CRM identité : fiabiliser l’identification des salariés

Avril 2024

La DSN[1] porte des données dites identifiantes, à la fois pour le salarié et pour l’employeur. Le détail de ces données identifiantes est mentionné dans le cahier technique DSN[2]. Parmi les informations identifiantes du salarié, nous avons le numéro d’inscription au répertoire (NIR)[3], le nom de famille et prénoms ainsi que la date de naissance. Compte tenu de l’objet et de la structure de la DSN, il est essentiel d’avoir une correcte identification des salariés, notamment pour que ceux-ci puissent percevoir correctement les droits attribués.

Au fil de la montée en charge de la DSN depuis une dizaine d’année maintenant, le flux s’est développé des organismes vers les déclarants, pour identifier les anomalies métiers éventuelles.

Concernant l’identification des salariés, le système DSN émet des retours à destination des déclarants après chaque dépôt de DSN mensuelle ou d’un signalement d’évènement pour que ceux-ci puissent corriger les éventuelles anomalies d’identification des salariés : il s’agit du « Bilan d’Identification des Salariés » (dit BIS). S’il n’y a pas d’anomalie, le BIS sera mentionné comme en « Réussite de traitement » sur le tableau de bord DSN.

Cette vérification d’identification du salarié s’appuie sur la base de données SNGI[4] : il s’agit de la base de données du système d’identification des assurés de la sécurité sociale. En cas d’anomalie, les droits du salarié seront retardés ou fragilisés (mauvaise reconstitution de la carrière du salarié, des ressources aboutissant à une attribution erronée des droits en matière de protection sociale).

Depuis juillet 2023, un nouveau compte rendu métier (CRM) a fait son apparition : le CRM Identité (n°121). Celui-ci vient en complément du BIS à l’heure actuelle[5]. Ce nouveau CRM se base sur la norme dite NEOReS[6], de normalisation des retours métiers en DSN pour rationaliser et simplifier davantage les échanges retours des organismes vers les déclarants. Contrairement au BIS, le CRM Identité ne s’affiche qu’au dépôt d’une DSN mensuelle (et non lors du dépôt d’un signalement d’évènement).

Tout comme le BIS, le CRM Identité s’appuie sur la base SNGI pour déterminer les anomalies qu’il remonte.

Des évolutions sont prévues sur le CRM Identité à horizon mai 2024, l’occasion de faire un rappel sur la nécessaire fiabilisation de l’identification des salariés en DSN.

Quelles problématiques d’identification ?

En pratique, si les données d’identification du salarié véhiculées en DSN sont identiques à celles de la base SNGI, alors le salarié sera bien identifié et les organismes de protection sociale et l’administration fiscale pourront lui affecter correctement les droits liés à son emploi.

En revanche, en cas d’écart entre les données véhiculées en DSN et celles connues de la base SNGI, deux situations peuvent se produire :

• Soit le salarié a été trouvé dans le système SNGI, tout en ayant des écarts sur certaines données.
• Soit le salarié n’a pas été reconnu dans le système SNGI.

Outre les écarts sur les NIR, il peut y avoir des écarts sur l’utilisation des noms et prénoms (naissance ; état civil ; usuel), l’orthographe même des noms, l’ordre des noms dans le cadre de noms à particule, les accents ou tirets ou encore les dates de naissance.

En fonction de la typologie d’écart, l’information remontera ou non dans le BIS et/ou le CRM 121 Identité.

La fiche DSN-info n°1944[7] détaille les données d’identités contrôlées entre le BIS et le CRM Identité :

En cas d’anomalie, l’employeur doit s’appuyer sur les données du BIS et du CRM Identité pour vérifier que les éléments officiels d’identité qu’il détient sont identiques à ceux qu’il a dans son système de paie. S’il y a eu une erreur entre les documents officiels à disposition de l’employeur et les données renseignées en paie, il conviendra de la corriger (potentiellement via des blocs changement en DSN). Si les données sont identiques entre celles saisies dans le système de paie et celles sur les documents officiels du salarié, l’employeur devra se rapprocher de son salarié pour que celui-ci engage éventuellement des démarches de rectification de son immatriculation.

Les évolutions à venir pour mai 2024

Le CRM Identité est en production depuis juillet 2023, avec la vocation de se substituer à terme au BIS.

Le CRM Identité n’affiche les données enregistrées au SNGI que lorsqu’elles sont en écart avec les données déclarées en DSN[8].

