La pénurie de talents dans le domaine de la paie est la plaie des responsables. Comment faire toujours mieux, sécuriser et fiabiliser la paie avec des effectifs toujours plus contraints ? Éléments de réponse.
Selon notre étude « Le potentiel de la paie en 2024: enquête sur la paie internationale », 48 % des personnes interrogées déclarent rencontrer des difficultés à trouver des professionnels de la paie compétents en dehors de l'entreprise. Pire encore, près de 6 répondants sur 10 (57%) admettent que leur service de paie est ou a été affecté par une pénurie de personnel de paie. Ce chiffre, en hausse de 4% par rapport à l'année dernière, est symptomatique d’une réalité qui affecte encore plus fortement les PME et les ETI. Au-delà du constat et des conséquences évidentes de cette pénurie d’effectifs au sein du service paie pour les équipes en place, il y a la dégradation de l’expérience collaborateur globale…
Service Paie : l’impact des pénuries de talents
Le stress continu qui pèse sur des équipes paie en sous-effectif chronique soulève des problématiques variées. Sur le plan des RH, la pénurie de talents, le turn over régulier, engendre une charge de travail supplémentaire pour les collaborateurs. Cette surcharge se traduit non seulement par une dégradation des conditions de travail, mais aussi par une perte de fiabilité dans le traitement de la paie. Ainsi, notre étude révèle également que le taux de fiabilité des services paie, s’il a progressé de trois points entre 2023 et 2024, ne dépasse pas 78%. Épiphénomène ? Certainement pas ! En effet, plus les erreurs se multiplient, plus les réclamations des salariés sont nombreuses, plus les équipes paie doivent se concentrer sur la résolution des problèmes de paie. Une tâche chronophage qui accroît la pression sur les gestionnaires de paie et expose l’entreprise à des risques d’erreurs encore plus importants !
Cette situation complexe se traduit par un autre constat que souligne notre récente étude. 32% des entreprises interrogées indiquent qu'il faut au moins deux cycles de paie pour rectifier les erreurs de rémunération. Pire encore, 22 % des participants à notre enquête déclarent que ces problèmes surviennent en milieu de cycle, ce qui génère des difficultés de traitements supplémentaires et de recalcul des impôts… Ce cercle vicieux finit par entamer le potentiel « expérience collaborateur » global des organisations et dépasse très largement le problème de l’insatisfaction et du désengagement des équipes paie.
Avec moins d’1 personne sur 3 (28%) prévoyant une amélioration de l'exactitude de la paie des salariés pour les deux à trois prochaines années, le défi est d’envergure et il est urgent de trouver des solutions pratiques, techniques et organisationnelles pour alléger la charge mentale des équipes en charge de la paie et fiabiliser le traitement des salaires.
Automatiser pour fiabiliser et former les équipes paie
Et si l’automatisation permettait de pallier le manque de ressources humaines dans la gestion de la paie ? Les solutions de paie modernes intègrent une multitude de fonctionnalités permettant de simplifier et d'accélérer les processus. De la collecte des données à la génération des bulletins de paie, en passant par le calcul des déductions et des cotisations, l'automatisation peut prendre en charge de nombreuses tâches autrefois effectuées manuellement.
Éviter les erreurs humaines, limiter les retraitements inutiles, mais aussi et surtout, épargner à des collaborateurs d’accomplir des tâches répétitives qui peuvent être gérées automatiquement... En engageant votre entreprise sur le chemin de l’automatisation, vous serez amené à réfléchir à la nature même de vos processus internes. Ce faisant, vous pourrez saisir l’opportunité d’actualiser la cartographie de ces processus en vue de dégager des pistes d’optimisation.
Le bénéfice ultime ? En libérant les équipes des tâches répétitives et chronophages, vous leur permettez de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que l'analyse des données et le conseil et l’accompagnement des collaborateurs dans la compréhension de leur fiche de paie. Moins de pression, davantage de temps, les gains ainsi enregistrés vous permettent d’aller encore plus loin et d’investir dans la formation et le développement des équipes paie. De quoi améliorer encore la fiabilisation du traitement de la paie, mais aussi offrir des perspectives nouvelles à vos collaborateurs. Proposer des programmes de formation et encourager la montée en compétences des équipes : deux axes essentiels de la fidélisation des talents et du développement de votre marque employeur pour renforcer l’attractivité de votre entreprise pour adresser cet enjeu de la pénurie des talents dans les équipes paie !
Envisager une externalisation intelligente
Automatiser, optimiser former, ces trois leviers d’action fondamentaux se combinent. Ils se complètent et peuvent même s’enrichir d’une autre démarche dont les effets sont immédiats : l’externalisation de la paie. Alors que les ressources humaines sont limitées, que la course au compétences et aux talents est un défi majeur notamment dans les PME et les ETI, l'externalisation de certaines fonctions de la paie est une réponse pertinente. Elle vaut notamment pour sa progressivité et son adaptabilité. En confiant certaines tâches à des prestataires experts, vous pouvez soulager considérablement vos équipes paie en place, libérer du temps et des moyens pour assurer leur montée en compétences, tout en fiabilisant l’administration quotidienne de la paie…
