par Vous voilà sur cet article qui vous a sûrement intrigué au regard de son titre. Mais, nous sommes d’accord, vous ne vous sentez pas concernés.
Vous, les réunions, vous les mener pour plusieurs raisons bienveillantes. Les principales étant de pouvoir communiquer avec vos équipes, leur laisser un espace de parole dédiée à être force de proposition, leur laisser un espace de parole plus intimiste pour parler de ce qui va et ne va pas, ou bien encore pour maintenir la cohésion de vos équipes en dépit de la montée en puissance du télétravail.
Et vous avez raison ! Vos raisons sont les bonnes !
Mais qu’en faites-vous vraiment de ces réunions ?
Des sondages plus que révélateurs
Le site zippia.com, complété par le site livecareer.fr[1] nous livrent une étude très précise concernant la (non) productivité des réunions. Aussi, avant même de parler du fer de lance qu’est l’aspect social et humain au cœur de ses réunions, analysons quelques-uns de ces chiffres.
- Un collaborateur sans responsabilité particulière passe au moins trois heures par semaine en réunion et perd quatre heures à s’y préparer.
- 71 % des réunions sont considérées comme improductives et ce par l’ensemble des collaborateurs, qu’ils aient un poste à responsabilité ou non.
- Les réunions improductives coûtent environ 37 milliards de dollars par an et gaspillent 24 milliards d’heures de travail.
Je vous laisse quelques minutes afin de calculer ce que ces pertes représentent pour votre entreprise en termes de :
- Nombre d’heures de travail perdues par semaine, et par an
- Retards engendrés sur les dossiers et projets cruciaux
- Impacts de ses retards sur vos clients et prospects et chiffre d’affaires perdu ou reporté
- Impact sur la motivation au travail et l’engagement par la productivité
- Impact sur le psychologique et l’impression de se faire prendre pour un pigeon, engendrant colère et désarmement face aux futures critiques bien connues “mais tu n’as pas encore fini ?”
- Et donc la mesure de la perte de votre encadrement managérial, la confiance que vos équipes peuvent vous porter et l’envie d’être (encore) force de proposition
Si vous le souhaitez, nous pouvons vous fournir un tout premier chiffre. Nerf de la guerre de toute entreprise. Une première vision de la perte sèche financière annuelle dûe aux réunions jugées improductives.
Reprenons nos chiffres. Nous avons une moyenne de 3h de réunions par semaine auxquelles nous ajoutons 4h de préparation (et qui ne tiennent pas compte de la rédaction de compte rendu !). Soit un total de 7h par semaine dédié aux réunions. Réunions jugées à 71% improductives, soit 4h58 par semaine. Arrondissons à 5h.
Si nous multiplions ce chiffre par le nombre de semaines de travail dans une année (52 semaines moins les 5 semaines de congés payés moins les 2 semaines d’absence pour maladie moyennes connues), nous pouvons estimer que les travailleurs français perdent environ 225 heures par an en raison de réunions non productives, soit l’équivalent de 6 semaines et demie de travail à 35h hebdomadaires, soit 14,5% du temps de travail annuel.
Ramenons ces statistiques à des chiffres. D’après l’INSEE, une entreprise française a, en moyenne 10 collaborateurs pour un salaire brut mensuel chargé de 3 375€. Une masse salariale annuelle moyenne de 405 000€, soit une perte sèche moyenne annuelle de 58 725€ pour cause de réunions improductives.
Et là, nous ne parlons que des coûts invisibles perdus sur la masse salariale.
Nous vous laissons le soin de calculer le reste de vos coûts invisibles perdus.
Mais alors ? Comment faire ? Doit-on arrêter de tenir des réunions ?
Non ! Mais il faut apprendre à faire mieux !
Vous avez raison de tenir des réunions, mais elles doivent toujours aller droit au but, durer moins longtemps et être orientée performance pour être jugées utiles.
Par exemple, pour être efficace, une réunion doit toujours être pré conçue sur la base d’un ordre du jour, et être transmis 48h en amont de la réunion à l’ensemble des participants.
