par NDLR : Pendant le mois d’août, nous publions à nouveau quelques-uns des textes les plus lus de l’année écoulée.
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Les 7 étapes incontournables
La semaine de 4 jours, difficile de passer à côté ces derniers mois ! On en parle beaucoup, énormément même ! Jugée tour à tour géniale, révolutionnaire, utopique ou perçue comme une hérésie, elle ne laisse personne indifférent.
Certains sont sceptiques, la considèrent comme irréaliste, impraticable et un gadget éphémère qui fera rapidement pschitt. D’autres, quant à eux, la parent de toutes les vertus et considèrent qu’elle est LA solution pour améliorer le bien-être au travail et réduire les maux du travail ( burn-out, bore-out…). Bref, ce serait, tout simplement, le futur du travail !
Quoi qu’on en pense de plus en plus d’organisations en France, comme le groupe LDLC ou bien encore WTTJ se sont lancées avec, a priori, beaucoup de succès.
Mais concrètement, comment la mettre en œuvre pour qu’elle tienne véritablement toutes ses promesses (meilleur équilibre vie privé/vie professionnel, réduction du taux d’absentéisme, gain de productivité, impact positif sur la marque employeur, fidélisation des collaborateurs…) malgré les évidentes difficultés opérationnelles ?
Je vous propose de passer en revue les 7 étapes incontournables pour déployer la semaine de 4 jours.
Les 7 étapes clés
1. Sondez les besoins de vos collaborateurs
Avant toutes choses, ne prenez rien pour acquis ou évident et sondez vos propres collaborateurs sur le sujet. Certes, la semaine de 4 jours a le vent en poupe, certes 63 % des français se déclarent « favorables » à la concentration du temps de travail sur 4 jours au lieu de 5 actuellement [1] mais qu’en pensent vos propres collaborateurs ?
Il est indispensable que vous consultiez vos salariés via, par exemple, un sondage interne pour savoir s’ils adhèrent, de manière générale, au concept de la semaine de 4 jours et pour connaître leurs réelles attentes sur le sujet afin de ne pas projeter des idées toutes faites.
Vos collaborateurs doivent pouvoir s’exprimer librement sur le sujet, émettre des réserves, souligner des difficultés et proposer des idées ou initiatives.
Cette étape présente, de plus, le grand avantage de commencer à acculturer vos salariés au concept de la semaine de 4 jours.
2. Menez une « enquête » externe approfondie
Avant de vous lancer, il convient de réaliser un benchmark et de vous renseigner sur les entreprises précurseuses dans le domaine comme LDLC, Elmy, Pimpant... N’hésitez pas à les contacter et à échanger, si possible, avec les personnes en charge même de la réorganisation pour recueillir leur précieux retour d’expérience.
Elles pourront vous en dire plus sur le mode d’organisation qu’elles ont retenu et surtout sur les difficultés et écueils rencontrés. Vous serez ainsi mieux informés pour faire des choix plus éclairés pour votre propre organisation.
3. Réalisez une étude interne de faisabilité et d’impacts
Après avoir mené une enquête orientée vers l’extérieur, réalisez une étude interne approfondie de faisabilité et d’impact sur vos salariés, vos clientset votre activité de manière générale.
Interrogez-vous, tout particulièrement, sur les avantages, les inconvénients, les coûts associés, l’impact sur la productivité et la pérennité de l’organisation et en passant en revue tous les métiers un par un.
Durant cette étape, il est important de répondre à des questions concrètes comme : est-il vraiment possible que l’entreprise ferme ses portes 3 jours par semaine sans la mettre en péril ? Faut-il assurer une continuité de service opérationnelle et commerciale et rester joignable 5 jours sur 7 ? Quel sera l’impact sur les délais de production ? Les délais de réponse aux clients doivent-ils être revus à la hausse ?
Cette phase ne saurait faire l’impasse, bien évidemment, du contexte réglementaire et du droit du travail (durée de travail journalière maximale de 10 heures, durée maximale hebdomadaire de 48H, 1607 heures annuelles max, durée légale du travail fixée à 35 heures, …). Cela va de soi mais c’est mieux en l’écrivant 😇.
4. Co-construisez le modèle adapté et pertinent pour votre organisation
Vient ensuite le moment de décider de la manière globale de procéder. Il n’existe pas une seule et unique manière de procéder pour passer à la semaine de 4 jours. Les possibilités sont nombreuses et il convient de choisir celle qui vous convient le mieux . Toutes les activités et tous les métiers ne se prêtent pas de la même manière à cette réduction du nombre de jours
Deux principales options s’offrent à vous :
- Réduire le nombre d’heures de travail hebdomadaires en passant à 32H versus 35H (modèle LDLC)
- Ou conserver les 35H hebdomadaires mais en les répartissant sur 4 jours et en rallongeant ainsi le travail journalier ( modèle WTTJ sans baisse de la charge de travail)
J’enfonce une porte ouverte en précisant que les nouvelles modalités de répartition du temps de travail doivent faire l’objet d’un accord collectif négocié avec les syndicats qui doivent être consultés et impliqués à chaque étape. Concertation et dialogue sont les maîtres mots de cette démarche qui se doit d’être résolument collaborative afin d’anticiper au maximum les écueils possibles et de maximiser l’adoption de la semaine de 4 jours.
