Qu'est-ce qu'un logiciel de paie ?

Un logiciel de paie est une technologie qui permet d'automatiser des processus de paie, préalablement manuels, pour gagner du temps et améliorer la productivité en limitant les erreurs humaines. Il calcule pour vous toutes les déclaratifs et les cotisations et effectue des mises à jour automatiques pour veiller au respect permanent des normes de conformité. Les logiciels de paie se divisent généralement en deux catégories : les logiciels de paie internes et les logiciels de paie sur le cloud.

Qu'est-ce qu'un logiciel de paie basé sur le cloud ?

Hébergé par un spécialiste tiers et indépendant, un logiciel de paie sur le cloud évite d'utiliser plusieurs systèmes différents. Le logiciel comprend un système d'information unique qui regroupe toutes les données de votre personnel, vous libérant ainsi des contraintes administratives et des risques financiers liés à l'utilisation d'un logiciel de paie interne.

Mais alors, qu'est-ce qu'un logiciel de paie interne ?

Un logiciel de paie interne implique pour une entreprise l'achat d'une licence ou d'une copie de la technologie qui sera ensuite installée sur ses propres serveurs et derrière son pare-feu. Ce type de logiciel est associé à plusieurs frais fixes : matériel pour le serveur interne, licences logicielles, capacités d'intégration et assistance informatique qualifiée en cas de problème. L'entreprise devra donc s'acquitter des frais fixes liés au matériel nécessaire à l'exploitation de son serveur, à la consommation d'électricité et à l'espace d'hébergement de son serveur.[1]

Idées reçues concernant les logiciels de paie sur le cloud

Une étude ADP a identifié trois idées reçues concernant les logiciels de paie sur le cloud qu'il convient de réfuter. [2] Premièrement, les logiciels sur le cloud sont plus onéreux. En réalité, hormis l'investissement initial et quelques frais d'exploitation supplémentaires, la quasi-totalité des coûts (tels que la maintenance, l'assistance informatique et la conformité) associés à ce système incombe à votre prestataire tiers de services sur le cloud. Vous payez uniquement ce que vous utilisez et le modèle de tarifs évolutif peut être ajusté à la hausse ou à la baisse en fonction des besoins de votre entreprise.

Deuxièmement, les logiciels sur le cloud rendent le moindre contrôle impossible, alors que c'est tout le contraire. Les entreprises optant pour le cloud délèguent leurs responsabilités financières et opérationnelles liées à la gestion de systèmes exigeants en termes de main-d'œuvre, mais ont le dernier mot quant au choix de la méthode et de la date de versement des salaires au personnel.

Troisièmement, les solutions sur le cloud sont moins sûres que les logiciels de paie internes. Une enquête ADP révèle que le taux d'erreur des logiciels de paie internes est deux fois supérieur à celui des logiciels basés sur le cloud. [3] La réputation d'un prestataire tiers repose sur sa capacité à mettre en place efficacement des processus sécurisés et à garantir des niveaux de cryptage parmi les plus élevés qui soient afin de sécuriser l'ensemble des données. Il doit prioritairement investir dans la sécurité et la confidentialité, alors que le COVID-19 a mis en exergue les risques liés à ces sujets, tout comme les autres vulnérabilités du traitement de la paie jusqu'à présent..

Pourquoi un logiciel de paie est plus que jamais indispensable

Comme nous le savons tous, la pandémie a bouleversé les différents systèmes de paie et de RH des entreprises, révélant au grand jour leurs vulnérabilités. Dans une récente enquête réalisée par ADP, 82 % des entreprises ont été en difficulté pendant la pandémie, surtout en termes de fiabilité et d'accessibilité de la paie, mais aussi d'exactitude et de ponctualité des paiements versés au personnel.[4] Cette enquête a révélé un constat largement reconnu chez les dirigeants d'entreprises selon lequel les systèmes de paie doivent évoluer afin de renforcer la résilience, d'optimiser les opérations et de réduire les risques.[5] Poursuivre l'utilisation des logiciels de paie comme si de rien n'était n'est plus une solution viable à l'heure actuelle.

Les dangers du scénario « Business As Usual »)

Alors, que risque votre entreprise si vous essayez de continuer à gérer vos données de paie et de RH en utilisant un système obsolète ? Au vu de la réglementation RGPD et de la pandémie de COVID-19, la conformité n'a jamais été aussi importante à l'heure actuelle. Les efforts visant à préserver la conformité face à l'évolution des multiples réglementations financières nécessitent des experts en conformité dédiés, au risque de devoir s'acquitter de lourdes amendes (plus de 1 000 autorités de réglementation ont émis 56 624 alertes relatives aux réglementations, rien que pour l'année 2019). 6 Par ailleurs, la sécurité et la confidentialité de vos données (celles de votre personnel et de vos clients) sont particulièrement menacées si vous utilisez des processus obsolètes, manuels, disparates ou internes.

