Trois étapes pour réduire les coûts à l'aide d'un logiciel de paie

À l'issue de la pandémie de COVID-19, les entreprises ne peuvent plus se permettre d'ignorer la paie lorsqu'elles se lancent à la recherche de nouvelles méthodes pour réduire leurs coûts et renforcer la productivité. D'après des études récentes réalisées par CIO Dive : « Suite à la pandémie du COVID-19, 66 % des décideurs avaient choisi de privilégier l'optimisation des coûts, alors que 34 % avaient, quant à eux, priorisé l'efficacité opérationnelle ».[1]

Vous pouvez être surpris de constater que la paie est considérée comme un élément clé dans ce contexte, mais l'époque où elle n'était qu'une simple fonction back-office est désormais révolue. La paie est de plus en plus considérée comme un élément central dans les stratégies des entreprises de pointe, car elle relie les fonctions RH, informatiques, financières et d'autres fonctions clés. La réponse à cette nouvelle fonction stratégique de la paie réside dans des solutions utilisant un puissant logiciel de paie basé sur le cloud. Les entreprises peuvent ensuite réduire leurs coûts en automatisant les processus administratifs manuels, en numérisant les tâches sur support papier et en regroupant les données du personnel.

Comment fonctionne un logiciel de paie

Un logiciel de paie basé sur le cloud facilite la gestion de la paie en automatisant et en simplifiant les processus administratifs répétitifs et chronophages qui seraient sujets à des erreurs s'ils étaient exécutés manuellement. Ainsi, les équipes de RH n'ont plus à répondre aux questions fréquemment posées afin de se consacrer pleinement à des initiatives plus stratégiques, telles que l'attraction et l'engagement des salariés.

Un logiciel de paie sur le cloud efficace intègre en un clin d'œil la paie à votre système RH pour une visibilité totale de l'ensemble des données de votre personnel, ce qui facilite leur gestion et améliore la rentabilité de vos processus de paie. Par exemple, le logiciel de paie d'ADP va gérer les déclaratifs à votre place, tout en veillant au respect de la conformité. Vos salariés peuvent désormais accéder à leurs bulletins de paie et actualiser leurs informations personnelles en ligne via leurs téléphones portables.

Avantages d'un logiciel de paie

L'automatisation de votre paie via un logiciel sur le cloud offre de nombreux avantages pour votre entreprise, notamment :

• Délégation des responsabilités en termes de conformité et de réglementation fiscale
• Intégration de la paie et des RH pour simplifier les processus administratifs
• Amélioration des expériences de vos salariés grâce à une solution unifiée
• Baisse des coûts de maintenance système avec un seul processus uniformisé de traitement des données et des workflows

Les arguments en faveur d'un logiciel de paie sur le cloud sont convaincants, mais de nombreuses entreprises continuent d'utiliser leur logiciel interne dans un scénario «Business As Usual ».

Pourquoi les entreprises ont besoin d'un logiciel de paie sur le cloud

En raison du grand nombre de frais fixes, les systèmes de paie internes sont devenus onéreux et peu commodes pour de nombreuses entreprises. C'est particulièrement le cas lorsque les entreprises sortent à peine d'une période de pandémie contraignante qui a fragilisé nos systèmes économiques et révélé au grand jour l'inefficacité de nombreux systèmes de paie, si longtemps ignorés et sous-financés. Par exemple, une entreprise multinationale moyenne gère 32 systèmes de paie différents. Elle accuse de ce fait de lourdes dépenses de personnel et doit gérer un système complexe avec un manque d'intégration.[2]

Parallèlement, malgré un investissement initial, le transfert d'un logiciel de paie interne vers le cloud permet de sauver en moyenne entre 15 et 35 % des entreprises.[3]Dans une récente enquête commanditée par ADP, Forrester Consulting a découvert que lors de l'évaluation de l'impact économique total lié à la migration vers le logiciel ADP Global Payroll, les entreprises ont réalisé un retour sur investissement (ROI) de 134 %, obtenu en 12 mois.[4]

Trois méthodes de réduction des coûts à l'aide d'un logiciel de paie

Imaginons que vous ayez décidé de sauter le pas en investissant dans un logiciel de paie basé sur le cloud. Dans son récent guide sur la transformation de la paie, ADP a identifié trois étapes d'optimisation de votre système de paie susceptibles de réduire les coûts :[5]

Comment réduire les frais liés à la paie dans votre propre entreprise

Transformer votre offre de paie peut sembler être une initiative de longue haleine. Cependant, en priorisant les objectifs suivants, vous commencerez à constater des améliorations, tant au niveau opérationnel que financier, au sein de votre entreprise :

