Février 2024

La réforme de la validation des acquis de l’expérience (VAE), introduite par la loi « portant mesures d’urgence relatives au fonctionnement du marché du travail en vue du plein emploi », se met en place progressivement avec la publication du décret d’application fin décembre. L’objectif de cette réforme est d’augmenter le nombre de parcours VAE chaque année.

La loi dite « du marché du travail » [1] de décembre 2022 prévoit notamment la création d’un service public de la VAE, un meilleur accompagnement du candidat, le doublement de la durée du congé VAE. Pour la mise en œuvre de l’ensemble de cette réforme, décrets et arrêtés doivent en préciser les contours. Une étape supplémentaire vient d’être franchie, avec le décret[2] du 27 décembre 2023, qui détaille les missions de ce service public, la procédure de la VAE et réduisant les délais de demande du congé VAE.

Les missions du service public de la VAE

Pour rappel, selon la loi « Marché du travail », le service public de la validation des acquis de l'expérience a pour mission d'orienter et d'accompagner toute personne demandant la validation des acquis de son expérience et justifiant d'une activité en rapport direct avec le contenu de la certification visée[3].

C’est un groupement d’intérêt public qui va mettre en œuvre, au niveau national, les missions du service public de la validation des acquis de l'expérience[4]. L'Etat, les régions, Pôle emploi, l’Afpa[5], les opérateurs de compétences et les commissions paritaires interprofessionnelles régionales sont membres de droit du groupement, auquel peuvent adhérer d'autres personnes morales publiques ou privées.

Selon le décret du 27 décembre 2023, la mise en œuvre des missions[6] du service public permet, notamment, à toute personne de bénéficier gratuitement d'une information sur les principes et les modalités de mise en œuvre de la validation des acquis de l'expérience, sur les modalités de financement des actions permettant d'y accéder et sur l'identification, le cas échéant en s'appuyant sur un bilan de compétences, des certifications professionnelles qui sont en rapport direct avec son expérience.

Cette information est délivrée par l'intermédiaire d’un portail numérique[7] « France VAE ». Elle est également rendue disponible auprès des opérateurs de conseil en évolution professionnelle et des centres de conseil sur la validation des acquis de l'expérience, agissant dans le cadre du service public régional de l'orientation.

Une des nouveautés de cette réforme est donc la mise en œuvre du portail numérique dénommé « France VAE » qui sera géré par le groupement d'intérêt public[8]. Ce portail collectant des données personnelles, le décret indique les finalités[9] du traitement, les données[10] qui y seront traitées, encadre les personnes pouvant intervenir[11] sur ces données et fixe leur durée de conservation[12].    

Finalités

Ainsi, les traitements de données personnelles mis en œuvre par le groupement d'intérêt public dans le cadre des téléservices rendus disponibles sur le portail numérique et de l'exploitation du système d'informations que ce groupement d'intérêt public gère pour l'exercice de ses missions ont pour seules finalités :

  • 1° La communication d'informations aux personnes candidates ou souhaitant se porter candidates à un parcours de validation des acquis de l'expérience ;
  • 2° La gestion des demandes d'inscription à de tels parcours ;
  • 3° L'accompagnement, par des personnes certifiées mentionnées sur une liste spécifique, des personnes engagées dans ces parcours ;
  • 4° La gestion de la prise en charge des frais exposés par les personnes engagées dans ces parcours et, le cas échéant, la récupération des sommes indûment perçues ;
  • 5° Le suivi de ces parcours et des certifications professionnelles ou blocs de compétences obtenus dans ce cadre ;
  • 6° La gestion des notifications de recevabilité des demandes de validation des acquis de l'expérience émises par suite des décisions des ministères et organismes certificateurs ;
  • 7° L'inscription des personnes candidates aux séances d'évaluation par les jurys ;
  • 8° La réalisation d'enquêtes ;
  • 9° La production de statistiques nationale et locale à des fins de pilotage, de suivi et d'évaluation des politiques publiques dans le champ de la formation professionnelle.

