Gérer les effectifs de façon moderne est un défi que l’utilisation d’un logiciel de gestion du personnel peut aider à relever. De nombreux employeurs considèrent que les logiciels de workforce management sont essentiels au fonctionnement quotidien de leur entreprise.

Sous l’angle du workforce management (ou WFM), la gestion du personnel cherche à atteindre une affectation stratégique et optimale des personnes, des ressources, des tâches, des temps de présence, et de garantir la conformité avec un droit du travail en constante évolution.

Un logiciel de gestion du personel aide à optimiser la masse salariale et la paie, les ressources humaines, le suivi des heures et la gestion des absences.

Un logiciel de gestion des effectifs permet aussi d'améliorer les relations avec les employés, la planification et la communication interne. Une gestion précise des heures de pointe a un effet positif sur le service à la clientèle et sur la maîtrise de la masse salariale, pour un meilleur résultat net.

Dans l’objectif d'optimiser la productivité et de réduire les risques de non-conformité, le logiciel de workforce management est d’une aide précieuse.

Le rôle du logiciel de gestion du personnel dans le traitement des salaires

Un logiciel de gestion du personnel s'intègre au traitement des salaires en saisissant des données précises et actualisées sur les heures de travail. Des processus automatiques contrôlent la conformité et réduisent le risque d'erreurs, pour une paie aussi précise et juste que possible.

L'intégration avec le logiciel de paie garantit un transfert fluide des données entre les plateformes, les données de temps de travail et d’absence étant automatiquement saisies par le logiciel de WFM. 

Grâce à une gamme d'interfaces de programmation d'applications (API), ADP Marketplace et ADP API Central optimisent le processus par partage instantané et automatique des données.

Le suivi des heures et des congés est directement intégré au calcul de paie, suivant une source d’information unique. L’automatisation élimine la saisie manuelle des données, fluidifiant le processus de paie et réduisant les risques d’erreur et de non-conformité.

Les avantages à intégrer un logiciel de workforce management aux systèmes de paie

L'intégration d'un logiciel de gestion des effectifs au logiciel de paie procure de nombreux avantages, comme la synchronisation entre les données des effectifs et celles de la paie. Cela minimise les erreurs et assure un traitement des salaires exact et aux bonnes dates.

Vous gagnez également du temps grâce à la suppression du transfert manuel de données entre des systèmes incompatibles. Cette automatisation réduit ainsi vos charges administrative.

Les systèmes centralisés intégrés procurent également plus de sécurité et de conformité aux exigences légales.

Les règles du Code des impôts français sont appliquées automatiquement et le système peut signaler un problème juridique lié aux heures supplémentaires ou aux absences.

Les informations en temps réel fournies par l'intégration du système de gestion du personnel et du système de paie permettent aussi d'améliorer la prise de décision. Le suivi centralisé des salaires, des temps d’activité, des soldes d’heures, et des performances des employés permet de visualiser les effets de vos efforts en recrutement et productivité, et leur impact sur les résultats.

Les défis des logiciels de gestion du personnel

L'intégration d'un nouveau logiciel de gestion des effectifs à un système de paie peut s’accompagner de challenges.

Cette opération peut nécessiter d’y consacrer beaucoup de temps et de ressources, en fonction de votre configuration actuelle. Si vous utilisez déjà un système de gestion des effectifs, les données nécessaires à l'intégration sont déjà disponibles, ce qui facilitera le processus. En revanche, centraliser des systèmes manuels avec des registres de données différents nécessite plus de temps, et une planification adéquate du calendrier d'intégration.

Les risques d'incompatibilité sont un autre défi auquel les entreprises sont confrontées. Certains logiciels ont du mal à s'intégrer correctement. Dans ce cas, il peut être judicieux d’investir dans un nouveau système capable de gérer le personnel et la paie de manière transparente. Vous ferez des économies à long terme.

Le logiciel de gestion du personnel doit aussi répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. C’est un investissement stratégique qui doit impliquer les équipes des RH, de la paie et de la comptabilité, afin que la solution choisie réponde aux objectifs plus larges de l'organisation.

Lors de vos recherches, donnez la priorité aux fonctionnalités, à l'intégration, et comparez les solutions en rapport avec la crédibilité de la marque, les commentaires des clients et le niveau d’assistance.

Vous aurez aussi besoin d'une solution RH flexible capable d'évoluer avec la croissance de votre entreprise. Un système bien conçu doit être capable de gérer une augmentation des activités et de leur complexité, vous permettant d'économiser du temps et de l'argent à mesure que votre entreprise se développe.

Études de cas

Sage a choisi ADP comme partenaire mondial pour la gestion de la paie. Sage recherchait une solution adaptée à une entreprise de sa taille.

Charlotte O'Driscoll, directrice des projets de paie et de ressources humaines de Sage, explique comment ADP a aidé Sage à simplifier la gestion de la paie. « Nous avons choisi ADP. C'est le leader du marché des opérations de paie multi-pays et sa solution est très évolutive. Cela nous permet de nous développer et de nous adapter aux besoins de l’entreprise. »

Les défis de Sage :

  • Avec 14 solutions de paie distinctes utilisées dans le monde entier, Sage était confronté à des processus fragmentés. Il était essentiel de consolider ces processus disparates en une solution unifiée et « source unique de vérité ».
  • L'ensemble de règles, de réglementations, de systèmes bancaires et d'exigences de conformité de chaque pays ajoutait encore de la complexité.
  • En tant qu'entité multinationale, Sage devait relever des défis considérables pour opérer à l'échelle mondiale.

L'aide d'ADP :

  • La plateforme GlobalView Payroll d'ADP, basée sur le cloud, simplifie la gestion de la paie au niveau mondial. Elle offre un système d'enregistrement unifié pour les données des employés et tient compte des réglementations locales en matière de processus de paie afin de garantir la conformité.
  • ADP Celergo permet aux professionnels des RH de gérer efficacement la paie dans plusieurs pays et d'accéder sans effort aux données des employés. ADP Celergo rationalise les changements, les calculs et les rapports, standardise les processus de paie internationaux et fournit des outils d'aide à la conformité.
  • Les deux solutions offrent au personnel un portail convivial en « libre-service » pour accéder aux bulletins de paie et aux informations fiscales.

Lorsqu'ils sont correctement intégrés, les logiciels de gestion des ressources humaines et de paie peuvent révolutionner vos fonctions RH et augmenter votre productivité, tout en garantissant une conformité totale.

La centralisation des informations salariales permet de gagner du temps et des ressources, tout en améliorant la qualité de vos données. Avec un seul système :

  • Les données circulent automatiquement entre les systèmes de gestion du personnel, des temps et de la paie, ce qui vous permet d'établir des rapports en toute confiance.
  • Vous améliorez l'expérience utilisateur pour vos employés, cela aide à mieux impliquer votre personnel.
  • Vous minimisez les risques liés à la conformité en éliminant la saisie manuelle des données entre les systèmes.

ADP est une solution globale de confiance, avec une technologie de pointe conçue pour faciliter l'intégration des logiciels de gestion des effectifs et de la paie.

Les logiciels d'ADP, basés sur le cloud, permettent aux entreprises de simplifier la gestion des données et de paie, de façon précise et sans erreur.

Réservez une démonstration pour voir comment ADP peut vous aider à rationaliser votre gestion du personnel, de la masse salariale et de la paie dès aujourd'hui.