L'évaluation de l'impact d'une année d'activité en période de pandémie revient à essayer de calculer l'âge d'un animal de compagnie : il est tentant de multiplier par la puissance X pour obtenir un équivalent en cycles économiques « normaux ».
Au cours de cette période, beaucoup d'entreprises ont multiplié leurs initiatives de transformation numérique et de dématérialisation. Cette accentuation soudaine de la courbe d'adoption de la technologie ébranle les modes de travail établis. Cela incite les dirigeants d'entreprises à reconsidérer la valeur générée par l'externalisation de solutions technologiques et les partenariats complexes associés.
Un écosystème croissant de collaborateurs internes et externes
L'externalisation, sous différentes formes, existe depuis la révolution industrielle, bien qu'elle ne soit devenue une stratégie courante au sens moderne que dans les années 1980. Depuis lors, de nombreuses entreprises ont misé sur les avantages de la collaboration avec des partenaires externes pour :
- optimiser la productivité et les coûts ;
- accéder aux nouvelles technologies et aux viviers de talents ;
- les aider à se repositionner en fonction des cycles économiques et des tendances émergentes.
Au sortir de la pandémie, les dirigeants des entreprises en pleine expansion internationale accordent une plus grande attention à leurs réseaux de valeur d'externalisation, car ils cherchent des moyens de s'adapter aux attentes et aux dynamiques de la « nouvelle normalité ».
Dans le même temps, de nombreuses entreprises voient s'estomper les frontières entre les catégories de collaborateurs. Les salariés à temps plein et à temps partiel, les travailleurs temporaires et les tiers tels que les indépendants et les consultants occupent tous une place essentielle au sein de l'écosystème de collaborateurs, qu'ils relèvent directement ou non de la paie.
Pourquoi les entreprises externalisent-elles la paie ?
Voici un exemple très représentatif : il y a plusieurs dizaines d'années, le service de paie figurait parmi les premières fonctions non essentielles que les entreprises décidaient de sous-traiter. (Fondée en 1949, ADP s'est positionné à l'avant-garde de ce nouveau secteur en tant que prestataire de traitement manuel de la paie.)
Les raisons pour lesquelles les entreprises externalisent leurs opérations de paie ont peu changé au fil des ans. Il est fréquent que la décision soit due à une goutte d'eau qui fait déborder le vase, comme des sanctions en cas de non-conformité, une atteinte à la sécurité des données ou un turnover du personnel lié à des erreurs dans le calcul des salaires. Sur une note plus prosaïque, les responsables des RH et des finances externalisent la paie lorsque le personnel ou les technologies sont limités en interne.
Ces motivations prévalent aujourd'hui, et d'autres d'objectifs plus stratégiques apparaissent en haut des priorités des entreprises en quête de croissance, à savoir :
Amélioration de l'efficacité opérationnelle, maitrise des coûts et amélioration de la performance : 57 % des professionnels de la paie déclarent examiner la manière dont leur entreprise peut gérer la paie avec moins de personnel spécialisé.1
Accès à des outils de reporting et d'analyse plus performants dans le cadre de la transformation numérique : 87 % des professionnels de la paie considèrent les données de paie comme un élément fondamental de leurs stratégies de croissance.2
Intégration des données de paie à d'autres applications RH et systèmes de gestion de temps et d'activités : 25 % d'entre eux prévoient de renforcer l'intégration du système de paie à d'autres systèmes essentiels de l'entreprise.1
L'incidence de la pandémie sur l'externalisation de la paie internationale
Le marché mondial des services d'externalisation de la paie devrait afficher un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 5,72 % entre 2021 et 2025.3 À quoi une telle croissance est-elle due ?
Suite à la pandémie de COVID-19, les entreprises ont commencé à étendre leur écosystème de prestataires et de fournisseurs. Ils coopèrent maintenant avec un plus large éventail de partenaires en réponse à plusieurs changements socio-économiques majeurs. (Parmi eux, les perturbations de la chaîne d'approvisionnement, la transition vers des effectifs plus dispersés du point de vue géographique et le fait que les consommateurs s’intéressent de plus en plus aux avantages de la coopération mondiale).
L'enquête sur la gestion de la paie internationale d'EY4 confirme le point de bascule au sein de la fonction de paie : « Depuis 2019, on observe une baisse de 9 points de pourcentage parmi les personnes interrogées choisissant de gérer principalement leurs opérations de paie en interne. ». Soit l'inverse de la tendance passée – les entreprises choisissaient auparavant de ramener les opérations de paie en interne (elle était passée de 28 % en 2013 à 45 % en 20194).
On peut dire que le développement du travail à distance est le changement le plus important au niveau des opérations de paie des entreprises. Dans un contexte de confinement et en raison des difficultés logistiques, les entreprises qui traitaient la paie sur place ont été contraintes de se tourner rapidement vers des solutions externalisées basées sur le cloud.
Dans le même temps, les entreprises dont les opérations de paie étaient déjà partiellement ou totalement externalisées ont cherché à étendre la couverture des prestataires, en raison de divers facteurs liés à la pandémie :
- La nécessité de se démarquer avec l'expérience salarié. Les responsables des RH et des finances ont compris les avantages qu'il y avait à répondre aux attentes élevées des collaborateurs et le potentiel stratégique de la paie en tant que facteur de différenciation concurrentielle dans un contexte de turnover record.
- Des types de contrats de travail de plus en plus complexes. Les lois régissant les arrangements non conventionnels tels que le travail indépendant, la semaine de travail de quatre jours et la délocalisation du personnel vers de nouveaux sites nécessitent généralement une plus grande expertise externe.