Avantages d'un logiciel de paie sur le cloud

Au vu de tout ce qui a été mentionné ci-dessus, le transfert d'un système de paie vers un logiciel basé sur le cloud présente de nombreux avantages pour les entreprises. C'est particulièrement le cas lorsqu'une entreprise est en pleine expansion ou exporte son activité vers de nouvelles régions du monde. Parmi ces avantages, nous pouvons citer des coûts réduits, unmanagement facilité, une sécurité accrue, une évolutivité à l'échelle mondiale, des mises à jour permanentes de la conformité et une amélioration de l'accès centralisé aux données critiques relatives à la paie.

Plus concrètement, l'optimisation de votre logiciel de paie suite à son transfert vers le cloud peut vous permettre de :[7]

• Anticiper la planification future : en comparant et en faisant ressortir vos dépenses dans les pays où vous êtes implanté, vous bénéficiez d'une visibilité globale de vos coûts réels en personnel. L'analyse de vos données de paie permet d'obtenir de précieuses informations concernant des problématiques à venir, afin d'anticiper la planification.
• Retenir le personnel clé : les informations fournies par votre système de paie peuvent vous aider à élaborer des stratégies de rémunération et de compensations futures qui comptent réellement pour les salariés. Par exemple, les plus jeunes salariés peuvent préférer des horaires de travail flexibles.
• Promouvoir l'égalité et la diversité : l'écart de salaires entre hommes et femmes et les rapports en matière de diversité sont plus importants que jamais, et pas uniquement pour des raisons législatives ou de réputation. En utilisant des données relatives à la paie unifiées, les entreprises peuvent facilement connaître leur niveau sur ce sujet et agir en conséquence pour l'améliorer.
• Améliorer les pratiques d'embauche : vous pouvez utiliser les informations de votre système de paie pour déterminer si les intérimaires constituent une alternative plus rentable que les salariés travaillant à temps plein.
• Renforcer la productivité : les données de paie peuvent révéler les effectifs réels par opposition aux effectifs budgétés, ce qui permet ainsi aux équipes de direction d'identifier rapidement les services en sur- ou en sous-performance.
• Suivre facilement vos KPI : grâce à l'instantané mensuel de vos indicateurs de performance de la paie fourni par ADP, découvrez les performances des opérations de paie de votre entreprise et comparez-les à celles d'autres entreprises.

Gestion de la transition vers le cloud

Le transfert d'un logiciel de gestion de la paie interne vers le cloud est une étape importante qui doit être soigneusement préparée et gérée. Alors quelles sont les meilleures pratiques pour réussir ce transfert ? Au lieu de le considérer uniquement comme un logiciel informatique, envisagez-le plutôt comme une initiative interne de gestion du changements. Veillez à ce que vos équipes suivent la procédure suivante, qui peut s'apparenter à une révolution culturelle de votre entreprise :

• Élaborez une stratégie adaptée, car la gestion de la paie est indispensable pour n'importe quelle entreprise. Toute mise en œuvre d'un logiciel de paie doit être considérée comme une priorité et non comme secondaire. Cette approche vous évite de revenir en arrière pour reconfigurer votre système RH afin qu'il réponde aux exigences élémentaires de la solution de paie. Vous offrirez ainsi une meilleure expérience à tous vos salariés.
• Privilégiez la communication en identifiant directement les personnes concernées. Ensuite, tenez-les régulièrement informées et soyez à leur écoute.
• Expliquez les avantages qu'offre un logiciel de paie sur le cloud, car tous les salariés de votre entreprise ne partageront pas forcément votre enthousiasme.
• Continuez de les informer régulièrement de l'avancée du transfert pour leur montrer que tout se déroule correctement.[8]

Pourquoi le cloud est une solution d'avenir

Un logiciel de paie hébergé dans le cloud fournit une solution flexible et évolutive qui peut se développer parallèlement à votre entreprise au fil du temps. Contrairement aux solutions internes, un logiciel de paie sur le cloud est fiable et sécurisé, facilitant ainsi la maintenance et la mise à jour des systèmes. Vos équipes peuvent alors consacrer leur temps, leur argent et leurs ressources pour mener à bien leurs principales stratégies d'entreprise. Peut-être qu'il est temps de délaisser votre système de paie obsolète ou interne qui ne vous permet plus d'atteindre vos objectifs.

Fort d'une expérience de plus de 70 ans, ADP est spécialiste de l'élaboration et de la mise en œuvre de systèmes de paie. Parmi les nombreuses récompenses que le secteur et les analystes nous ont été décernées au fil des ans, Everest Group Peak Matrix nous a récemment nominés comme Leader dans l'externalisation multiprocessus des RH pour l'année 2021. Donc, si vous avez des questions concernant notre expertise en logiciels de paie et notre capacité à répondre aux besoins de votre entreprise, n'hésitez pas à nous contacter pour en discuter.