Cela aura plusieurs effets positifs sur chaque participant :
- Il ou elle y verra l’importance de sa présence
- Ou, pourra décliner l’invitation car non concernée par la réunion (et pour vous, ce sera l’occasion de voir qui ne se sent pas concerné, pourquoi, et vous donner des billes pour y palier si nécessaire. Bref, un outil de plus managérial à visées diverses mais riches !)
- Les présents pourront préparer ce qu’ils ont à dire et pourront aller droit au but
- Chacun étant concerné par la réunion, l’attention durera plus longtemps
Oui, il nous faut parler de l’attention possible en réunion. Selon diverses études et recherches sur l'attention humaine, la durée moyenne d'attention soutenue peut varier généralement entre 10 et 20 minutes pour la plupart des adultes. Cependant, cette durée peut être influencée par des facteurs individuels tels que la fatigue, le niveau de stress, et la qualité du sommeil.
Aussi, Dans le contexte des réunions, il est souvent recommandé de maintenir les présentations ou les discussions brèves et dynamiques, en gardant à l'esprit la capacité d'attention limitée des participants. Des pauses régulières peuvent également aider à maintenir l'engagement des participants et à maximiser l'efficacité de la réunion.
Il est important que vous soyez conscients de la durée d'attention limitée des participants et que vous veillez à structurer la réunion de manière à maintenir leur engagement et leur concentration tout au long de la session.
On en revient donc à l’importance de la préparation. Enchainer les informations et questions telle une liste à la Prévert n’engendrera rien d’autres qu’un désengagement total de vos équipes. Ils iront lire les actualités (39%), ou sur les réseaux sociaux (38%), liront un livre (38%) et feront même des achats sur internet pour 35% d’entre eux. Seuls 28% d’entre eux poursuivront une tâche liée au travail, mais n’ayant rien à vois avec votre réunion !
Mais dans ces cas-là, quels formats utilisés ? Car soyons honnêtes, vous aussi vous devez maximiser votre temps de travail et vous n’avez pas le temps de pondre un power point dynamique à chaque réunion.
Nous allons donc vous donner quelques tips. Certains vous plairont et seront en adéquation avec votre ADN, d’autres non. Prenez ce qu’il vous plait ! Et faites le bien !
Les réunions debout
Ce sont mes préférées ! Elles ne paient pas de mine comme ça, mais elles sont d’une efficacité redoutable !
Les réunions debout sont des formats de réunion quotidienne, d’une durée de 5 min, et qui se tiennent à chaque démarrage de journée (de vos équipes, pas de vous !). Elles sont donc à heure fixe. Mettons 9h.
En 5 minutes, et pas une de plus, vous allez vous rencontrer vos équipes en dehors d’une salle de réunion. Cela peut être leur bureau en open space ou encore la machine à café. Mais cela doit toujours être dans un lieu informel à la hiérarchie et où aucune oreille ne pourra trainer dans les parages. J’insiste ! Ne faites jamais cette réunion dans votre bureau ou dans une salle de réunion. En effet, les réunions debout tiennent leur magie par l’aspect informel, même confidentiel de l’approche. Vous briserez toute cette magie en allant dans un lieu aussi solennel et formel que votre bureau ou une salle de réunion.
Parce que les réunions debout servent à quoi ? Donner toutes les informations dont a besoin votre équipe pour avancer, de vive voix, avec un update quotidien. Le fait de vous déplacer, vers vos équipes, pour donner des informations formelles comme informelles, d’aller vers eux, tous les jours, va entretenir ou recréer le lien de confiance entre vos équipes et vous. Vous êtes là pour donner et leur permettre d’avancer. Non pour recevoir. C’est vous qui allez vers eux dans tous les sens du terme.
