Qu'est-ce que le workforce management ?

Le workforce management consiste pour un employeur à affecter stratégiquement les collaborateurs et les ressources, à suivre les présences et à se conformer aux réglementations et au droit du travail en constante évolution. Au final, l'objectif est d'optimiser la productivité et de réduire les risques. Cette solution logicielle de pointe qui intègre le workforce management permet aux entreprises d'améliorer les relations avec leurs employés, d'optimiser leur service client et de booster leur santé financière.

Qu'implique le workforce management ?

Le workforce management implique de cerner les priorités d'une entreprise et d'anticiper les défis liés au capital humain afin que les mesures appropriées soient prises pour atténuer les risques et maintenir la rentabilité. La planification, le contrôle du temps de travail, l'analyse des données et la conformité réglementaire ne sont là que quelques-uns des aspects essentiels d'une bonne gestion du personnel.

Objectifs du workforce management

Chaque employeur a ses propres priorités, mais la plupart des entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d'activité, partagent généralement le désir d'être plus rentables et productives que la concurrence. Un autre objectif commun de la gestion du personnel est de tenir compte de l'évolution des lois et réglementations.

En quoi le workforce management est-il important ?

Le workforce management est important car les employeurs qui n'ont pas mis en place de politiques ou pratiques cohérentes en la matière s'exposent aux risques suivants :

• Non-conformités
• Augmentation des coûts
• Pénurie de personnel
• Incidents de sécurité sur le lieu de travail
• Production inefficace
• Turnover élevé

Comment fonctionne le workforce management ?

Une solution de gestion du personnel utilise des historiques de données et le machine learning pour anticiper les besoins en personnel. Elle crée ensuite des plannings en fonction du modèle issu des prévisions et suit automatiquement le temps et les activités des employés.

Quelles sont les fonctionnalités d'une solution de wrokforce management ?

Une solution de workforce management doit offrir les capacités suivantes :

• Prévisions de personnel
  Les fluctuations de la demande des consommateurs, les congés et même la météo peuvent compliquer l'optimisation voire le maintien des budgets de main-d'œuvre. Toutefois, en modélisant ces scénarios, les employeurs peuvent anticiper les facteurs susceptibles d'entraîner un excès ou un manque de personnel.
• Planification
  Lorsqu'ils créent des plannings, les employeurs ont la possibilité de sélectionner des employés en fonction d'un certain nombre de critères, parmi lesquels l'expérience, les compétences, les préférences, etc. Les collaborateurs peuvent également échanger leurs horaires de travail ou partager leurs disponibilités à l'avance afin d'assurer la continuité des opérations.
• Suivi des heures
  Les solutions du workforce management capturent les données à la source (pointeuses, horodateurs, applications mobiles, feuilles de temps en ligne et appareils PDV) et appliquent automatiquement les règles propres à l'entreprise afin de garantir un traitement de la paie précis et efficace.
• Gestion des absences
  Les congés payés et congés prolongés tels que le prévoit la loi américaine sur les congés familiaux et médicaux (la Family Medical Leave Act ou FMLA), peuvent être suivis facilement.
• Gestion des heures supplémentaires
  Les systèmes de workforce management peuvent générer des alertes si le nombre total d'heures d'un employé est dépassé ou si une personne tente d'effectuer des heures supplémentaires sans en avoir reçu l'autorisation. Cette fonctionnalité permet aux employeurs d'allouer des heures supplémentaires de manière équitable et efficace et les aide à éviter des coûts salariaux excessifs en raison d'heures de travail non autorisées.
• Analyse
  Les managers peuvent consulter les données en temps réel sur des tableaux de bord personnalisés et rectifier les plannings au besoin. Ils ont également la possibilité d'exécuter des rapports pour dégager des tendances à long terme sur la base de divers indicateurs clés.
• Conformité réglementaire
  Configurer des règles de paie et de travail dans une solution de workforce managment facilite le respect des lois applicables aux salaires et aux horaires, des conventions collectives et des autres politiques des employeurs. Le système génère également des journaux d'audit pour les fiches de présence, ce qui peut s'avérer extrêmement utile pour limiter toute exposition en cas de litige.
• Accessibilité sur mobile
  À partir d'un appareil mobile, les employeurs peuvent rapidement pourvoir les postes vacants ou changer les plannings. Cette fonctionnalité permet d'assurer au mieux la continuité des opérations même en cas d'absence imprévue.

