Externalisation globale ou partielle, gestion du déclaratif, contrôle des bulletins… Votre stratégie d’externalisation doit s’adapter à la réalité de vos besoins. Des besoins qui peuvent évoluer dans le temps. Retour sur la méthodologie pour définir et piloter le périmètre d’une paie externalisée.
L'externalisation de la paie s’est imposée un levier stratégique pour de nombreuses entreprises, notamment dans les PME et les ETI. Selon une récente étude menée par le cabinet Xerfi, le marché de l’externalisation de la paie représenterait entre 1,2 milliard et 2 milliards d’euros en France et devrait enregistrer une croissance annuelle de 3% jusqu’en 2026. Cet engouement s’explique notamment par les avantages significatifs en termes d'efficacité opérationnelle et de conformité réglementaire, liés à l’externalisation de la paie.
Si l’on se réfère à notre étude internationale intitulé le Potentiel de la paie en 2024, il apparaît que la recherche de rentabilité et la numérisation sont les deux principaux facteurs de transformation de la paie pour les deux à trois prochaines années (tous deux à hauteur de 33 %), suivis de près par la recherche de rentabilité opérationnelle et de productivité (30 %).
L'externalisation de la paie offre des avantages indéniables, mais elle comporte également des risques potentiels, notamment en termes de qualité de service et de maîtrise des coûts. Pour prendre des décisions éclairées quant à l'étendue de l'externalisation, vous devez non seulement comprendre ces enjeux, mais aussi veiller à les évaluer en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. Il est important de piloter avec précision les performances de l'externalisation, en mesurant des indicateurs clés tels que le taux d'erreur ou les économies réalisées.
Faire le projet d’externalisation de la paie
Lorsque vous avez lancé le projet d’externalisation de la gestion de votre paie, vous avez cherché à déterminer avec précision le périmètre des tâches que vous souhaitiez confier à votre prestataire. Mais depuis, votre entreprise a pu évoluer, se développer en France comme à l’international. Elle doit alors relever de nouveaux défis, répondre à de nouveaux besoins. C’est la raison pour laquelle, il est important d’effectuer régulièrement un diagnostic complet de vos attentes. Le spectre des missions d’un prestataire peut être relativement large.
Au lancement de votre projet d’externalisation, vous avez pu circonscrire la mission d’externalisation à la gestion du déclaratif uniquement. Dans ce cas par exemple, ADP France se charge de la transmission des déclarations sociales aux organismes compétents, vous garantissant ainsi une conformité totale.
Au-delà de cette première étape de collaboration, vous pouvez envisager l’édition des bulletins de paie complète. Dans cette configuration, vous déléguez l'ensemble de la gestion de la paie, de la collecte des données à l'édition des bulletins aux équipes d’ADP.
Enfin, il est possible de mettre en œuvre une externalisation « à la carte ». Vous pourrez alors, en collaboration avec votre référent chez le prestataire, sélectionner les prestations externalisées qui correspondent à vos besoins spécifiques (gestion des absences, des primes, des titres de transport, etc.).
Assurer le pilotage et le suivi de l’externalisation de la paie
Le pilotage des performances de l'externalisation de la paie dépend étroitement du rôle du prestataire externe. En effet, un prestataire fiable et transparent joue un rôle déterminant dans la réussite de cette stratégie. Il ne se contente pas d'exécuter les tâches assignées, mais agit en tant que partenaire de confiance, apportant son expertise et son conseil pour faire évoluer le périmètre de l'externalisation.
À ce titre, il est capital, pour garantir le succès de votre externalisation et vous assurer que la prestation répond à vos attentes, de mettre en place un système de pilotage efficace. Les experts d’ADP se mobilisent à vos côtés pour mesurer la performance globale de l’externalisation et ainsi détecter les axes d’amélioration éventuels. Une démarche d’accompagnement qui repose sur une méthodologie claire :
- Analyse d’indicateurs de performance (KPIs) spécifiques
En mesurant la qualité des prestations du partenaire en exploitant des indicateurs précis (délai de traitement des paies, taux d'erreurs, qualité des supports, etc.). - Organisation de réunions de suivi et un comité de pilotage
En échangeant régulièrement avec les équipes d'ADP France pour faire le point sur l'avancement du projet, identifier d'éventuels points d'amélioration et optimiser vos processus, il est possible d’adapter, en continu, le périmètre de l’externalisation. - Réalisation d’audits réguliers
En réalisant des audits pour s'assurer du respect des procédures et des réglementations en vigueur, mais en interrogeant les membres de l’équipe Paie et les collaborateurs, il est possible de mieux comprendre les points d’amélioration à apporter à la prestation.
La transparence dans les processus et les coûts est essentielle pour établir une relation de confiance mutuelle entre votre entreprise et votre prestataire. Les experts d’ADP sont en mesure d'identifier les opportunités d'optimisation et de vous proposer des solutions innovantes pour maximiser la valeur ajoutée de l'externalisation, notamment pour les PME et les ETI disposant de ressources limitées en interne.