Données traitées

Au niveau des données traitées, peuvent faire l'objet des traitements mentionnés ci-dessus, dans la stricte mesure où elles sont nécessaires à la poursuite des finalités, les catégories d'informations ou de données suivantes :

  • 1° Données d'identification, données de contact et numéro d'inscription au répertoire national d'identification des candidats à un parcours de validation des acquis d'exploitation ;
  • 2° Données relatives aux certifications professionnelles, aux qualifications, aux expériences et activités des personnes engagées dans un parcours de validation des acquis de l'expérience ;
  • 3° Données relatives au projet professionnel poursuivi ;
  • 4° Le cas échéant, certificat médical d'aptitude nécessaire à la certification envisagée ;
  • 5° Données relatives aux démarches accomplies par les personnes engagées dans un parcours et à la recevabilité de la demande de validation des acquis de l'expérience ;
  • 6° Données relatives à la session d'évaluation du candidat et aux résultats obtenus ;
  • 7° Données relatives au financement du parcours de validation des acquis de l'expérience du candidat ;
  • 8° Données d'identification et de contact des personnes chargées de l'accompagnement ainsi que des personnels dûment habilités des organismes de formation sollicités et des ministères et organismes certificateurs ;
  • 9° Données relatives à la traçabilité des accès et des actions des personnes chargées de l'accompagnement, les ministères et organismes certificateurs, ainsi que les personnes désignées et habilitées à cette fin par le groupement d'intérêt public et des échanges intervenus avec les destinataires.

Le décret porte une attention particulière aux données sensibles pouvant être révélées indirectement par les éléments relatifs aux parcours professionnel et personnel des candidats, lorsqu'ils sont en lien avec la certification visée. Les données sensibles pouvant ainsi être révélées indirectement sont l'état de santé, les opinions politiques, l'appartenance syndicale, les convictions philosophiques et religieuses ou des condamnations pénales, des infractions ou des mesures de sûreté connexes.

Dès lors que ces éléments du parcours professionnel ont été identifiés comme pouvant révéler de telles informations par les personnes désignées et habilitées à cette fin par le groupement d'intérêt public, ils ne peuvent être enregistrés et ne faire l'objet d'échanges limités, que dans la stricte mesure où ils sont nécessaires à la poursuite des finalités.

Personnes pouvant intervenir sur ces données

Sont autorisées à consulter, à enregistrer ou à mettre à jour les données, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître et pour ce qui relève des finalités, les candidats à un parcours de validation des acquis de l'expérience, les personnes chargées de l'accompagnement, les ministères et organismes certificateurs, ainsi que les personnes désignées et habilitées à cette fin par le groupement d'intérêt public.

Sont destinataires, dans des conditions assurant la confidentialité et l'intégrité des données transmises, de tout ou partie des informations, dans les limites strictement nécessaires à l'exercice de leurs missions, les personnes désignées et habilitées à cette fin au sein :

  • 1° Des ministères et organismes certificateurs ou des opérateurs qu'ils désignent ;
  • 2° Des services centraux de l'Etat chargés de la formation professionnelle ;
  • 3° Des services statistiques ministériels compétents en matière de formation professionnelle ;
  • 4° De Pôle emploi (désormais dénommé « France Travail ») ;
  • 5° Des organismes de placement spécialisés dans l'insertion professionnelle des personnes handicapées ;
  • 6° Des missions locales ;
  • 7° Des conseils régionaux ;
  • 8° Des conseils départementaux et de leurs délégataires ;
  • 9° Des opérateurs de compétences ;
  • 10° De France compétences ;
  • 11° De la Caisse des dépôts et des consignations[13] ;
  • 12° Des commissions paritaires interprofessionnelles régionales.

Durée de conservation des données

Les données sont conservées pendant une durée fixée, selon leur catégorie, au regard des finalités qui sont les leurs, par le groupement d'intérêt public, sans pouvoir excéder 12 mois à compter de la date de fin du parcours de validation des acquis de l'expérience ou de la date de la collecte de ces données pour les personnes ne réalisant pas dans ce même délai les démarches, à l'exception des données contenues au sein des pièces comptables, dont la durée de conservation maximale est de 10 ans à compter de la clôture de l'exercice comptable correspondant.

En cas de contentieux, les délais sont prorogés, le cas échéant, jusqu'à l'intervention d'une décision juridictionnelle définitive.

Les démarches du parcours de VAE

Au-delà de la mise à disposition d’informations sur le parcours VAE, le portail numérique « France VAE » permet également l’accomplissement des démarches du parcours de validation des acquis de l’expérience.