Quels sont les avantages du workforce management ?

Une solution de gestion du personnel adéquate, lorsqu'elle est mise en œuvre et utilisée efficacement, peut aider les employeurs à :

• Contrôler les coûts
  Le sureffectif, les heures supplémentaires excessives et les autres dépenses coûteuses peuvent être réduites au minimum à l'aide d'une technologie permettant de prévoir les besoins en personnel. Avec des solutions avancées de workforce management, les employeurs peuvent même voir les répercussions des plannings sur les budgets lors de leur création.
• Exécuter la paie avec une plus grande précision
  Un logiciel de workforce management augmente la fiabilité de la paie, car il analyse la main-d'œuvre horaire et identifie des schémas d'heures supplémentaires automatiquement. Il élimine également la saisie répétitive des données et les calculs manuels, diminuant ainsi le nombre d'erreurs humaines.
• Améliorer la productivité
  Les benchmarks permettent aux employeurs de comparer leurs données de temps et d'activités avec celles des entreprises de taille similaire, de la même région ou du même secteur d'activité. S'ils constatent que leur personnel est moins performant que celui de la concurrence, ils peuvent prendre des mesures correctives.
• Organiser les plannings plus intelligemment
  Avec les données en temps réel à portée de main, les managers peuvent rapidement cibler les postes vacants et les pourvoir pour ainsi éviter de se retrouver face à un manque de personnel. La possibilité de créer des plannings par site, service ou fonction permet également d'assurer au mieux la continuité des opérations.
• Réduire au minimum les risques de non-conformité
  Les flux de travail automatisés qui permettent de suivre l'éligibilité des employés et les soldes de congés simplifient la gestion du chevauchement de la FMLA avec la législation propre à chaque État en matière de congés. En outre, la tenue de registres en ligne disponible avec le logiciel de gestion du personnel s'avère utile en cas d'audit éventuel par une agence gouvernementale.

Choisir une solution de workforce management

Ce sont en général les caractéristiques du personnel, du site et du secteur d'activité ainsi que les objectifs stratégiques qui permettent de déterminer quelle solution de workforce management convient à une entreprise. Mais quoi qu'il en soit, de nombreux employeurs évaluent les prestataires de la manière suivante :

1. Définition de l'état actuel des processus
   Ils présentent les processus de workforce management en place et leurs responsables.
2. Prise en compte des retours
   Ils discutent avec les principales parties prenantes des difficultés rencontrées et des points à améliorer.
3. Évaluation du niveau de maturité
   Ils font le point sur la situation de l'entreprise en ce qui concerne la gestion du personnel et déterminent si oui ou non une solution avancée s'avère opportune.
4. Création d'une liste de souhaits
   Ils hiérarchisent leurs exigences pour l'adoption d'un nouveau système de gestion du personnel et commencent à évaluer les prestataires potentiels sur la base de ces exigences.

Foire aux questions concernant le workforce management

Quel est le rôle du workforce management ?

L'un des buts premiers du workforce management est d'accroître la productivité sans entraîner de coûts du travail supplémentaires. La réalisation d'un tel objectif nécessite généralement d'avoir les bons collaborateurs et les bonnes ressources au bon endroit, au bon moment.

À quoi sert le workforce management ?

Les employeurs ont recours à la gestion du personnel pour effectuer, entre autres, bon nombre des tâches suivantes :

• Prévoir les besoins en personnel
• Établir le planning des employés
• Suivre le temps et les activités
• Gérer les absences
• Analyser les données
• Assurer la conformité

Que sont les outils de workforce management ?

Les outils de gestion du personnel sont des solutions logicielles conçues pour aider les employeurs à atteindre leurs objectifs en matière de personnel. Les options vont des opérations (suivi de base du temps et des activités) aux transformations (gestion avancée du personnel, analyse, IA et mobile).