Notre guide pour externaliser la paie de votre entreprise
Découvrez les avantages de l'externalisation de votre paie
Qu’est-ce que l'externalisation de la paie ?
L'externalisation de la paie implique de confier la gestion de votre paie à une entreprise spécialisée, afin d'assurer que chaque salarié soit payé chaque mois de manière sécurisée, ponctuelle et précise. Les services d'externalisation de la paie incluent la gestion des tâches administratives liées à la paie, afin de libérer vos équipes des services RH, financier et administratif des tâches chronophages. L'externalisation de la paie peut également permettre de réduire votre exposition au risque, en garantissant votre conformité réglementaire, notamment vis-à-vis des exigences du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Elle signifie également que la paie sera gérée de manière cohérente, quel que soit le nombre de vos salariés.
Pourquoi externaliser la gestion de la paie ?
L'externalisation de la paie offre de nombreux avantages : suppression des coûts de gestion interne, élimination des erreurs et réduction des risques de pénalités en cas de non-respect des réglementations. En externalisant, vous bénéficiez des compétences supplémentaires de spécialistes en gestion de la paie, tout en évitant les coûts liés au recrutement d'une équipe dédiée.
L'externalisation de la paie permet à votre entreprise des gains importants de temps et d'argent, et vous libère de nombreuses préoccupations. Imaginez pouvoir gérer la paie en quelques clics quand vous voulez, où vous voulez, sur n'importe quel appareil. Externaliser votre paie signifie également que les déclarations réglementaires obligatoires sont faites en votre nom. Il n'est donc plus nécessaire :
- De gérer les processus administratifs
- De disposer d'une équipe interne de gestion de la paie
- De vous soucier de remplir les déclaratifs
- De créer une entité juridique pour vous assurer de la conformité de la paie
Libérez vos équipes des tâches de gestion de la paie et récoltez les bénéfices
Lorsque vous déchargez votre entreprise du fardeau que représente le traitement manuel de la paie, vous pouvez rendre le travail de vos équipes RH beaucoup plus gratifiant.
Bien gérer la paie est essentiel, mais les processus liés à cette gestion deviennent chaque jour plus complexes et chronophages. En externalisant la paie, votre entreprise en récolte les bénéfices en permettant à vos équipes RH de passer plus de temps à accompagner les salariés, à développer la formation, à fidéliser les talents, et à mieux gérer les objectifs de performance stratégiques de votre personnel. Votre entreprise collabore donc de manière plus agile.
L'externalisation de la paie présentent d'autres avantages : la réduction des coûts, l'amélioration de la prise de décision concernant la masse salariale, la diminution des erreurs ainsi que des risques de sanctions pour non-conformité réglementaire.
Quand devriez-vous externaliser votre paie ?
L'externalisation de la paie s'impose quand elle est essentielle pour :
- Se concentrer sur les tâches qui favorisent le développement des compétences de votre personnel
- Optimiser les processus RH pour une plus grande visibilité et une meilleure gestion des coûts
- Donner à votre entreprise les compétences nécessaires pour la gestion de la paie
- Garantir que votre entreprise soit en conformité, et que vos coûts soient maîtrisés
- Gagner en sérénité en sachant que vous pouvez compter sur l'expertise et les services de gestion de la paie
Si vous ne disposez pas d'un service RH, financier ou administratif, externaliser la paie en la confiant à des experts est souvent la meilleure solution. Quelle que soit la taille de votre entreprise ou votre secteur d'activité, l'externalisation de la paie peut vous apporter de nombreux avantages. C'est particulièrement utile si votre entreprise :
- Gère des tâches stratégiques qui requièrent un service RH, financier et administratif
- A besoin d'une continuité dans la gestion de la paie et de fonctionnalités de reprise après sinistre
- Est concernée par les changements réglementaires actuels ou futurs
Comment externaliser la paie de votre entreprise ?
Tout d'abord, vous transférez les informations de vos salariés, comme la date d'embauche, la fonction ainsi que les informations salariales au prestataire de services de gestion de la paie. Celui-ci calcule le salaire, le prélèvement à la source, les déclaratifs. Il contrôle ensuite la paie pour l'ensemble du personnel. Si les salariés sont soumis à un pointage, les données horaires sont traitées et chaque période de paie est gérée par le logiciel d'externalisation de la paie.
Le salaire est versé directement sur le compte bancaire de vos salariés en votre nom. Les cotisations salariales sont également calculées et votre entreprise reçoit des rapports sur la date d'exigibilité. Votre prestataire de gestion de la paie peut également gérer les tâches administratives liées à l'intégration des nouvelles recrues.
