Logiciel de gestion de la formation
Tout ce que vous devez savoir à propos des logiciels de gestion de la formation.
Un logiciel de gestion de la formation pour simplifier votre stratégie RH
Les logiciels de gestion de la formation (training management software en anglais, ou « TMS ») désignent les systèmes numériques conçus pour aider les organisations à gérer la formation et le développement au sein de leur entreprise depuis une seule plateforme centralisée. Un TMS peut accompagner une entreprise dans sa gestion des talents en contribuant à répondre à divers besoins de formation. Dans une suite intégrée d'outils numériques utiles, un logiciel de gestion de la formation peut exécuter des fonctions allant de l'inscription des apprenants à l'archivage sécurisé des dossiers des participants.
Nombre d'entreprises comportent une multitude de collaborateurs avec une myriade d'expériences, de niveaux de compétence, d'objectifs professionnels et d'aspirations de carrière. Au lieu de passer par les tâches manuelles fastidieuses inhérentes à la constitution de programmes de formation pour atteindre différents objectifs, un logiciel de gestion de la formation propose une solution unique et cohérente. Il en résulte une stratégie RH simplifiée qui aide les équipes à répondre facilement aux besoins de formation de l'entreprise.
Fonctionnalités d'un système de gestion de la formation
Les fonctionnalités intégrées à un logiciel de gestion de la formation sont destinées à simplifier les expériences de gestion et de suivi des formations au travail. Explorons-les plus en détail.
Logistique et planification
Qu'il s'agisse d'un cours numérique suivi en ligne ou d'un atelier en présentiel, l'organisation et la logistique sont de mise. Un logiciel de gestion de la formation peut faciliter la planification des sessions et simplifier ainsi le processus d'organisation des dates, horaires, enseignants et sites de formation.
Portail destiné aux employeurs et aux salariés
Les logiciels de gestion de la formation incluent un portail ergonomique qui permet aux participants et aux administrateurs de formation d'accéder aux informations dont ils ont besoin.
Communications automatiques
Les informations d'inscription, les e-mails de rappel et les enquêtes d'évaluation peuvent être tous automatisés à l'aide d'un logiciel de gestion de la formation. Cette fonctionnalité contribue au bon déroulement de la formation interne et réduit le nombre de tâches manuelles à exécuter.
Gestion des contenus des cours
Qui dit cours, dit contenus. Et un logiciel de gestion de la formation peut faciliter l'archivage des supports tels que les présentations, les vidéos et les documents en un seul emplacement facile d'accès.
Suivi de progression
Il est important de pouvoir suivre la progression des salariés afin d'identifier les personnes nécessitant un accompagnement approfondi ou de poursuivre leur parcours de formation. Un TMS peut contribuer à la gestion des talents en aidant les entreprises à stimuler et accompagner les salariés en fonction de leurs besoins.
Communication des données
Les fonctionnalités analytiques intégrées à un logiciel de gestion de la formation permettent de générer des informations relatives aux programmes de formation telles que les temps de présence, les taux de réussite et les évaluations relatives à la qualité.
Assistance à la conformité
Un logiciel de gestion de la formation peut garantir que les formations dispensées en interne sont conformes aux exigences légales et aux normes industrielles. Il peut également faciliter la délivrance de certifications à l'issue des formations.
Intégration dans les systèmes existants
De nombreux exemples de TMS sont conçus pour être intégrés au logiciel existant dans la société, pour une gestion efficace des données. Par exemple, une mise en relation du logiciel de gestion de la formation avec les systèmes RH peut faciliter le suivi de la progression des salariés par les professionnels des RH.
Sécurité des données
Les informations de formation des salariés sont confidentielles. C'est pourquoi, un logiciel de gestion de la formation a la possibilité de garantir la sécurité des données en permettant uniquement aux personnes autorisées à y accéder de les consulter.
Comment un logiciel de gestion de la formation peut aider votre organisation au quotidien
Un logiciel de gestion de la formation peut aider une entreprise dans un large éventail de fonctions, de l'administration à l'engagement des salariés, en passant par la prise de décisions plus générales en matière de stratégies d'apprentissage. Penchons-nous plus précisément sur certains avantages au quotidien.