Les actions permettant de faire valider les acquis de l'expérience ont pour objet l'acquisition d'une certification professionnelle enregistrée au répertoire national des certifications professionnelles[14].

Depuis la loi « Marché du travail », la VAE permet l’acquisition d'un bloc de compétences d'une certification enregistrée dans ce répertoire et ainsi faciliter l’accès à une VAE partielle.

Le parcours de validation des acquis de l'expérience comprend un accompagnement et, le cas échéant, les actions de formation[15] ou les périodes de mise en situation en milieu professionnel.

Ainsi le ministère ou l'organisme certificateur qui se prononce sur la recevabilité d'une demande peut prendre en compte des activités en lien avec la VAE, de nature différente, exercées sur une même période, les périodes de stage et les périodes de formation initiale ou continue en milieu professionnel ainsi que les périodes de mise en situation en milieu professionnel[16].

Enfin, la loi « Marché du travail » a supprimé[17] la condition liée à la recevabilité de la candidature pour bénéficier de l’accompagnement, si bien que l’accompagnement de la personne peut commencer dès le début de la démarche.

Inscription et phase préparatoire

Le parcours de validation des acquis de l'expérience, qui débute par l'inscription, comprend une phase préparatoire à l'issue de laquelle est examinée la recevabilité de la demande de validation et, sous cette réserve, une évaluation par le jury.

Les personnes souhaitant s'engager dans un parcours de validation des acquis de l'expérience procèdent à leur inscription sur le portail numérique[18] en sélectionnant la certification professionnelle ou le bloc de compétences visés. Cette inscription est ouverte à toute personne qui n'est pas déjà engagée dans un parcours de formation initiale pour cette même certification professionnelle.

Dès cette inscription, elles peuvent, à leur demande, bénéficier d'un accompagnement personnalisé mis en œuvre par une personne, disposant de la certification, qu'elles choisissent au sein d'une liste mise à disposition sur le portail. Le groupement d'intérêt public retire de cette liste les personnes ne respectant pas les obligations liées à leurs missions.

C’est un arrêté du ministre chargé de la formation professionnelle (à paraître) qui définira les modalités d’accompagnement de la personne disposant de la certification. Cette personne pourra accompagner le candidat dans ses démarches, y compris en étant habilité par lui à en effectuer certaines pour son compte, dans la constitution des dossiers et pièces justificatives et dans la mobilisation des financements. L’accompagnant conseille aussi le candidat sur les formations complémentaires utiles à la validation visée ou à la préparation de son évaluation. Après que le candidat lui a indiqué celles qu'il entendait entreprendre, il émet un avis sur l'adéquation des éléments.

Le candidat peut bénéficier de la prise en charge, par le groupement d'intérêt public, dans des conditions fixées par décision de son assemblée générale, des frais nécessaires à son accompagnement à la validation des acquis de l'expérience ou d'un ou plusieurs blocs de compétences nécessaires à cette validation. Le cas échéant, il peut bénéficier de co-financements par les membres constitutifs du groupement d'intérêt public ou par d'autres financeurs, notamment par l’AGEFIPH ou par la mobilisation du compte personnel de formation.

Dossier de recevabilité

L'examen de la recevabilité consiste à vérifier le caractère suffisamment adéquat des activités précédemment exercées par le candidat, des formations qu'il a suivies et des blocs de compétences dont il a obtenu la validation, ou dont il est susceptible d'obtenir à l'issue d'une formation en cours, avec le référentiel de la certification visée, ainsi que le respect des conditions particulières fixées par ce référentiel[19].

Le ministère ou l'organisme certificateur se prononce sur la recevabilité[20] de la demande de validation des acquis de l'expérience sur la base d'un dossier déposé par l'intéressé ou la personne, chargée de son accompagnement sur le portail.

Ce dossier, dont le modèle sera fixé par arrêté du ministre chargé de la formation professionnelle (à paraître), comporte des informations sur la certification professionnelle ou le bloc de compétences visés, sur le candidat, sur ses expériences, activités et formations et, le cas échéant, l'avis de la personne accompagnant le candidat.

Au cours de la même année civile, un candidat ne peut soumettre plus d'un dossier pour une même certification professionnelle ou plus de trois pour des certifications professionnelles différentes.

