Que votre entreprise se développe naturellement ou par le biais de fusions et d'acquisitions, vous devez être en mesure de rémunérer vos nouveaux collaborateurs en toute conformité réglementaire avec le pays concerné, et ce dès le départ.
Pourtant, près d'un quart (22 %) des responsables de paie citent la « rémunération des collaborateurs » comme l'un de leurs plus gros défis lorsqu'ils s'installent dans de nouvelles zones géographiques.1
Les difficultés à trouver et à recruter des gestionnaires de paie qualifiés y contribuent certainement. 22 % d'entre eux déclarent que trouver des gestionnaires de paie sur les marchés locaux est également l'un de leurs principaux défis.1
Alors que votre organisation prévoit de se développer, mesurez-vous vraiment la valeur et l'importance d'une équipe de paie compétente pour l’implantation de votre entreprise à l'étranger ?
Gestion de la paie : un métier par hasard ou une vocation ?
Dans de rares pays, comme la France et l'Italie, la gestion de paie est considérée comme une profession pluridisciplinaire. Les établissements d'enseignement supérieur proposent des licences et des masters en gestion des RH et en comptabilité, avec des spécialisations dans la paie. Les organisations exigent de telles qualifications pour les postes de gestionnaires de paie, certains candidats choisissant de se spécialiser dans la fiscalité ou la gestion des cotisations.
Malgré la complexité inhérente à la gestion de la paie, dans de nombreux autres pays, les gens ont tendance à la considérer comme une carrière « accidentelle ». Un collaborateur peut se retrouver dans l'équipe de gestion de la paie après avoir remplacé un collègue en congé prolongé, par exemple, ou après avoir été muté d'un autre service.
La perception de la gestion de la paie comme un cheminement de carrière fortuit découle en partie de la façon dont les entreprises ont abordé cette fonction comme non essentielle dans le passé. « Il est encore courant pour les entreprises d'embaucher des gestionnaires de paie et de procéder ensuite à une série de licenciements, pour ensuite réembaucher du personnel à un stade ultérieur du cycle économique », déclare Melanie Pizzey, PDG de la Global Payroll Association.
Dans les structures d'entreprise classiques, les équipes de gestion de la paie sont rattachées aux départements des ressources humaines ou des finances (ou, de plus en plus, à des centres de services partagés, qui dépendent à leur tour des ressources humaines ou des finances). Reléguée au rang de satellite de fonctions commerciales plus importantes, la gestion de la paie a eu du mal à s'imposer comme une discipline à part entière.
La forte proportion d'entreprises qui déclarent former le personnel non affecté à la gestion de la paie pour couvrir les tâches de cette discipline (64 %1) montre que dans nombre d'entre elles, la gestion de la paie est considérée comme une activité de l'entreprise que tout le monde peut prendre en charge avec efficacité. (Ceci malgré le fait qu'il faut généralement quatre à six mois aux entreprises pour recruter des experts en gestion de la paie, même qualifiés,3 et ce malgré le fait que la paie des collaborateurs représente généralement le plus important poste de dépenses d'une entreprise4.)
Les professionnels de la paie se sentent-ils valorisés ?
La bonne nouvelle : la pandémie a commencé à modifier la perception des équipes en charge de la paie.
Quasiment du jour au lendemain, les gestionnaires de paie sont devenus des collaborateurs essentiels (surtout dans les entreprises qui traitent encore la paie du personnel sur site). Alors qu'ils se débattaient dans des circonstances extrêmes pour s'assurer que les collaborateurs étaient bien payés en conformité avec une vague de réglementations rapidement introduites, telles que les lois sur l'activité partielle, les dirigeants ont pris conscience de la difficulté de gérer la paie avec succès. Ils se sont alors mis à considérer la gestion de la paie de moins en moins comme une nécessité ennuyeuse et de back-office, mais à saisir son potentiel stratégique de première ligne.
Cela étant, les dernières années ont été difficiles pour tout le monde, et les équipes chargées de la paie ne font pas exception.
Le manque d'experts impacte la paie
Les entreprises peinent à recruter du personnel dans le domaine de la paie, à tous les niveaux. Il s'agit d'une préoccupation constante : même avant la pandémie, les responsables des RH et des finances se demandaient d'où viendrait la prochaine génération de gestionnaires de paie.
Les tensions actuelles sur le marché du travail ont un effet encore plus marqué sur la fonction de gestionnaire de paie. La demande accrue d'experts peut faire augmenter les salaires pour les entreprises.2 Parallèlement, l'ancienneté moyenne des professionnels de paie diminue et les promotions sont également en hausse, les entreprises cherchant à réduire le turnover de ces équipes.
Ce manque de personnel qualifié a un impact concret. Seulement 5 % des entreprises affirment qu'aucun de leurs professionnels de la paie n'a quitté l'entreprise depuis la pandémie, tandis que 32 % disent avoir perdu entre 6 et 10 % de leur équipe de paie.1 Plus de la moitié (54 %) des dirigeants déclarent qu'un manque de personnel a affecté leur gestion de la paie.1
Si l'on considère que le fait qu'un service soit « affecté » peut avoir des répercussions réglementaires majeures et mettre en péril les moyens de subsistance des collaborateurs, il s'agit d'une statistique étonnante.
Pourquoi les gestionnaires de la paie démissionnent-ils ?