La puissance des retombées est incroyable ! Comme ces réunions sont de très courtes durées, vos équipes seront beaucoup moins enclins à s’attarder sur des sujets non essentiels et seront plus enclins à aller droit au but. Cette même courte durée favorise leur concentration sur ce temps d’échange, et comme elles se tiennent “à la fraiche”, le cerveau emmagasine mieux les informations, et est réceptifs pour les assimiler et les traiter. Aussi, les décisions se prennent plus vite, et de manière plus juste. Ce qui engendre un gain de productivité quotidien. L'effet boule de neige prend ! Vous le voyez arriver ? Cet ensemble de principes relatifs aux neurosciences va venir favoriser l’engagement dans le projet et permettra de rendre plus réactifs chaque acteur du dit projet. Venant ainsi minimiser le risque de retard et d’erreurs ! Eh oui, le tir est plus facilement redressé quand on a des infos chaque jour que chaque semaine où l’on vient de perdre 5 jours de travail ! Autre avantage, le fait d’être debout met inconsciemment tout le monde au même niveau. Aussi, pendant ces 5 minutes, chacune et chacun aura le sentiment inconscient d’avoir la même égalité de voix que tous les autres. Renforçant, petit à petit, tout un chacun à être force de proposition. Et la boule de neige continue de grossir. Tous ces petits déclencheurs inconscients rendront vos équipes alertes, délestés de réunions interminables où elles ne peuvent souvent pas s’exprimer, les rendront plus réactives, minimisant retards et erreurs et surtout, viendront un lien fort de confiance avec vous ! Vous allez vers eux, quoi de mieux ? Et pour vous, ces réunions sont une mine d’informations. Déjà, par la posture debout. Comme chacun peut se déplacer à sa guise, vous lirez facilement le rejet d’une information par l’avancée ou le recul d’un pas. Par les bras fermés ou ouverts. Eléments moins facilement appréciables sur un format assis. Vous pourrez déceler plus facilement celui ou celle qui, peut-être, jusqu’à présent se ne pipait pas mot, et finir par se révéler être un talent insomptionné ! L’ensemble, vous permettra d’ajuster les suites de votre projet et des participations de chacun.
Petite cerise sur le gâteau, les réunions debout favorisent un meilleur état de santé ! Être debout favorise la circulation sanguine et peut aider à maintenir l'énergie des participants tout au long de la réunion, réduisant ainsi les risques de fatigue et de baisse d'attention. Également, passer moins de temps assis peut contribuer à réduire les effets néfastes pour la santé associés à une sédentarité prolongée, tels que les douleurs lombaires et les problèmes de posture.
Bref, j’adore, vous l’aurez compris ! Pratiquant ce format de réunions depuis des années auprès de diverses équipes, toutes différentes les unes des autres, je peux vous le confirmer, ça marche à chaque fois, et en l’espace de 2 à 4 semaines tout au plus.
Attention, pensez à communiquer ce nouveau format de réunion à vos équipes avant de les mettre en place en appuyant sur les gains visés pour eux ! Et uniquement pour eux. Ne parlez que d’eux !
En cas de télétravail aléatoire, pensez toujours à faire connecter la personne à distance. L’effet ne sera pas là, mais elle continuera néanmoins de se sentir intégrée à l’équipe, au même titre que les autres.
Les réunions collectives assises
Eh oui, il faut bien que nous en parlions aussi ! Elles demeurent importantes au regard des avancées attendues.
Mais, grâce aux réunions debout, elles peuvent se tenir moins souvent et durer moins longtemps. Renforçant ainsi la capacité de concentration des participants et donc venant diminuer l’impression d’absence de productivité en réunion.
En revanche, ces réunions ne doivent avoir qu’un seul et unique but. Faire avancer les projets par le biais d’une discussion approfondie des sujets préalablement évoqués en réunion debout. Sans quoi, si vous partez dans les travers d’énumérer une liste à la Prévert, vous perdrez instantanément tous les bénéfices acquis par les réunions debout.
Les réunions assises collectives doivent donc ouvrir les débats de manière plus poussée que les réunions debout. Il faut que chacun ait à répondre à une question toutes les 10 minutes pour maintenir son attention ou rire ou exprimer une émotion. Pour réussir, il faut savoir créer ce qu’un grand monsieur, j’ai nommé Philippe Pierre, appelle l’étonnement volontaire. Un espace où chacun sera en mesure de s’exprimer mais aussi d’être en capacité d’accepter d’entendre ce qu’il n’a pas envie d’entendre. Vous y compris !