5. Profitez-en pour requestionner votre organisation du travail
Déployer la semaine de 4 jours nécessite de requestionner l’organisation du travail à l’échelle de l’organisation globale mais aussi à l’échelle de chaque équipe (charge de travail, goulots d’étranglement, polyvalence…).
Profitez du déploiement de la journée de 4 jours pour mener une réflexion poussée et bénéfique sur la manière de travailler de manière plus efficiente et intelligente (automatisation de tâches chronophages, allègement de processus, réduction du nombre et de la durée des réunions..).
6. Proposez un accompagnement au changement pertinent
Accompagnez au changement en misant sur la communication aussi bien en interne, auprès de vos collaborateurs, qu’en externe vis-à-vis des clients, partenaires et prestataires qui doivent être informés de ce changement structurant.
Concernant les collaborateurs, c’est la Direction des Ressources Humaines qui doit prendre le lead sur ce sujet afin de soutenir, au quotidien les salariés et d’insuffler une dynamique positive.
Classiquement, elle peut mettre à disposition des collaborateurs une FAQ, un guide explicatif du dispositif de la semaine des 4 jours, des modalités retenues et des bonnes pratiques, désigner, suivant la taille de l’organisation, un ou plusieurs référents sur le sujet etc.
7. Réalisez une expérimentation… et itérez
Enfin, une fois que toutes ces étapes ont été franchies, procédez à une expérimentation grandeur nature et itérative sur une population test, a minima 4 mois, avant de généraliser à l’ensemble de l’organisation si cela est concluant au lieu de faire basculer l’organisation toute entière en même temps. S’il s’agit d’un grand groupe, le test peut être effectué sur une seule filiale.
C’est une pratique courante lors des projets de transformation et un incontournable dans ce cas précis pour identifier les dysfonctionnements et problématiques et y répondre de manière pragmatique avant un déploiement à plus grande échelle.
Faites des points d’étape et des bilans à 1 mois, 3 mois, 6 mois, 1 an après pour prendre la température et mesurer l’impact du dispositif : en prenant le pouls social mais également via des indicateurs concrets et robustes déterminés à l’avance : évolution de la productivité, de la rentabilité, du taux d’absentéisme, du taux de satisfaction clients etc…
Il est également primordial de faire, tout particulièrement au début, des points réguliers avec les collaborateurs sur cette nouvelle manière de travailler : charge de travail, stress, organisation, gestion des priorités afin d’identifier d’éventuelles difficultés et nouveaux risques psycho-sociaux. Certains collaborateurs s’adapteront mieux que d’autres ; certains auront plus de difficultés à gérer la charge de travail et à identifier les priorités. Les managers de proximité et les RH doivent redoubler de vigilance.
Attention, à ne pas paniquer à la vue de premiers résultats qui peuvent s’avérer décourageants. Les premiers résultats sur la productivité peuvent faire peur mais il faut laisser du temps pour que la semaine des 4 jours s’installe convenablement, que tout le monde prenne de bonnes habitudes et que les bénéfices escomptés soient bien au rendez-vous. Cela peut nécessiter quelques ajustements au fur et à mesure, resserrer par-ci par-là quelques vis et boulons.
Faites des bilans, apportez des modifications et itérez jusqu’à parvenir à l’organisation optimale pour votre organisation.
Après, bien évidemment, si au bout de 12/18 mois, les résultats concrets remontés du terrain ne sont pas concluants, il faudra en tirer les conséquences et des enseignements…
Conclusion
Qui n’a pas entendu parler de la semaine de 4 jours ces derniers mois, qui ?!? Difficile de passer à côté.
De plus en plus d’organisations en France s’interrogent et commencent à franchir le pas. Mais comment procéder concrètement ? Comme vous l’aurez compris à la lecture de cet article, 7 étapes me semblent incontournables pour maximiser l’adoption de cette semaine des 4 jours et en minimiser les éventuels effets délétères que ce soit sur le bien-être des collaborateurs ou bien encore la performance et la pérennité des organisations.
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Références
[1] Sondage Cluster 17 pour Le Point de mars 2023 : Semaine de quatre jours : près de 2 Français sur 3 favorables (lepoint.fr)