Davantage de responsabilités depuis la pandémie. Dans l'ensemble de la population active, 49 % des collaborateurs déclarent que le fait d'assumer de plus en plus de responsabilités sans être mieux rémunérés les rend insatisfaits quant à leur emploi actuel.5 Les équipes de gestion de la paie ont également dû faire face à un rythme de changement sans précédent dans leur travail quotidien, dans un contexte de bouleversement général de la main-d'œuvre. (Par exemple, 49 % d'entre eux disent qu'ils constatent une augmentation des demandes d'ajustement de salaire à la suite des modifications apportées au travail flexible.)
En prenant l'exemple du Royaume-Uni, la plupart des professionnels de la gestion de la paie ont vu leur salaire augmenter au cours des 12 derniers mois, bien que la majorité des collaborateurs des entreprises de plus de 1 000 personnes déclarent une augmentation de salaire de seulement 1 à 3 %.2 Il est intéressant de noter que les collaborateurs qui n'ont pas reçu d'augmentation de salaire ne signalent aucune réduction de la quantité de changements qu'ils doivent gérer dans leur rôle, 44 % d'entre eux déclarant qu'ils gèrent et réagissent à des demandes changeantes dans leur rôle au moins une fois par semaine.2 (En outre, ils peuvent être amenés à gérer simultanément la mise en œuvre de nouveaux systèmes de gestion de la paie et des effectifs, de services partagés et d'ERP.2)
Une tendance intéressante montre qu'un plus grand nombre de postes dans la gestion de la paie internationale sont maintenant diffusés. Il s'agit d'une évolution manifestement positive, mais il se peut que les entreprises aient à combler un déficit de compétences et de connaissances. Melanie Pizzey commente, « De plus en plus d'entreprises profitent des possibilités d'employer des personnes à l'étranger, car elles ont vu la preuve qu'une main-d'œuvre dispersée dans le monde entier peut être un atout. Cela peut toutefois représenter un grand changement et un défi pour les équipes de paie. Dans un cas récent, une responsable de paie britannique s'est vue soudainement demander de calculer la paie d'un salarié qui venait d'être recruté en Chine. Elle pensait pouvoir utiliser le système local britannique de l'entreprise pour le faire, n'ayant jamais été confrontée à la gestion de la paie d'une population mondiale de collaborateurs. »
Les raisons liées à la démographie. Historiquement, les équipes de gestion de la paie ont toujours compté un nombre disproportionné de travailleurs âgés. La pandémie a incité de nombreuses personnes à précipiter leur départ à la retraite, ce qui a rendu la fonction de gestionnaire de paie particulièrement vulnérable à l'attrition.
Les femmes sont également surreprésentées dans la population des professionnels de la paie. Selon Melanie Pizzey, « la nature "permanente" des emplois dans le domaine de la gestion de la paie ne se prête pas forcément au travail à temps partiel, ce qui désavantage le nombre plus élevé de femmes qui souhaitent adopter ce rythme de travail. Les pratiques organisationnelles actuelles ne facilitent pas les accords de partage d'emploi, que les femmes peuvent préférer par rapport aux hommes ».
Faut-il déserter une fonction défaillante ? L'ancienneté moyenne dans la fonction paie pourrait être en baisse, mais le personnel reste généralement dans le milieu de la gestion de la paie, selon Melanie Pizzey. « En tant que professionnels, les gestionnaires de la paie ne veulent pas échouer, ils savent qu'il est important de bien faire les choses », dit-elle. La question est de savoir si les entreprises font suffisamment d'efforts pour les soutenir dans cet engagement. Alors que deux tiers des entreprises dans le monde rapportant un taux d'exactitude de la paie inférieur à 89 %,1 les entreprises investissent-elles suffisamment dans cette fonction essentielle ?
Assurez-vous que le manque de compétences dans la gestion de paie ne freine pas la croissance de votre entreprise.
Alors que votre entreprise se prépare à une expansion à l'étranger, il se peut que vous fassiez partie des 71 % des personnes interrogées dans le cadre de notre enquête qui développent leur équipe de gestionnaires de la paie dans l'ensemble de leurs activités internationales, ou des 62 % qui la développent dans un ou deux pays.1 Vous reconnaissez peut-être vos propres difficultés à recruter des talents dans le domaine de la paie parmi les 48 % qui disent avoir du mal à trouver des personnes ayant des compétences en gestion de la paie en dehors de l'entreprise.1
La liste de souhaits des entreprises en termes de compétences en gestion de la paie s'allonge de plus en plus. Avez-vous une vision claire des profils de compétences nécessaires pour soutenir l'expansion de votre entreprise ? Comment pouvez-vous structurer votre organisation de paie interne afin d'optimiser les compétences de votre personnel et celles des partenaires d'externalisation de la paie internationale ?
Téléchargez notre Guide des compétences de paie pour les entreprises en expansion internationale
1. ADP, Le potentiel de la paie : enquête mondiale sur la gestion de la paie en 2022
2. ADP et CIPP, la gestion de la paie dévoilée : Le nouveau visage de la gestion de la paie, 2022
3. Enquête comparative mondiale sur la gestion de la paie Deloitte 2022
4. Deloitte analysis 2017. Labor spending or overspending?
5. ADP Research Institute, People at Work 2022 : l'étude Workforce View
