L'acronyme DPAE désigne une déclaration obligatoire imposée par le droit du travail français. La [Déclaration préalable à l'embauche] est un document officiel qu'il convient de remplir lors de l'embauche de nouveaux salariés ou du traitement de nouveaux contrats.
La DPAE permet de réaliser cinq formalités d'embauche en même temps :
- l'immatriculation de l'employeur au régime général de sécurité sociale, au régime d'assurance-chômage et à un service de médecine du travail ;
- l'immatriculation des salariés à la caisse locale d'assurance-maladie ;
- la demande d'examen médical d'embauche de la personne.
Exigence relative à l'envoi de la DPAE
La [déclaration préalable à l’embauche] (DPAE) garantit que les salariés soient correctement référencés comme travailleurs assurés. Cette procédure permet aux services de l'URSSAF d'attribuer un numéro de sécurité sociale aux salariés assurés tout au long de leur carrière. Bien que la plupart des personnes soumises à la DPAE disposent déjà d'un numéro de sécurité sociale, une déclaration préalable à l'embauche doit tout de même être établie.
L'affiliation à un régime de sécurité sociale et la mise à jour régulière de la situation des personnes en cas de changement de travail permettent aux autorités d'assurer le suivi des salariés et de superviser leurs droits.
Grâce à cette procédure, tous les salariés en France sont rattachés à la [caisse primaire d'assurance maladie] ou [Cpam]. Cette caisse couvre différentes prestations, telles que les soins, la maternité, le handicap, le décès, les accidents du travail et les maladies professionnelles.
Lorsqu'une personne est rattachée à une [Cpam], elle se voit aussi attribuer automatiquement une [caisse assurance retraite et de santé au travail] ou [Carsat] – qui gère ses droits à la retraite. L'individu assuré est généralement rattaché à la caisse la plus proche de sa résidence principale.
Conséquences en l'absence de DPAE
La DPAE est obligatoire, de ce fait le non-respect de cette procédure donne lieu à de fortes sanctions tant pour l'employeur que les clients ou les chefs de projet. Passons en revue les conséquences, ainsi que les différences pour ceux qui sont soumis à une DPAE et ne se soumettent pas à la procédure.
Sanctions pour les employeurs
Si l'employeur ne remplit pas de DPAE pour les nouveaux salariés ou contrats, il s'expose à différentes sanctions. Des sanctions civiles pourraient être réclamées par l'URSSAF, tandis que des sanctions administratives peuvent prendre la forme d'une amende correspondant à 300 fois le salaire horaire minimum. L'absence intentionnelle de DPAE est un délit, passible de sanctions pénales. Dans le cas de travail dissimulé, les peines peuvent être cumulées et donner lieu à une amende de 45 000 euros et à 3 ans d'emprisonnement pour un citoyen français. Les personnes morales, quant à elles, sont passibles d'une amende de 225 000 euros, ainsi que d'une surveillance judiciaire.
Sanctions pour les clients ou les chefs de projets
Si un client n'envoie pas délibérément une DPAE pour les salariés qui lui sont directement ou indirectement rattachés, dans le cadre de relations de travail ou d'affaires, il peut faire l'objet de poursuites pénales pour travail dissimulé.
Quant aux chefs de projet, il leur incombe de s'assurer que leurs partenaires contractuels s'acquittent de toutes leurs obligations, y compris l'établissement de la DPAE. En cas de non-respect de leur devoir de vigilance, ils peuvent être contraints à payer l'ensemble des taxes et cotisations obligatoires, ainsi que les pénalités et frais supplémentaires exigés par la sécurité sociale. Les sanctions peuvent également inclure le remboursement de tout montant d'aide publique perçu, et le règlement des rémunérations, indemnités et charges dues par les co-contractants au titre de l'embauche des personnes pour lesquelles aucune DPAE n'a été établie.
Le devoir de vigilance concerne tous les contrats de 5 000 euros et plus. Il concerne également les contrats impliquant la prestation d'un service ou l'exécution d'une obligation commerciale. Il incombe au gestionnaire du projet de vérifier que tous les contrats répondent aux exigences de la DPAE, au début de chaque projet et tous les six mois pendant la durée du contrat.
Comment établir une DPAE
Le site Web officiel qui permet d'établir les DPAE et de les traiter est Net-entreprises. La DPAE doit être établie dans les huit jours précédant la date d'embauche ou de prise d'effet d'un nouveau contrat. Un numéro SIRET est nécessaire à cette fin. S'il n'est pas encore disponible, il est possible d'en obtenir un en téléchargeant un formulaire et en l'envoyant au CNFE. Un numéro SIRET fournit des informations détaillées concernant l'emplacement géographique d'une entreprise en France.
Créé par un partenariat public-privé, le site Web net-entreprises.fr fournit un système de déclaration en ligne à trois millions d'entreprises. Ce partenariat comprend des organismes publics, ainsi que des entreprises à but lucratif, comme la caisse d'assurance retraite et de la santé au travail ou la Fédération française des sociétés d'assurance. Aujourd'hui, le site Web gère vingt-cinq millions de transactions commerciales par an, pour un total de quatre-vingt-cinq milliards d'euros.
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