Jour après jour, nos équipes de conseillers écoutent, renseignent et apportent leur expertise aux responsables RH et aux gestionnaires de paie de PME et d’ETI qui rencontrent des difficultés. Cette connaissance des enjeux métiers révèle une problématique récurrente : des soldes de tout compte erronés. Pierre, responsable de service clients pour ADP France livre son témoignage…
En tant que collaborateur au sein du service client chez ADP France, j'ai souvent été témoin des difficultés auxquelles sont confrontées les PME et les ETI lors de l'établissement du solde de tout compte pour leurs salariés. Je me souviens notamment du cas d'un de nos clients en mode co-production, opérant dans le secteur de la technologie dans la région de Nantes, qui nous a sollicités car l’une de ses salariés contestait son solde de tout compte suite à son licenciement. Ce cas illustre les erreurs les plus fréquemment commises par les équipes Paie.
Erreurs de calcul, de dates et de forme
Suite à un traitement manuel des informations de son salarié, des éléments de rémunération importants tels que les congés payés non pris, les primes et les heures supplémentaires n'ont pas été correctement pris en compte. Des omissions totalement involontaires qui ont bien évidemment affecté le calcul des indemnités de licenciement. Ces relevés d’informations de base déjà erronés, ont été aggravés par l’application d’un coefficient de multiplication inapproprié et une ancienneté qui n’avait pas été totalement prise en compte. L’histoire aurait pu en rester là et être rapidement corrigée. Malheureusement, outre ces erreurs de calcul, notre client a également indiqué une date de fin de contrat incorrecte, ce qui a conduit à des congés payés calculés sur une période non travaillée. Pour comble de malchance, des erreurs de forme ont été commises. Ainsi, le solde de tout compte remis au salarié (avec trois jours de retard), ne portait pas la mention selon laquelle le reçu pour solde de tout compte était établi en double exemplaire. Anecdotique ? Pas vraiment…
Conséquences juridiques et financières
Ces erreurs ont entraîné des conséquences importantes pour notre client ainsi que pour le salarié concerné. En effet, le salarié a exercé son droit de contester le solde de tout compte dans les délais impartis, ce qui a entraîné un litige devant le conseil de prud'hommes. Notre client s'est retrouvé confronté à des sanctions pénales pour non-respect des délais de remise du solde de tout compte, ainsi qu'à une condamnation par le conseil de prud'hommes au paiement des sommes dues, avec des indemnités de retard et des dommages-intérêts.
De plus, cette situation a également eu un impact sur l'image de l'entreprise, créant un litige avec un ancien salarié qui a pu nuire à sa réputation, ce dernier ayant relayé sa mésaventure sur les réseaux sociaux professionnels. L’entreprise rencontrant déjà des difficultés à recruter des talents, cet incident n’a pas contribué à renforcer son attractivité…
Des cas pas si rares…
Les difficultés rencontrées par notre client ne sont malheureusement pas si rares. Alors que les équipes Paie sont toujours plus sollicitées et toujours moins armées pour faire face à leur charge de travail, ces incidents se multiplient ! Dans un autre cas, une ETI a forcé manuellement les indemnités de licenciement d'un salarié, ce qui a également entraîné un litige devant le conseil de prud'hommes et une condamnation à payer le complément d'indemnités de licenciement, ainsi que des dommages-intérêts. Pour éviter ces pièges, il est capital de déployer des processus internes robustes.
Il est souvent recommandé de désigner un responsable du solde de tout compte, chargé de vérifier l'exactitude des informations et de suivre une procédure écrite pour le calcul du solde de tout compte. Mais, rares sont les organisations qui peuvent mobiliser une ressource experte sur cette seule problématique. Le recours à un logiciel de gestion de la paie peut grandement faciliter cette tâche et réduire les risques d'erreurs, mais il doit être complété par une compétence paie. L’autre voie à explorer pour limiter la surface d’exposition de vos équipes paie au risque d’erreur, c’est l’externalisation totale ou partielle de la gestion de la paie en vue d’alléger la charge qui pèse sur vos effectifs et apporter la compétence nécessaire pour maximiser la qualité et la fiabilité du traitement des tâches courantes.
Lors d’un projet d’externalisation de la paie, la confiance et la proximité avec le service client du prestataire sont des variables clé qui conditionnent le succès de l’opération. Pour mesurer l’importance de l’enjeu, téléchargez notre guide intitulé 5 raisons qui rendent le service client essentiel pour choisir un nouveau partenaire de paie.