Les dispositions précédentes ne s'appliquent pas lorsque les dossiers précédemment soumis portaient sur la validation de blocs de compétences.

Le ministère ou l'organisme certificateur accuse réception du dossier par tout moyen[21] donnant date certaine à sa réception après avoir, par l'intermédiaire du portail numérique, invité le candidat à régulariser son dossier si des pièces étaient manquantes.

Le ministère ou l'organisme certificateur notifie sa décision dans les 2 mois qui suivent la réception du dossier de faisabilité complet, en indiquant, le cas échéant, les écarts entre les expériences et activités déclarées par le candidat et le référentiel de certification applicable. Cette notification peut en outre comporter des recommandations, relatives notamment à des formations complémentaires utiles.

Si le ministère ou l'organisme certificateur ne s'est pas prononcé au terme de ce délai, le groupement d'intérêt public notifie immédiatement au candidat, par l'intermédiaire du portail numérique, que son dossier est recevable.

Sauf motif légitime, l'absence, sur le portail numérique, d'enregistrement à l'issue du sixième mois qui suit cette notification, de démarches, prévues dans le dossier soumis ou découlant des recommandations, accomplies par le candidat entraine la caducité de la décision de recevabilité. Dans ce cas et sous réserve que le contenu du référentiel de la certification demeure inchangé, il est possible pour le candidat de faire une nouvelle présentation de son dossier.

Dossier de validation pour le jury

Le candidat auquel a été notifiée une décision favorable constitue, le cas échéant avec la personne chargée de son accompagnement, un dossier de validation[22] destiné au jury. Ce dossier comprend la description des compétences et connaissances mobilisées au cours de son expérience dans les différentes activités qu'il a exercées ou acquises au cours de formations. Le candidat ou la personne chargée de son accompagnement adresse, par l'intermédiaire du portail numérique, ce dossier au ministère ou à l'organisme certificateur chargé de l'organisation du jury de la certification professionnelle visée.

Le certificateur fixe les modalités et la date de présentation du candidat devant le jury, laquelle doit intervenir avant la fin du troisième mois qui suit le dépôt du dossier de validation.

Les modalités d'évaluation retenues par le jury et les conditions dans lesquelles les évaluations se déroulent doivent lui permettre de vérifier si les acquis dont fait état le candidat correspondent aux compétences et connaissances exigées par les référentiels de la certification professionnelle visée[23].

Le jury se prononce sur l'attribution de la certification professionnelle visée. En cas de validation partielle, le jury précise le ou les blocs de compétences acquis.

Le résultat de l'évaluation est notifié par le ministère ou l'organisme certificateur au candidat et, le cas échéant à la personne chargée de son accompagnement, dans les 15 jours qui suivent le passage devant le jury.

Le ministère ou l'organisme certificateur délivre, sur demande du candidat, des attestations relatives à la certification professionnelle obtenue ou aux blocs de compétences validés.

En cas de fraude, le ministère ou l'organisme certificateur peut, lorsque le dossier de validation comporte des éléments plagiés ou présentés dans des conditions frauduleuses, et après que le candidat a été mis en mesure de présenter ses observations, refuser de délivrer ou retirer la certification professionnelle ou les parties de certification professionnelle validées par le jury.

Entrée en vigueur de ce nouveau parcours VAE

Les dispositions du décret entrent en vigueur le 29 décembre 2023, à l'exception des dispositions relatives aux parcours de validation des acquis de l'expérience qui s'appliquent aux parcours initiés à compter du 1er janvier 2024.

L’utilisation du portail numérique va se faire de façon progressive afin d’y intégrer, au fur et à mesure, les certifications professionnelles.

Jusqu'au 31 décembre 2024, les dispositions relatives à la procédure de VAE, en tant qu'elles prévoient l'utilisation des téléservices mis en œuvre au travers du portail numérique géré par le groupement d'intérêt public « France VAE », seront rendues applicables selon un calendrier défini par arrêté à paraître.

Dans l'attente, les parcours de validation des acquis de l'expérience concernant une certification qui n'a pas encore été intégrée au portail numérique restent régies par les règles de procédure résultant des dispositions en vigueur antérieurement à l'entrée en vigueur du décret.

Le congé de VAE

Lorsqu'un salarié fait valider les acquis de son expérience en tout ou partie pendant le temps de travail et à son initiative, il bénéficie d'un congé à cet effet[24].

