivantes :

• Calcul automatisé du salaire et de l’impôt par le système de payroll management ;
• Applications en libre-service conviviales pour les employés ;
• Options de paiement flexibles par chèque de paie et dépôt direct ;
• Retenues et versements d’impôt effectués au nom du client ;
• Soutien face aux questions de conformité et aux exigences réglementaires ;
• Intégration aux autres programmes de gestion des ressources humaines.

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Foire aux questions sur les systèmes de payroll management

Que signifie « gestion de la paie » ?

La gestion de la paie, ou payroll management, est la tâche administrative consistant à rémunérer les employés pour leur travail. Elle fournit également un dossier financier du salaire brut, des cotisations et contributions sociales, de la paie nette de l’employé, ainsi que de l’impôt sur la paie à payer aux organismes publics.

Comment puis-je effectuer la gestion de la paie ?

La gestion de la paie peut constituer un processus long et difficile si l’on ne dispose pas d’un système de payroll management informatisé pour automatiser les calculs et réduire les erreurs. Dans sa forme la plus simple, le traitement de la paie consiste en ces étapes :

1. Calculer la paie brute
   La paie brute définit le montant que l’employé va gagner avant toute déduction de charges sociales. Il est exprimé sous forme de salaire mensuel ou de salaire horaire, on multipliera alors le salaire horaire par le nombre d’heures travaillées. On ajoute au salaire brut les heures supplémentaires majorées, les avantages, commissions, bonus et primes diverses.
2. Déduire les charges sociales
   À partir du salaire brut, l’employeur est chargé de calculer, déduire et verser divers montants pour remplir les obligations fiscales de la paie. Les déductions couvrent les contributions sociales (CSG et CRDS), les cotisations de sécurité sociale, les cotisations de chômage et de retraite. Une fois les déductions fiscales et sociales effectuées, le montant restant correspond au salaire net versé au salarié.
3. Payer les employés
   L’employeur doit régler la paie nette aux employés en respectant les délais et les formalités de la réglementation française. La paie peut être livrée en main propre ou au travers d’un logiciel de payroll management, par chèque ou dépôt direct sur le compte. Une fiche de paie conforme est fournie aux collaborateurs au format papier ou électronique.
4. Verser les impôts aux organismes gouvernementaux
   Les contributions et cotisations sociales doivent être versées par l’employeur aux organismes publics chargés de leur collecte. Il s’agit principalement de l’Urssaf et de la MSA. Le versement des cotisations s’effectue à partir de la Déclaration sociale nominative qui retrace l’ensemble des informations de l’entreprise, de l’employé, du contrat de travail et de la paie qui sont nécessaires au calcul des impôts.
5. Archiver les dossiers de paie
   La loi française oblige les employeurs à conserver les bulletins de salaire des salariés pendant cinq ans au minimum. Les fiches de paie dématérialisées doivent rester disponibles pendant 50 ans ou jusqu’à six ans après que le salarié soit parti à la retraite.

Quelles sont les étapes de la gestion du payroll management system ?

Le maintien ou la création d’un système de gestion de la paie pour la première fois peut comporter ces étapes :

1. Analyse des besoins de l’entreprise pour gérer la paie de ses employés.
2. Sélection d’un payroll management system adapté.
3. Installation du logiciel et entrée des données de l’entreprise et des employés.
4. Paramétrage du logiciel : calendrier de la paie, politiques RH et règles fiscales.
5. Test du système avec paie à blanc.
6. Traitement de la paie, versement des salaires.
7. Déclaration et paiement des cotisations sociales.
8. Rapports de paie, rapports financiers et analytique RH.

Qu’est-ce qu’un système de gestion de la paie ?

Un système de gestion de la paie, ou système de payroll management, est une solution logicielle qui permet d’administrer la paie des employés, de verser l’impôt lié aux salaires, et de superviser et analyser l’activité de paie. Lorsque ces tâches sont effectuées de façon manuelle sans aide logicielle, la gestion de la paie peut ralentir et complexifier l’activité des ressources humaines. Lorsque l’entreprise utilise des outils informatiques dédiés permettant de rationaliser et d’automatiser la paie, le payroll management system, ou logiciel de gestion de la paie, permet d’accélérer la fonction RH et la productivité des effectifs.

Ce guide est conçu pour servir de point de départ lors de l’analyse des obligations relatives à la paie d’un employeur et ne constitue pas une source complète des exigences. Il fournit de l’information pratique sur le sujet couvert et est fourni étant entendu qu’il ne constitue pas un avis juridique ou fiscal ou un autre service professionnel d’ADP.