Amélioration de la productivité
Avec une seule plateforme pour gérer toutes les formations, les apprenants et les responsables peuvent accéder facilement aux ressources clés dont ils ont besoin. Les processus et communications automatiques réduisent la nécessité pour les professionnels des RH d'exécuter certaines tâches manuelles et leur laissent plus de temps pour se consacrer à des missions à valeur ajoutée tels que l'accompagnement des salariés dans leur développement et progression.
Gestion centralisée des ressources
Certains logiciels de gestion de la formation incluent une fonction intégrée d'archivage sur le cloud et des portails d'accès à des ressources pédagogiques, notamment des formations en ligne, des vidéos, des documents, des forums et des enquêtes de satisfaction. Les entreprises bénéficient ainsi d'une simplification des exigences associées à la formation et les salariés gagnent en autonomie grâce à un accès indépendant aux contenus.
Gestion dynamique des talents
Lorsqu'ils sont intégrés aux systèmes existants de gestion des RH et de la paie, les logiciels de gestion de la formation peuvent aider les employeurs à aligner facilement les parcours de formation des salariés sur les évaluations de leurs performances. Les résultats permettent aux responsables de mettre en place des activités de progression pour que les salariés poursuivent leur évolution et développement.
Suivi de conformité simplifié
Les tableaux de bord faciles à visualiser permettent aux professionnels et responsables RH d'obtenir un aperçu rapide des salariés en conformité avec les exigences de formation, et de ceux qui ont besoin d'assistance pour compléter leurs formations obligatoires. Les organisations peuvent alors se concentrer sur des projets plus stratégiques, en sachant que leurs obligations légales sont prises en charge par le TMS.
Engagement des apprenants
Les communications peuvent être transmises facilement aux groupes concernés en fonction de critères tels que le niveau de compétence, les formations validées, le poste occupé, le service et le lieu de travail. Que les employeurs cherchent à communiquer des opportunités de formation, des exigences de conformité ou des enquêtes, cet aspect du TMS peut aider les organisations à entretenir l'engagement et la motivation des salariés au moyen de communications centralisées.
Des décisions basées sur les données
La fonctionnalité de communication des données intégrée aux logiciels de gestion de la formation donne aux employeurs la possibilité de générer facilement et à la demande les informations dont ils ont besoin, qu'il s'agisse des numéros de cours, des taux de participations, des taux de réussite ou d'autres facteurs. Un accès efficace aux données permet d'accompagner les responsables dans leurs prises de décisions concernant les améliorations en cours et la réalisation des objectifs de l'entreprise.
Un outil adapté à tout type de poste ou de secteur
La technologie fait partie intégrante d'un large éventail de secteurs d'activité. De même, un logiciel de gestion de la formation peut faciliter la tâche des organisations dans une multitude de secteurs. Par exemple, dans les secteurs créatifs, les designers peuvent rester à la page grâce à des logiciels et des formations de pointe, afin de répondre aux besoins de leurs clients et exprimer leur potentiel créatif à l'aide d'outils performants. Parallèlement, dans le secteur médical, les professionnels peuvent l'utiliser pour se tenir informés des certifications obligatoires et s'assurer d'être en règle avec les dernières législations et recommandations en matière de sécurité des patients.
Les employeurs du secteur de la production industrielle peuvent utiliser un logiciel de gestion de la formation pour faire en sorte que leurs salariés soient correctement informés des règles et réglementations de sécurité, et ainsi protéger leur bien-être et réduire le risque d'accidents de travail. Une formation sur le contrôle qualité peut également être dispensée à l'aide du TMS pour répondre aux objectifs de l'entreprise et s'assurer du maintien de la qualité des produits.
Enfin, le secteur de la finance tire également profit du TMS pour former les salariés à la législation strictement applicable à ce secteur, notamment en matière de sécurité des données et de lutte contre le blanchiment d'argent ; ainsi que les tout derniers services et produits. Qu'une entreprise opère dans le secteur de l'hôtellerie, de l'informatique ou de la vente au détail (pour n'en citer que quelques-uns), un logiciel de gestion de la formation peut simplifier le dispositif d'apprentissage important au sein de l'entreprise et en faire un outil crucial de gestion des talents pour d'innombrables organisations.
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