La loi « Marché du travail » a doublé la durée de ce congé qui passe de 24 heures à 48 heures par session d’évaluation. Cette durée peut être augmentée par convention ou accord collectif[25].

Le décret réduit les délais liés à la demande d’autorisation d’absence. Ces mesures sont entrées en vigueur depuis le 29 décembre 2023.

Le salarié demande à l'employeur une autorisation d'absence qui doit être transmise au plus tard 30 jours (au lieu de 60 jours) avant le début des actions de VAE[26] par tout moyen conférant date certaine à sa réception.

L’employeur doit notifier sa réponse par écrit dans les 15 jours calendaires (au lieu de 30 jours calendaires) suivant la réception de la demande d’absence. Le silence de l’employeur dans ce délai vaut acceptation. L’employeur peut reporter le congé pour des raisons de services[27]. Dans ce cas, il devra notifier sa décision par écrit en la motivant et le report ne peut excéder 1 mois (au lieu de 6 mois) à compter de la demande.

Au terme d’un congé de VAE, le bénéficiaire du congé présente sur demande de l’employeur tout justificatif attestant de sa participation aux actions de VAE fourni par le ministère ou l’organisme certificateur et le cas échéant, par la personne chargée de l’accompagnement[28].  

Enfin, les heures consacrées à la validation des acquis de l’expérience bénéficiant de l’autorisation constituent du temps de travail effectif et donnent lieu au maintien de la rémunération et de la protection sociale du salarié[29]. Plus précisément, lorsque les actions de validation des acquis de l'expérience se déroulent pendant le temps de travail, les heures qui y sont consacrées constituent un temps de travail effectif et donnent lieu au maintien de la rémunération.
Lorsque les actions de validation des acquis de l'expérience se déroulent en dehors du temps de travail, le salarié bénéficie de la législation de la sécurité sociale relative à la protection en matière d'accidents du travail et de maladies professionnelles[30].

Il n’est plus nécessaire que ces actions de VAE soient déclenchées au titre du plan de développement des compétences, du compte personnel de formation ou de la reconversion ou promotion par l’alternance.

Muriel Besnard

Consultant Juridique

[1] Loi n° 2022-1598 du 21 décembre 2022, publiée au Journal Officiel du 22 décembre 2022

[2] Décret n° 2023-1275 du 27 décembre 2023, publié au Journal Officiel du 28 décembre 2023. 

[3] Article L. 6411.1 du Code du travail

[4] Article L. 6411.1 du Code du travail

[5] Afpa : Agence nationale pour la formation professionnelle des adultes (organisme mentionné à l’article L. 5315-1 du Code du travail)

[6] Article R. 6411-1 du Code du travail

[7] https://vae.gouv.fr/

[8] Article R. 6411-2 du Code du travail

[9] Article R. 6411-3 du Code du travail

[10] Article R. 6411-4 du Code du travail

[11] Article R. 6411-5 du Code du travail

[12] Article R. 6411-6 du Code du travail

[13] Au titre des missions qu’elle exerce en application du second alinéa de l’article L. 6323-8 du Code du travail : la gestion et l’utilisation des droits inscrits sur le compte personnel de formation

[14] Article L. 6313-5 du Code du travail complété

[15] Il s’agit des actions de formation mentionnées à l’article L. 6313-1 : les actions de formation, les bilans de compétences, les actions permettant une VAE et les actions de formation par apprentissage.

[16] Article L. 6412-1-1 du Code du travail ajouté

[17] Article L. 6423-1 du Code du travail abrogé

[18] Article R. 6412-2 du Code du travail

[19] Article R. 6412-1 du Code du travail

[20] Article R. 6412-3 du Code du travail

[21] Article R. 6412-4 du Code du travail

[22] Article R. 6412-5 du Code du travail

[23] Article R. 6412-7 du Code du travail

[24] Article L. 6422-1 du Code du travail

[25] Article L. 6422-2 du Code du travail

[26] Article R. 6422-2 et R. 6422-3 du Code du travail

[27] Article R. 6422-4 du Code du travail

[28] Article R. 6422-5 du Code du travail

[29] Article L. 6422-3 du Code du travail

[30] Article R. 6422-8-1 du Code du travail