Vous voulez adopter un logiciel de paie pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation ? Une initiative qui va soulager votre équipe RH. Les solutions de paie jouent en effet un rôle essentiel dans la gestion des salaires et des cotisations sociales.

Quels sont les fonctionnalités clés et les avantages d’un logiciel de gestion de la paie ? Comment les éditeurs gèrent-ils les problématiques de sécurité et de conformité ? Quel outil choisir selon la taille de votre entreprise ? Trouvez des réponses dans cet article.

SOMMAIRE

Qu’est-ce qu’un logiciel de paie et pourquoi cet outil est-il nécessaire ?

Un logiciel de paie est une solution digitale conçue pour gérer, automatiser et rationaliser le processus de rémunération des personnes salariées de votre entreprise. Il exécute le calcul des salaires, des déductions, des retenues liées aux impôts et d’autres avantages. Avec un tel outil, vous payez toujours votre personnel dans les délais.

L’adoption d’une solution de gestion de la paie est la clé pour :

  • Automatiser vos processus de rémunération
  • Éliminer les erreurs humaines
  • Garantir le respect des obligations légales.

Quelles sont les fonctionnalités clés d’un logiciel de paie ?

Les solutions de paie offrent quatre fonctionnalités clés : la gestion des informations personnelles des membres de votre organisation, le calcul des salaires et des cotisations sociales, l’édition des bulletins de paie et la gestion des déclarations sociales. Examinons chacune de ces fonctionnalités.

La gestion des informations personnelles

Toutes les solutions de paie vous permettent de gérer les informations individuelles des personnes salariées de votre organisation. Coordonnées, contrat de travail, rémunération : les données personnelles sont stockées à un emplacement unique et sécurisé. Avec un bon logiciel de paie, l’ensemble des parties prenantes bénéficie d’une transparence et d’une visibilité optimales.

Le calcul des salaires et des cotisations sociales

Un logiciel de paie vous permet d’automatiser l’ensemble des processus liés à la gestion de la rémunération. Votre outil s’occupe donc automatiquement du calcul des salaries, des heures travaillées, des congés, des primes, des déductions et des cotisations sociales. En optant pour une telle solution, vous aidez votre département RH à économiser un temps précieux.

L’édition des bulletins de salaire

L’édition automatisée des bulletins de paie de chaque personne salariée de votre organisation est la fonctionnalité clé de toutes les solutions de gestion de la paie. À partir d’informations que vous lui fournissez, votre logiciel édite automatiquement chaque fiche de paie. À la clé : des bulletins de salaires dématérialisés conformes à la réglementation en vigueur.

Par ailleurs, vous pouvez planifier l’envoi mensuel automatique des fiches de paie à tous les membres de votre organisation.

La gestion des déclarations sociales

La gestion automatique des déclarations et des paiements des cotisations sociales est un véritable soulagement pour votre service RH. En effet, les déclarations sociales comme la Déclaration Sociale Nominative (DSN) sont parties intégrantes des activités de gestion de la rémunération. Certaines solutions de paie exécutent automatiquement ces tâches en déposant les déclarations auprès des organismes compétents.

Quels sont les avantages d’un logiciel de paie ?

L’adoption d’un logiciel de gestion de la paie présente des avantages majeurs pour votre organisation :

  1. Gain de temps et d'efficacité : l’automatisation des tâches fastidieuses et répétitives liées à la rémunération vous permet de libérer de la capacité et donc de booster vos performances.
  2. Réduction des erreurs : la réalisation des calculs par votre solution de gestion de la paie élimine les risques d'erreurs humaines et le travail de correction connexe.
  3. Reporting et analyse des données : le logiciel vous fournit des insights précieux sous forme de rapports détaillés sur la masse salariale, les coûts et les performances de votre entreprise.
  4. Suivi en temps réel : la possibilité de suivre en temps réel l'évolution des données de paie et d'anticiper les besoins en ressources vous permet de gagner en agilité.

Solutions de paie : comment les éditeurs gèrent-ils les questions de sécurité et de conformité ?

Sécurité des données

Votre organisation doit protéger les données sensibles de chacun de ses membres. Choisir un éditeur qui prend toutes les mesures de sécurité nécessaires à cette protection est donc indispensable. Lors du choix de votre prestataire, vérifiez que :

  • Vos données sont hébergées en Europe, conformément au RGDP
  • Toutes les données sont chiffrées pour optimiser la protection des informations sensibles
  • Trois niveaux de sauvegarde des données (quotidienne, hebdomadaire et mensuelle) sont mis en place à différents endroits
  • Le taux de disponibilité des services est maximal (certains éditeurs offrent 99 % de disponibilité)
  • L’éditeur s’engage clairement sur l’utilisation de technologies de sécurité et est capable de les énumérer
  • L’authentification renforcée contrôle l’accès des utilisateurs à l’application
  • La personne déléguée à la protection des données personnelles est facilement joignable.

Conformité réglementaire

Un éditeur de logiciel de paie performant anticipe les évolutions légales et réglementaires pour garantir le respect du cadre juridique. Prélèvement à la source, évolution du montant du SMIC, prime d’inflation ou autre changement : vos bulletins de paie restent conformes et vous vous débarrassez du travail de modification.

Comment choisir votre logiciel de paie ?

Choisir un éditeur qui garantit la sécurité des données et la conformité réglementaire est indispensable. Vous devez également opter pour un outil adapté à votre secteur d’activité et aux besoins spécifiques de votre organisation.

Leader fort de 70 ans d’expérience, ADP vous offre des logiciels de paie adaptés à la taille de votre organisation :

  • ADP PEGASE pour les TPE PME de 1 à 50 personnes
  • ADP DECIDIUM pour les PME ou grandes entreprises de 50 à plus de 5 000 personnes
  • ADP LINK pour les grandes ou très grandes entreprises complexes de plus de 5 000 personnes.

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