La gestion des indemnités journalières (IJ) est un défi de taille pour les PME-ETI. Les absences répétées des collaborateurs peuvent peser lourdement sur la trésorerie et mettre en péril la santé financière de l'entreprise. La mise en place d’une gestion rigoureuse des IJ est nécessaire pour préserver l’activité.
En 2023, l’absentéisme en entreprise a légèrement reculé, mais la durée moyenne des arrêts est en augmentation de plus de deux jours. Selon l’Observatoire Absentéisme et Performance Sociale 2024 du Diot-Siaci, réalisé en partenariat avec l’IFOP, ce taux s’établit à 5,06% contre 5,64% en 2022. L’année passée se caractérise par ailleurs par un taux d’absentéisme record lié aux arrêts longs (de plus de 90 jours), avec un taux de 2,70% et un absentéisme lié aux AT/MP (Arrêt de travail / Maladie Professionnelle) qui atteint lui aussi son plus fort niveau jamais mesuré (0,82%). Les arrêts maladie sont inévitables, mais leur impact financier peut être considérable, surtout pour les PME et les ETI. En effet, le versement des IJ représente un coût direct, sans compter les charges sociales associées. De plus, les délais de remboursement de la Sécurité Sociale peuvent mettre à mal la trésorerie, surtout en cas d'absences prolongées ou multiples.
La subrogation : une solution à double tranchant
La subrogation des IJSS (Indemnités Journalières de Sécurité Sociale) permet à l'entreprise d'avancer le paiement des IJ au salarié, tout en se faisant rembourser ultérieurement par la Sécurité sociale. Si cette pratique allège la charge administrative du salarié et renforce le lien de confiance avec l'employeur, elle comporte aussi des risques. En effet, si le recouvrement des IJSS n'est pas optimal, l'entreprise peut se retrouver avec un manque à gagner important. Les causes de non-remboursement sont multiples : erreurs administratives, dossiers incomplets, arrêts maladie non reconnus, etc.
Les bonnes pratiques d’une gestion optimisée des IJ
Pour limiter l'impact des IJ sur la trésorerie, les PME-ETI doivent mettre en place une gestion rigoureuse et proactive de ces indemnités depuis leur versement, jusqu’à leur recouvrement auprès de la sécurité sociale.
- Assurer un suivi rapproché des absences
Cela peut paraître tautologique, mais l’un des leviers essentiels pour limiter l’impact des IJ sur votre trésorerie, c’est encore de lutter contre l’absentéisme ! En assurant un suivi régulier des salariés en arrêt maladie, en gardant le contact avec eux, en les accompagnant dans ces moments difficiles, parfois douloureux, vous créez les conditions d’un retour rapide au travail et limitez les risques d'absentéisme prolongé. - Maîtriser des procédures administratives
Vos équipes paie doivent se prévaloir d’une bonne connaissance des règles de subrogation et des démarches à effectuer auprès de la Sécurité sociale. Il est nécessaire d’assurer une veille continue pour maîtriser les modalités de fonctionnement du versement et du recouvrement des IJ pour éviter les erreurs et les retards de remboursement… et les tensions sur votre trésorerie ! - Recourir à des outils adaptés
En dotant vos équipes paie de solutions de gestion de la paie, il est possible d’automatiser un certain nombre de tâches relatives au recouvrement des IJ auprès de la Sécurité Sociale. Ces solutions permettent par ailleurs de faciliter le suivi des dossiers. - Comprendre & anticiper les causes de l’absentéisme
L'analyse des causes d'absentéisme et des coûts associés permet d'identifier les leviers d'action et d'ajuster la stratégie de gestion des IJ autant sur le volet RH que financier de l’enjeu !
Externaliser la paie pour une gestion simplifiée et sécurisée
Confier la gestion de la paie à un prestataire externe peut être une solution efficace pour les PME-ETI qui souhaitent se concentrer sur leur cœur de métier. En effet, l'externalisation permet de bénéficier de l'expertise de professionnels de la paie, de réduire les coûts de gestion et de limiter les risques d'erreurs. De plus, les prestataires externes disposent souvent d'outils performants pour optimiser le recouvrement des IJSS et assurer un suivi rigoureux des dossiers.
Se faire accompagner : et si c’était la clé ?
La gestion des IJSS est complexe et chronophage. Pour gagner en efficacité et sécuriser leur trésorerie, les PME-ETI peuvent faire appel à des experts pour mettre en place des solutions sur mesure en vue d’optimiser le recouvrement des IJSS, réduire les coûts et prévenir les risques. Toutes les entreprises ne sont pas confrontées aux mêmes réalités et, en fonction de la nature de vos effectifs, de l’activité, de l’âge et des missions de vos collaborateurs, la gestion des indemnités journalières peut s’avérer plus ou moins complexe. Pour mesurer la façon dont les IJ pèsent sur votre trésorerie, vous pouvez effectuer une évaluation rapide de votre situation avec notre questionnaire en ligne qui ne vous prendra pas plus de 5 minutes. Parce que la gestion des indemnités journalières est un enjeu crucial pour la pérennité des PME-ETI, vous devez envisager de vous appuyer sur les compétences d'experts, qui vous aideront à transformer cette contrainte en opportunité !
Pour savoir comment amorcer cette transformation, téléchargez le guide ADP intitulé Gestion des IJSS : ne perdez plus d’argent.
Calculer les IJSS en 2024 : mode d’emploi
Pour bénéficier des IJSS, le salarié doit justifier d'une durée minimale d'affiliation à la Sécurité sociale et respecter les conditions d'ouverture des droits (délai de carence, etc.).
Le montant journalier des indemnités journalières de Sécurité Sociale (IJSS) est égal à 50% du salaire journalier de base du salarié.
Le salaire journalier de base (SJB) est calculé sur la base de la rémunération brute des 3 derniers mois, divisée par 91,25.
Attention, le montant des IJSS est plafonné. Ainsi, même si le salaire d’un collaborateur en arrêt dépasse 3 180,46 € euros, son indemnité journalière ne pourra pas excéder le plafond de 52,28 € bruts.