• Automatiser les tâches chronophages – imaginez si votre personnel et vos managers pouvaient déléguer le fardeau administratif à votre solution logicielle de paie. Grâce à l'intelligence artificielle (IA) et au machine learning, il n'a jamais été aussi facile d'automatiser un large éventail d'activités de paie et de RH, notamment la collecte de données et la GTA, ainsi que la gestion des absences et la planification. L'automatisation permet de générer des rapports, mais aussi de réaliser des analyses et des prévisions en temps réel, afin que vos dirigeants puissent accéder aux informations du personnel pour améliorer leur gestion administrative.
• Numériser les tâches sur support papier – une entreprise a découvert que son équipe de paie passait 40 % de son temps hors ligne[6] à scanner et à imprimer des documents. La numérisation de ces processus permet de réaliser des économies de stockage et de sécurisation des documents papier.
• L'ajout de fonctions supplémentaires à votre système de paie, notamment l'intégration de politiques de remboursement des dépenses et les congés payés, peut permettre à votre équipe de gagner un temps précieux, sans devoir gérer différents systèmes.
• Consolider vos rapports et analyses – plutôt que de faire appel à plusieurs prestataires, un logiciel de paie basé sur le cloud fournit une vue détaillée et fiable de vos frais liés à la paie dans l'ensemble des pays où vous êtes implanté. Une seule et même visibilité unifiée est indispensable pour fournir des informations sur les tendances du personnel, pour réaliser des rapports et des analyses, mais aussi pour renseigner la prise de décisions plus stratégiques.[7]

Avantages de la consolidation

La consolidation de vos plateformes de paie n'améliore pas uniquement la visibilité de l'ensemble de vos coûts au sein de l'entreprise, mais permet aussi d'agir sur les tendances et informations, faisant ainsi de la paie une véritable source d'informations stratégiques. Par ailleurs, grâce à la consolidation des données dans un seul et même endroit, vous ne payez plus pour un logiciel que vous n'utilisez pas.[8]

La consolidation permet de réaliser d'autres économies, notamment :[9]

Simplification de vos systèmes pour maintenir la conformité et améliorer les bénéfices nets

• Gagnez du temps et de l'argent
• Réduisez les coûts et la complexité liés à la gestion de plusieurs services
• Réduisez les coûts et gardez le contrôle
• Bénéficiez d'un suivi intuitif et collectez des données en toute simplicité
• Profitez de rapports actualisés et simplifiés
• Restez informé des changements de réglementation en matière de paie et évitez le paiement de lourdes pénalités

Renforcement de vos processus pour améliorer votre flexibilité opérationnelle et optimiser vos dépenses

• Gérez vos ressources de façon plus efficace
• Obtenez des informations sur la paie et les RH en ajoutant des applications à une plateforme ouverte pour partager des données
• Ajustez vos opérations selon vos besoins
• Améliorez la gestion des coûts stratégiques
• Réduisez les coûts liés au personnel et simplifiez la gestion administrative
• Obtenez une visibilité complète pour identifier les dépenses excessives et limiter les risques de non-conformité

Adaptation de vos opérations pour favoriser la rentabilité et améliorer la prise de décisions

• Saisissez des opportunités pour développer votre entreprise
• Développez votre flexibilité financière en optimisant les coûts et les performances
• Développez ou limitez les opérations de votre personnel selon vos besoins
• Prenez des décisions plus éclairées et basées sur des informations plus pertinentes
• Bénéficiez d'une visibilité totale de votre paie et de l'ensemble de votre personnel, que ce soit dans un ou plusieurs pays
• Améliorez votre compréhension des besoins de votre personnel et de ses éventuelles préoccupations

Questions à poser à un prestataire de services de paie réputé

Il existe très probablement une multitude de problèmes à résoudre lors du transfert d'un système de paie manuel ou interne vers le cloud. Le plus important est d'agir de façon réfléchie en se renseignant, en planifiant et en se préparant au maximum. Commencez par rédiger une liste de questions à poser aux prestataires tiers et à vous assurer de la participation de l'ensemble des parties prenantes de l'entreprise.

Voici quelques exemples de questions : le logiciel de paie est-il suffisamment intuitif pour les équipes de niveaux informatiques différents ? Est-il conforme aux obligations réglementaires ? Les mises à jour du logiciel sont-elles régulières ? Est-il possible d'accéder facilement à une assistance qualifiée avant, pendant et après la mise en œuvre du logiciel ?

Le prestataire de services de paie adapté deviendra votre partenaire stratégique tout au long de ce parcours de transformation indispensable et doit donc être soigneusement sélectionné.

ADP dispose de plus de 70 ans d'expérience dans la création de logiciels de paie innovants. Nous aidons les grandes et petites entreprises à simplifier leurs opérations et à réduire leurs coûts en leur proposant d'externaliser leurs services de gestion de la paie. Si vous souhaitez collaborer avec nous pour réduire vos frais liés à la paie et découvrir les principaux avantages de nos logiciels de paie, n'hésitez pas à nous contacter.