Réussir une réunion assise, c’est donc :
- Préparer un ordre du jour précis, envoyé 48h en amont de la réunion
- Prévenir le jour J de l’envoi de son envoi lors d’une réunion debout
- Accueillir les acceptations et refus d’invitation à la réunion lors de la réunion debout
- Animer la réunion avec un support animé
- Provoquer des réactions tout au moins toutes les 10 minutes
- Ne pas dépasser une heure de réunion (sauf impératif fort)
- Laisser place à l’expression de chacun
- Savoir recadrer les débats si besoin, car non essentiels à la réunion
- Différer ces sujets sur des temps de réunions individuelles
- Remercier en fin de réunion
- Remercier le lendemain sur le temps de réunion debout et prévenir de l’envoi du compte rendu dans la matinée
Cela peut sembler beaucoup, mais en agissant ainsi, vous gagnez 2h de travail par semaine, pour tout le monde, et uniquement dans les temps où tout va bien. En cas de période difficile, vous gagnerez jusqu’à 5h de travail collectif et individuel par semaine. Et ce, sans avoir encore évoquer la poursuite du renforcement de confiance envers vous, mais également entre les membres de vos équipes. Il faut savoir que le soutien indirect managérial (comme c’est le cas entre les deux formats de réunion évoqués et combinés) permet de diminuer les conflits interpersonnels. Des conflits générant 2h08 de perte de travail par personne et par semaine, selon une étude réalisée en 2018 par le cabinet de conseil Stimulus.
Mais allons encore un peu plus loin.
Les réunions individuelles
Vous n’êtes ni bobologue ni calinothérapeute, mais quand même un peu ! Et puis, vous êtes aussi redresseur de torts, parfois même juge et parti. Manager n’a rien de simple. L’humain étant un être tout aussi riche que complexe.
En tant que manager, nous avons toutes et tous des anecdotes particulièrement improbables à raconter.
Mais alors, ces réunions sont-elles nécessaires ? Oui. Elles permettront à chacun de s’exprimer. Vous comme la personne que vous aurez en face de vous. Selon le sujet à aborder, n’hésitez pas à quitter votre bureau pour sortir du contexte formel de l’échange. Ou au contraire, à fermer la porte et à vous asseoir à votre place. Tout dépendra du message souhaité à véhiculer. Il est important et incontournable de s’attarder sur les codes environnementaux. Ces codes ont des déclencheurs psychologiques qui induiront immédiatement la teneur du message à véhiculer.
Il se peut que vous ayez aussi une réunion formelle, dans votre bureau, porte fermée, car faisant face à une conversation plus intimiste (comme par exemple, l’accueil de la maladie d’un proche chez votre collaborateur). Mais vous ne prendrez pas votre place, vous serez assis à côté de la personne, pas trop proche, afin de montrer à la fois votre soutien et le respect de son intimité.
Ces réunions sont précises et riches d’informations desquelles vous devez savoir vous nourrir pour faire avancer vos équipes au niveau collectif. Vous allez pouvoir poursuivre la création ou le renforcement de vos relations professionnelles et de l’état de confiance réciproque.
Ces échanges individuels, et donc personnalisés, vont vous permettre de suivre de près le travail de chaque membre de vos équipes, de discuter de ses projets, de ses performances et de ses objectifs individuels. Cela permet un suivi plus personnalisé et une collecte d’informations précise. A condition de savoir les analyser et s’en servir à bon escient. Nous en parlons dans cet article. Cela englobe, bien évidemment les entretiens professionnels, annuels, de recadrage et de suivi.
En résumé
Faire des réunions, c’est bien. Les rendre pertinentes et performantes, c’est mieux !
Armé de ces quelques tips, vous allez (peut-être ?) voir les choses différemment et commencer à agir différemment, au bénéfice de la confiance, du travail collectif, de la productivité, et de vos partenaires externes en diminuant les risques d’erreurs et de retards.
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[1] https://www.livecareer.fr/conseils-de-carriere/reunions-sur-lieu-de-travail-etude-2022