C’est uniquement sur le CRM Identité que des évolutions sont prévues pour le mois de mai 2024. Ainsi, les règles du CRM Identité seront alignées sur celles du BIS :

• Le CRM Identité ne remontera pas les écarts concernant la date de naissance d’un individu, dès lors que cet écart n’est pas couplé à un écart sur le NIR ou le nom de famille. Une exception est toutefois à noter pour les individus nés à l’étranger : ces écarts de date de naissance feront tout de même l’objet d’une remontée, y compris en l’absence d’écart avec le NIR ou le nom de famille. Il y a en effet un risque accru de confusion d’identité pour les individus nés à l’étranger.
• Le nom de famille sera contrôlé sur les 6 premiers caractères des données. Il faudra un écart sur ces 6 premiers caractères pour qu’une anomalie remonte dans le CRM Identité. A noter que les différences sur les majuscules, apostrophes, traits d’union et espaces ne seront pas considérés comme des écarts, il n’y aura alors pas de remontées dans le CRM Identité.
• Le prénom de référence ne sera plus remonté.

La fiche DSN-info n°2627 donne des exemples de correction à effectuer à réception d’un CRM Identité[9]. La matrice NEOReS sur laquelle s’appuie le CRM Identité est disponible au lien suivant : https://www.net-entreprises.fr/declaration/norme-et-documentation-neores/. Y sont mentionnées toutes les anomalies pouvant remonter dans le CRM Identité.

Il est à noter que des évolutions ont déjà eu lieu en janvier 2024 sur ce CRM Identité, sur les cas où les risques de confusion d’identité sont les plus élevés, à savoir : les écarts sur la date de naissance pour un individu né à l’étranger, ou si l’identification est rejetée parce que les données déclarées renvoient à un individu décédé il y a plus d’un an ou à un individu né avec plus de 100 ans d’écart avec la date de naissance déclarée.

Exemple de lien entre l’identification du salarié et l’application de ses droits : taux de prélèvement à la source remonté par la DGFiP

La place du système DSN dans l’attribution des droits à un individu étant aujourd’hui prépondérante, la bonne identification du salarié en DSN est essentielle. Les organismes de protection sociale et l’administration fiscale mettent un point d’orgue à ce que l’identification du salarié soit correcte.

En début d’année 2024, la DGFiP a renforcé ses contrôles sur la reconnaissance des individus. Il s’avère que désormais, la DGFiP renvoie un taux de prélèvement à la source non personnalisé en cas de détection de confusion d’identité ou d’anomalies. La DGFiP a en effet constaté que des éléments d’identification erronés ou incomplets créent des cas de confusion d'identité, problématiques pour les usagers d’un point de vue fiscal : attribution de revenus erronée, renvoi d’un taux de PAS erroné.

Une actualité a donc été publiée sur net-entreprise[10] pour inciter les employeurs à fiabiliser davantage les informations d’état civil déclarées via l’exploitation des données en écart identifiées dans le BIS et le CRM Identité. Il convient de noter que le CRM nominatif émis par la DGFiP lors de la transmission du taux de PAS indique des messages d’anomalies en cas d’échec de reconnaissance d’un individu par la DGFiP[11]. Ainsi, l’anomalie NIR01 informe le déclarant qu’il y a une discordance entre les noms de famille et d’usage déclarés et/ou les noms de famille et d’usage connus de la DGFiP.

S’il était nécessaire de le préciser, il y a donc une vraie exigence pour l’employeur à fiabiliser l’identification de ses salariés.

Elodie Chailloux

Responsable Veille légale et DSN

[1] Déclaration sociale nominative

[2] Voir §2.1.1 du cahier technique DSN 2024.1.3 au lien suivant : https://www.net-entreprises.fr/media/documentation/dsn-cahier-technique-2024.1.pdf

[3] Le numéro technique temporaire (NTT) est également une donnée identifiante en l’absence de NIR. Le NTT est une solution transitoire le temps que le salarié dispose d’une immatriculation reconnue par la sécurité sociale.

[4] Système National de Gestion des Identifiants

[5] A terme, il est prévu une substitution du BIS par le CRM Identité.

[6] Pour davantage de détails sur la norme NEOReS, voir au lien suivant : https://www.net-entreprises.fr/declaration/norme-et-documentation-neores/

[7] Fiche DSN-info n°1944 : https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/1944/kw/

[8] Pour des exemples de CRM Identité en format XML, il convient de consulter le guide de l’API (mode d’échange machine to machine) DSN à la page suivante : https://www.net-entreprises.fr/declaration/api-dsn/

[9] Fiche DSN-info n°2627 : https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2627/kw/

[10] https://www.net-entreprises.fr/dsn-pasrau-fiabiliser-lidentification-dun-salarie-pour-reception-du-taux-de-pas-personnalise-dgfip/

[11] Les messages d’anomalies portés par le CRM nominatif sont détaillés dans la fiche DSN-info n°1935 disponible au lien suivant : https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/1935/kw/