Toujours plus sollicités, toujours plus sous pression, des effectifs réduits, des niveaux de compétence qui déclinent, un turn over incessant… C’est le quotidien des responsables de la paie dans les PME. Et si vous donniez un nouveau souffle à votre action, en repartant sur des bases saines et en reprenant de la hauteur ?
Le manque de temps dans les PME est une réalité clairement identifiée, et ce, depuis de nombreuses années ! En 2014 déjà, une étude menée sous l’impulsion d’American Express par Ipsos, faisait apparaître qu’il manquait en moyenne 3h18 par jour à un dirigeant de PME pour accomplir l’ensemble de ses missions. Depuis, la transformation digitale des PME et des ETI, la crise sanitaire, l’adoption du travail hybride, n’ont pas arrangé la situation ! Pire, la course contre le temps ne se limite plus au seul chef d’entreprise. Les fonctions-clés dans les organisations sont toutes concernées par cette réalité.
Les responsables paie comme les responsables RH n’échappent pas à la donne ! La sensation de manquer de temps et le stress occasionné par une urgence perpétuelle, finissent par créer une usure sur les collaborateurs les plus engagés. Une usure qui a un impact sur la santé mentale des équipes paie… autant que sur la qualité de la gestion de la paie. Une double-peine dont les conséquences sont délétères !
Notre récente étude sur Le potentiel de la paie en 2024, révèle que le manque de temps nourrit le manque de temps. En effet, ce manque de temps impacte la qualité et l’exactitude de la paie et les erreurs s’accumulent !
Or, la résolution de ces problèmes prend un temps considérable, avec un tiers des personnes interrogées (32 %) admettant qu'il faut au moins deux cycles de paie pour rectifier les erreurs de rémunération, tandis que 22 % déclarent que ces problèmes surviennent en milieu de cycle, ce qui génère des difficultés de traitements supplémentaires. Parmi les participants à notre enquête, moins d’une entreprise sur trois (28 %) prévoit une amélioration de l'exactitude de la paie des salariés pour les deux à trois prochaines années…
Face à cette situation, les responsables paie sont-ils vraiment impuissants ?
Les équipes paie et leurs managers ont trop souvent la sensation de subir les évènements, de ne plus avoir le contrôle de leur temps, ni de leurs priorités. Cette urgence permanente, aggravée par un absentéisme galopant, met à mal les talents les plus motivés qui enchaînent les tâches les unes après les autres, sans jamais avoir le temps de prendre du recul et de réfléchir à une stratégie à long terme.
Selon le 1er Baromètre des compétences managériales 2024 réalisé par Actinuum, spécialisée dans la formation des managers, 76% d’entre eux considèrent même manquer de temps pour se former… Il est pourtant possible de sortir de ce cercle vicieux et redevenir maître de son temps. En adoptant les bonnes stratégies et en mettant en place les outils adéquats, vous pouvez aider vos équipes à renouer avec une certaine sérénité et améliorer significativement leur efficacité.
Quelles pistes explorer pour reprendre le contrôle du temps ?
C’est bien la question centrale à laquelle il n’existe pas une mais plusieurs réponses possibles en fonction de la réalité de votre entreprise.
Pour sortir de la spirale du temps, vous devez tout mettre en œuvre pour aider les responsables paie à mieux s’organiser en adoptant des logiciels de gestion de projet par exemple. Ces solutions permettent d’affecter des tâches précises à chaque membre de l’équipe et de fixer un cadre de suivi plus rigoureux des missions et objectifs de chaque collaborateur.
Et si vous aidiez les responsables paie à prendre du recul ?
Le manque de recul est l’une des principales conséquences de la course contre le temps. Pour reprendre davantage de champ, les responsables de la paie doivent pouvoir identifier les moments de la journée où ils sont le plus productifs et tout mettre en œuvre pour les préserver et ainsi éviter les interruptions. Cela passe notamment par le fait d’apprendre à dire non aux demandes non urgentes et aux sollicitations rendues sur fréquentes et si aisées, avec les solutions collaboratives comme Teams ou Slack par exemple.
Pour atténuer la tension qui pèse sur votre équipe, l’une des solutions, c’est aussi l’externalisation de la paie qui intervient comme une promesse de libérer vos collaborateurs des tâches les plus chronophages, afin de les concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Une opportunité de replacer le Responsable Paie dans une posture de stratège, moins contraint par des enjeux purement opérationnels, afin d’améliorer le bien-être au travail des équipes chargées de la paie tout en fiabilisant l’ensemble des processus !
Envie d’aller plus loin et d’envisager d’externaliser la gestion de la paie ? Agissez avec méthode et téléchargez notre guide intitulé :
Cinq étapes pour une paie sans souci !
