Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique et à quoi ça sert ?

• Le coffre-fort numérique est une solution de stockage sécurisée pour les données sensibles
• Elle est prévue pour vous aider à respecter les normes de conformité applicables en France

Le coffre-fort numérique, parfois également appelé coffre-fort digital, est un service conçu pour vous aider à gérer et protéger vos fichiers sensibles. Si de nombreuses données peuvent être considérées comme « sensibles », les exemples les plus fréquents pour une entreprise concernent les informations de paiement, les documents fiscaux ou encore les données liées aux salariés. Souvent intégré à d’autres outils, comme le logiciel de paie, le coffre-fort numérique permet aux utilisateurs, qu’il s’agisse de particuliers ou d’entreprises, de gérer et stocker leurs données en minimisant les risques de cyberattaques, tout en assurant leur conformité avec la loi.

Comment sécuriser votre coffre-fort numérique ?

Pour assurer la sécurité de vos fichiers numériques, il est essentiel de réfléchir à vos besoins. Posez-vous les questions suivantes :

• Quelles sont vos obligations légales ?

  • La gestion des données sensibles fait l’objet d’un encadrement légal spécifique. Vérifiez dans quelles régions du monde les fichiers sont stockés, et si les serveurs utilisés respectent bien les normes dont vous dépendez. Pensez aussi au RGPD et aux droits des utilisateurs concernés (maintien des fichiers dans le temps, devoirs de mise à disposition, cycle de vie, etc.).

• Quels types de fichiers souhaitez-vous sécuriser ?

  • Réfléchissez aux données que vous souhaitez protéger : fiches de paie, informations liées à vos salariés, bilans d’activité, informations confidentielles sur les activités de votre entreprise, études de marché, etc.

• Comment souhaitez-vous y accéder ?

  • Demandez-vous si vous avez besoin de fournir un accès individuel à vos utilisateurs (par exemple, les documents de vos salariés), ou s’il vous faut seulement une solution pour archiver vos données. Déterminez également si vous avez besoin d’accéder à vos données via une solution mobile ou seulement sur site, ce qui implique des considérations de sécurité importantes.
  • Si vos données doivent être partagées avec un prestataire tiers, vérifiez que la solution prend en charge cette possibilité de façon sécurisée, notamment en matière d’identification. Ce point est important si vous faites appel à un tiers pour un projet commun qui nécessite une certaine visibilité à des données sensibles de votre entreprise.

• Souhaitez-vous synchroniser vos solutions avec votre coffre-fort numérique ?

  • C’est une fonctionnalité particulièrement utile pour automatiser la sécurisation des données gérées par votre logiciel de paie. Par exemple, ADP vous permet de sécuriser automatiquement les fiches de paie pour éviter tout risque d’oubli et préserver votre conformité légale.

Les normes de référence pour un coffre-fort numérique

En France, de nombreuses normes et lois encadrent la sécurité des données, mais également les droits des utilisateurs relatifs à ces données. Voici quelques exemples de normes françaises et internationales applicables aux logiciels de coffre-fort numérique.

• Certification ISO 27001 : elle veille à ce que l’entreprise proposant le coffre-fort numérique utilise un système de sécurité fiable et qu’elle a prévu des processus de maintien des activités en cas de sinistre.
• Norme NF Z42-020 : son rôle est de vérifier la présence des fonctionnalités nécessaires, particulièrement concernant la garantie de l’intégrité des fichiers dans le temps.
• Norme NF Z42-026 : elle assure les conditions d’équivalence des documents numériques, par rapport à leurs versions papier.
• Norme NF 42-025 : elle définit et valide le respect des processus de coffre-fort concernant la gestion des fiches de paie.
• Norme eIDAS : elle indique que la solution de coffre-fort numérique a mis en place un système d’identification numérique conforme aux critères de confiance des documents traités.
• Agrément SIAF : il indique que l’entreprise utilisant un coffre-fort numérique est habilitée à gérer des documents publics.

Comment choisir son coffre-fort numérique ?

Une fois que vous avez identifié vos besoins en matière de sécurité et de conformité, il est important de choisir une solution adaptée pour simplifier la vie de vos équipes. En effet, tout le monde n’est pas expert juridique, et les lois peuvent être modifiées au fil du temps. Le plus simple est donc d’opter pour une solution comme ADP, qui gère ces aspects pour vous, en plus de synchroniser son coffre-fort numérique aux autres solutions internes de votre entreprise (logiciel de paie, etc.). Voici quelques avantages du logiciel de coffre-fort numérique intégré avec les solutions ADP :

• ADP a mis en place un partenariat avec Digiposte, vous assurant ainsi une conformité légale optimale et un stockage 100 % en France.
• Les fichiers sensibles, notamment liés aux informations RH ou aux fiches de paie, sont automatiquement sécurisés dans le coffre-fort numérique, éliminant le risque d’erreurs humaines.
• Avec l’Espace Gestion Document, vous pouvez facilement gérer et partager vos documents. Le coffre-fort numérique intègre aussi une fonctionnalité de recherche pour simplifier la vie de vos équipes.
• Vos données restent organisées et aisément accessibles, avec des fonctionnalités d’archivage, d’horodatage et de sécurisation des fichiers, lesquels sont également scellés numériquement.
• Le cycle de vie des documents est géré conformément aux obligations légales : vos fichiers ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées, et dans la limite de temps prévue par la loi.