Quelles fonctions de la paie peuvent être externalisées ?
Vous pouvez choisir quels services de gestion de paie vous voulez externaliser, selon que vous souhaitiez continuer à contrôler certains aspects, ou opter pour une externalisation complète. De nombreuses entreprises choisissent d'externaliser l'intégralité du cycle de paie, le calcul des déclaratifs et des cotisations salariales et patronales.
Pourquoi faire confiance à ADP pour l'externalisation de votre paie ?
Lorsque vous décidez d'externaliser votre paie vers un prestataire, vous voulez avoir la certitude d'être entre de bonnes mains. Des exigences des petites entreprises aux besoins d'une paie internationale, ADP possède plus de 70 années d'expérience dans la prise en charge des services de gestion de la paie. L'innovation est dans notre ADN. ADP a été la première société de gestion de la paie à proposer l'automatisation, à utiliser le Cloud, à fournir une application mobile et à créer une Marketplace en ligne.
Depuis 1949, nous sommes un partenaire fiable, sur lequel vous pouvez compter. En moyenne, nos client nous sont fidèles pendant 11 ans. Aujourd'hui, nous gérons la paie de plus de 1 000 000 entreprises clientes dans le monde entier, dans tous les secteurs d'activité et dans de multiples zones géographiques.
Les instituts Gartner et Nelson Hall nous ont tous deux reconnus comme un Leader des services d'externalisation de la paie des entreprises. Security Magazine 500 nous a attribué la 1e place dans la catégorie Services aux entreprises en 2014, 2016 et 2017, et à la 5e place dans la catégorie Prestataires de services informatiques en 2018. De plus, notre programme Global Third Party Risk Management a reçu le prix CS050 2019 Award de CSO Magazine.
Les services de paie gérés d'ADP vous aident à :
- Améliorer l'expertise et les compétences en matière de gestion de la paie et des Ressources Humaines.
- Aligner les services de gestion de la paie et des services RH sur les besoins de votre activité.
- Avoir à votre disposition des ressources spécialisées en gestion de la paie et des RH quand vous en avez besoin.
- Améliorer l'efficacité de vos processus RH internes.
- Réduire les coûts cachés, comme le temps consacré à la veille réglementaire.
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FAQs
Réponses à vos questions sur l'externalisation de la paie
- Est-ce qu'externaliser la paie est une bonne idée ?
-
Bien gérer la paie est absolument essentiel, et le traitement de la paie devient chaque jour plus complexe et chronophage. Que ce soit pour diminuer les coûts, les erreurs ou les risques de pénalité pour non-conformité, externaliser votre paie est une bonne idée. L'externalisation de la paie permet une réorganisation de vos processus RH internes, afin que vos équipes RH puissent consacrer plus de temps à accompagner les salariés et à développer un rôle plus stratégique.
- Combien coûte l'externalisation de la paie ?
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Le coût de l'externalisation de la paie varie en fonction de la taille et des besoins de votre entreprise. Avec l'externalisation de la paie d'ADP, vous avez une vision claire des coûts, sans surprise. Les tarifs sont fixés en fonction de votre nombre de salariés.
Vous pouvez également choisir quels services de gestion de la paie vous voulez externaliser, selon que vous souhaitiez continuer à contrôler certains aspects, ou opter pour une externalisation complète. L'externalisation de la paie vers ADP signifie que votre paie est gérée par des experts, que vous bénéficiez de 70 années de savoir-faire ADP et que vous avez à votre disposition des conseils d'experts. Découvrez les services de paie d'ADP.
- Quels sont les différents niveaux d'externalisation de la paie proposés par ADP ?
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L'externalisation de la paie ADP est évolutive, modulable, flexible et offre différents niveaux de service. Si vous souhaitez toujours traiter vous-même votre paie, mais que vous avez besoin d'un léger accompagnement, ADP Payroll Processing Services vous permettra de bénéficier de notre connaissance et de notre expertise uniques en matière de gestion de la paie. Si vous préférez nous laisser tout gérer, l'offre ADP Payroll Comprehensive Outsourcing Services est faite pour vous. Enfin, si vous souhaitez une option évolutive et modulable, l'offre ADP Payroll Managed Services vous apporte cette flexibilité.
- Quelles sont les données de paie transmises ?
- Les informations de vos salariés sont transmises à votre prestataire de services de gestion de paie, notamment les données telles que la date d'embauche, la fonction et les informations salariales.
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