Qu'est ce que la fiche de paie dématérialisée?
La fiche de paie dématérialisée est une version digitale de la traditionnelle feuille de paie imprimée sur papier. La fiche de paie en ligne est éditée et distribuée via un logiciel de paie, sur un portail web sécurisé et accessible en libre-service aux membres de votre organisation. Les collaborateurs peuvent consulter leur fiche de paie dématérialisée directement en ligne, l'imprimer, et communiquer avec leur manager au sujet de leur paie.
Pour la plupart des entreprises, l'amélioration de la productivité et la satisfaction des collaborateurs sont des objectifs cruciaux. Un logiciel de paie peut vous y aider, car il simplifie radicalement les tâches de gestion des salaires, notamment grâce aux fiches de paie dématérialisées. Ce guide sur la dématérialisation du bulletin de paie présente les principaux aspects des fiches de paie dématérialisées et les avantages que votre entreprise peut obtenir en les mettant en place.
Quels sont les avantages de la fiche de paie dématérialisée ?
La transition vers le bulletin de paie en ligne présente à la fois des avantages pour les employeurs et pour les employés. En premier lieu, les fiches de paie dématérialisées génèrent un gain de temps collectif grâce à l'automatisation et à la digitalisation de la paie. La dématérialisation de la fiche de paie apporte aussi d'autres avantages à vos collaboratrices et collaborateurs :- Accès facile et rapide aux fiches de salaires avec un compte personnel sécurisé disponible en ligne.
- Consultation à tout moment des fiches de paie dématérialisées sans besoin d'attendre le document imprimé.
- Élimination des risques de perte des fiches de paie avec le stockage en ligne des bulletins de paie.
Au-delà de la dématérialisation du bulletin de paie, l'adoption d'un service de paie digital a des effets bénéfiques sur votre activité :
- Réduction des coûts associés à la gestion, à l'impression et à la distribution de fiches de paie papier
- Élimination des frais associées au classement et à l’archivage des bulletins imprimés
- Augmentation de la capacité et de la productivité de votre service RH avec l’automatisation des processus
- Sécurité accrue et confidentialité des données garanties par les logiciels de paie
- Modernisation de l’image de votre organisation à travers vos initiatives de transformation digitale
- Diminution des risques de fraude et d’erreur humaine due à la saisie manuelle
- Démarche de durabilité avec la réduction de votre empreinte écologique
- Conformité aux normes légales et réglementaires en vigueur
Comment la législation française encadre-t-elle l'usage des fiches de paie dématérialisées ?
En France, le bulletin de paie dématérialisé est juridiquement recevable depuis une modification du Code du Travail datant du 13 mai 2009 (articles L3243-2 et L3243-4). Depuis le 1er janvier 2017, vous avez le droit de transitionner vers la dématérialisation de la fiche de paie sans accord préalable des membres de votre organisation. Cependant, vous devez les en informer pour leur donner la possibilité de s’opposer à cette mesure. Le cas échéant, vous disposez de trois mois pour leur remettre le document imprimé.
Vous devez conserver les fiches de paie dématérialisées au moins cinq ans, comme tout autre document légal.
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Découvrez le logiciel de paie d'ADPComment assurer la conformité de votre fiche de paie dématérialisée ?
Pour assurer la conformité de votre bulletin de paie dématérialisé, vérifiez la mention des informations suivantes :
Depuis le 1er juillet 2023, vous devez faire figurer sur la fiche de paie le « montant net social », c’est-à-dire le revenu net de chaque personne employée après déduction de la totalité des prélèvements sociaux obligatoires.
Fiche de paie dématérialisée : choisir la bonne solution
Le choix de votre service de paie en ligne impacte la réussite de vos projets de transformation digitale et de mise en service des fiches de paie dématérialisées. Optez pour un partenaire fiable, qui vous accompagne de l'intégration au déploiement de la solution. Ce partenaire doit collaborer étroitement avec une équipe d'experts juridiques pour intégrer toute évolution du cadre législatif et réglementaire en matière de traitement des salaires. Les services de paie en ligne d'ADP dynamisent vos processus d'entreprise, avec des avantages clés :
- Une solution de paie fiable pour moderniser votre entreprise et gagner du temps
- Notre expertise pour vous accompagner de la transition à l’utilisation
- Une technologie unifiée pour réussir votre parcours de transformation digitale
Cas d’usage des solutions de fiches de paie dématérialisées
Client d'ADP depuis 1994, le groupement d'intérêt économique PMU (Pari Mutuel Urbain) a opté pour la dématérialisation du bulletin de paie avec ADP. L'objectif stratégique de l'organisation était d'offrir des outils RH innovants et performants à ses collaboratrices et collaborateurs. Voici les résultats :
- Une solution de fiche de paie dématérialisée pour tous les membres de l'organisation.
- Un outil totalement intégré avec les plateformes existantes.
- Une réduction des charges de travail pour l'administration du personnel.
Vous voulez en savoir plus ? Consultez le cas client et explorez le parcours de PMU avec ADP.
Pour rester compétitive et se positionner parmi les leaders de son secteur, votre entreprise doit réussir son parcours de transformation digitale. L'automatisation des processus et l'adoption de nouvelles technologies comme l'IA sont désormais incontournables. Le passage à la fiche de paie dématérialisée et aux services de paie en ligne vous font gagner du temps et stimulent les performances de votre organisation. ADP vous propose des plateformes adaptées à votre taille et à vos activités. Nos solutions vous intéressent ? Réservez une démonstration et découvrez les avantages de nos logiciels pour gérer vos fiches de paie dématérialisées.