- Des pressions concurrentielles croissantes. Le contexte économique incertain a renforcé la nécessité pour les entreprises de se concentrer sur les compétences stratégiques et de libérer leur personnel des activités de back-office chronophages. Cela concorde avec une augmentation considérable des exigences de conformité, les méthodes ayant évoluées avec la pandémie.
- Priorité à la croissance. La croissance post-pandémique effrénée de nombreuses entreprises internationales demande de rationaliser les processus de paie et requiert un meilleur accès aux données. Ces deux éléments aident les entreprises ambitieuses à mettre en pratique vitesse et développement lorsqu'elles pénètrent les marchés étrangers. À l'heure où de nombreux pays cherchent à attirer les investissements internationaux, les entreprises qui saisissent les opportunités financières et stratégiques internationales devront établir des partenariats afin de tenir compte des complexités locales.
Quels sont les principaux aspects à prendre en compte concernant votre fonction de paie internationale, et comment trouver le juste équilibre entre les ressources internes et l'expertise externalisée ?
Organisation d'un écosystème de partenaires de paie
1. Parvenir à un consensus sur le nombre optimal de partenaires de gestion de la paie pour votre entreprise
Voici quoi répondre à toutes les entreprises qui vous diront qu'un seul prestataire de paie internationale ne peut pas gérer tous les besoins de paie multi-pays : de nombreux clients d'ADP ont des stratégies de paie externalisée et vous diraient volontiers le contraire.
Le fait de s'associer à un plus grand nombre de prestataires de paie dégrade-t-il intrinsèquement la qualité de la relation entre le fournisseur et le client ? Il est vrai que la multiplication des partenariats a forcément des conséquences :
- plus de responsabilités en matière de gestion des prestataires et de communication ;
- moins de contrôle interne ;
- implications financières ;
- sans oublier la nécessité de mettre en place une approche technologique délibérément intégrée afin de gérer un vaste écosystème de prestataires.
Votre vision de la fonction paie déterminera le degré de consolidation nécessaire afin d'en faire un atout stratégique de votre entreprise. Êtes-vous en quête de partenaires externes afin d'accompagner votre équipe paie en interne, ou afin d'assumer l'essentiel du travail par le biais d'externalisation complète ?
Le nombre optimal de partenaires dans votre écosystème ne doit pas dépendre de la taille ou de la localisation de vos effectifs, mais de ce qui est le plus cohérent pour votre entreprise. Un véritable partenaire aura à cœur de défendre les intérêts de votre entreprise, quelle que soit l'incidence sur la configuration de son propre réseau de valeur.
Quel est le nombre magique ?
Selon EY, le nombre moyen de prestataires de paie (pour les entreprises internationales) est de cinq4. Certaines entreprises seront confrontées à des structures et à des politiques internes qui empêcheront l'adoption d'une solution de paie unique. D'autres travailleront avec un seul prestataire incapable de couvrir tous les pays. D'autres encore se heurteront à des limitations en matière de sécurité des données qui entraveront la mise en place d'un modèle mondial de gestion de la paie dans l'ensemble des pays au sein desquels elles sont implantées.2
2. Atténuer le risque d'interdépendances
Nous avons déjà vu quelques risques, mais nous devons en examiner d'autres, notamment dans le domaine des licences technologiques.
- Comment les technologies individuelles des prestataires interagissent-elles entre elles, et comment cela peut impacter négativement votre entreprise ?
- Avez-vous identifié et examiné tous les types de risques que présente le partage de données entre prestataires ?
- Si vous avez collaboré avec un partenaire commercial afin de créer une application, devez-vous protéger votre entreprise grâce à la propriété intellectuelle (PI) commune ?
- Avez-vous étudié la rentabilité de l’ensemble des prestataires externes pour vérifier qu’ils contribuent davantage à votre réseau de valeur que vos ressources internes ?
3. Élaborer une stratégie afin de coordonner ces relations interconnectées et en tirer parti
La gouvernance des fournisseurs ne se résume pas à la mise en place d'une équipe dédiée responsable de contrôler les coûts et d'atténuer les risques. Comment vous assurer que votre réseau de prestataires de paie externalisée collabore le plus efficacement possible ?
Commencez par cartographier au sein de l’écosystème, les interactions et les processus de bout en bout. Identifiez les points faibles et les mesures à prendre pour suivre non seulement les performances individuelles, mais aussi l'efficacité d'ensemble du réseau.
Quelles sont les caractéristiques d’un partenariat d'externalisation de la paie internationale rentable ?
L'externalisation n'est pas seulement une fin en soi : de nos jours, les entreprises ont besoin d’un véritable partenaire. Mais quels critères faut-il absolument avoir à l'esprit lors du choix d'un tel partenaire de gestion de la paie, et quels sont les risques inhérents ? Comment pouvez-vous établir une relation de confiance et vous assurer qu'elle est assez solide pour résister à d'éventuelles restructurations, scissions et expansions ?
Nous avons rédigé un guide pratique pour vous aider à évaluer un potentiel partenaire de gestion de la paie et vous assurer qu'il dispose de l'expérience et de l'habileté nécessaires pour devenir un membre clé de votre réseau de valeur. Téléchargez-le ici
1. ADP, Le potentiel de la paie : enquête mondiale sur la gestion de la paie en 2022
2. ADP, Le potentiel de la paie : enquête mondiale sur la gestion de la paie en 2021
3. Technavio, « Payroll Outsourcing Services Market by Product, Application, and Geography — Forecast and Analysis 2021-2025 »
4. EY Global Payroll Survey 2022
