par Dans le contexte actuel, marqué par une production de données massive et des attentes accrues en matière de conformité et de confidentialité, la gouvernance des données est devenue un élément incontournable pour les entreprises. Plus qu'une simple réponse à des exigences réglementaires telles que le RGPD, elle s'impose comme un levier de valorisation et d'optimisation des données.
En introduction du premier article de cette série, DRH, (re)trouvez la maitrise de vos données ! , je me rappelais l’époque à laquelle tous les dossiers collaborateurs, les "Data RH", étaient stockés dans l’armoire forte dans le bureau de la DRH.
Comme était simple la gouvernance de la donnée cette époque !
Où se trouvent mes données ? Dans l’armoire forte de la DRH.
Qui a accès à mes données RH ? Les RH qui connaissent le code de l’armoire
À qui et à quoi servent mes données ? Aux RH, pour faire leur boulot de RH, ni plus ni moins.
Comment puis-je avoir accès à mon dossier collaborateurs ? Faut demander aux RH
Que deviennent mes données après mon départ ? On archive juste ce qu’on doit garder légalement et on détruit tout le reste, ça coute cher l’espace de stockage d’archives.
Aurions-nous des réponses aussi claires et transparentes aujourd’hui ?
La réalité est bien plus complexe : les données sont désormais éparpillées dans le cloud, chez les éditeurs de SIRH, sur nos serveurs internes, les disques durs, chez les partenaires et cabinets de conseil.
Suivre les accès et les habilitations est devenu un casse-tête quotidien, et comprendre l'usage précis de ces données s'avère encore plus ardu.
L'anonymisation des données est une tâche coûteuse et souvent partiellement efficace.
Quant à s’assurer que les données seront bien détruites partout…
Récemment l’actualité nous a rappelé cette réalité quand un prestataire de formation a récupéré par erreur des données réelles de 10000 allocataires de la CAF : https://www.lemondeinformatique.fr/actualites/lire-apres-une-erreur-de-la-caf-les-donnees-de-10-000-allocataires-exposees-89119.html
Dans ce contexte, une gouvernance maitrisée de la donnée n’est plus une option pour les DRH, ne serait-ce que pour assurer la sécurité et la confidentialité des données.
Au-delà du règlementaire, la gouvernance est votre meilleur atout pour transformer vos données RH en actifs stratégiques valorisables.
Le sujet de la gouvernance s’est imposé au monde RH avec l’arrivée du RGPD pour répondre à minima aux exigences réglementaires et à la prévention des amendes, mais cette approche a pu parfois masquer l'éventail plus large des véritables enjeux :
- Intégration des Données : Assurer que les différentes applications et systèmes RH se comprennent et interagissent efficacement.
- Transparence et Responsabilité : Pouvoir informer les employés sur l'emplacement, l'utilisation et l'accès à leurs données.
- Sécurité et Conformité : Protéger les données contre les accès non autorisés et les violations, tout en respectant les réglementations.
- Prise de Décision Stratégique : Utiliser les données pour guider les décisions RH stratégiques et les initiatives d'entreprise.
- Qualité et Fiabilité des Données : Assurer que les données sont précises, à jour et fiables pour une utilisation quotidienne.
- Formation et Sensibilisation : Éduquer et sensibiliser les employés sur l'importance et le bon usage des données.
- Accessibilité et Partage des Données : Faciliter la collaboration et l'efficacité tout en contrôlant l'accès aux données.
- Gestion des Ressources et Coûts : Utiliser les données pour optimiser l'allocation des ressources et réduire les dépenses inutiles.
Le positionnement et l’investissement d’une organisation sur les aspects de gouvernance des données reflètent et démontrent sa maturité "Data" pour maîtriser, fiabiliser et valoriser l’information.
Une gouvernance bien conçue conduit naturellement à une meilleure conformité et à la réduction des risques liés à la non-conformité.
Cela se matérialise par la mise en place de points de validation et par le déploiement de rôles et de responsabilités adaptées.
Les rôles de la gouvernance
La mise en place d'une gouvernance des données RH efficace implique différents rôles répondant à des questions spécifiques pour chacune des dimensions à traiter : le métier, les processus et le SIRH
Il s’agit donc de créer une articulation des rôles et des responsabilités afin de construire un circuit de communication et de validation entre les différents consommateurs de l’information et de s’assurer que chaque action sur la donnée fait l’objet d’une validation collégiale.
Les rôles décrits synthétiquement ci-après peuvent être la base pour une gouvernance adaptée.
1 - Global Business Data Owner /Responsable de Domaine de Données
Niveau Stratégique
Son rôle
Responsable de la stratégie DATA RH et "propriétaire" des données RH, il est aussi responsable de l’amélioration continue sur son périmètre organisationnel.
Ses atouts : Il a une vision stratégique globale et à long terme sur l'ensemble des données.
Ses contraintes : Il peut être éloigné des opérations quotidiennes et dépendant de la bonne communication interne.
2 - Business Data Owner
Niveau Opérationnel
Son rôle
Il valide la définition métier et l’utilisation des données RH.
Il valide de la nomenclature des données RH (dictionnaire de données).
Il anime un collectif de référents données (1 à minima) par domaine/département (steward/officer).
Ses atouts : Il a une vision précise de l'utilisation qui est faite des données.
Ses contraintes : il est parfois difficile d'arbitrer entre les besoins d'accès et les contraintes de confidentialité.
3 - Business Data Manager
Niveau Analytique
Son rôle
C'est le relai pour le maintien des catalogues des données et le suivi des référentiels.
Il est responsable des propositions de définition métier des données RH de son domaine.
Ses atouts : Il sait analyser et interpréter les données et leur qualité.
Ses contraintes : Risque de surcharge d'informations, Dépendance aux outils de données.
5 - Global Business Process Owner
Niveau Stratégique
Son rôle
Responsable de la stratégie de son processus RH et de l'amélioration continue sur son périmètre organisationnel.
Il valide les processus opérationnels déployés sur son domaine.
Ses atouts : Il améliore les processus RH et oriente les stratégies basées sur les données.
Ses contraintes : Limité à son domaine spécifique, il peut manquer de recul, il dépend de la coordination avec d'autres processus.
5 - Business Process Owner
Niveau Opérationnel
Son rôle
Responsable des propositions de la description du processus RH de son domaine.
Responsable des règles de gestion et des usages.
Ses atouts : Il améliore les processus RH et oriente les stratégies basées sur les données.
Ses contraintes : ce rôle nécessite une vision précise pour aligner les processus et dépend des retours des opérations.
Nous avons présenté des rôles typiques et usuellement rencontrés mais la gouvernance s'inscrit d'abord dans une culture d'entreprise et se décline selon l'existant.
Une gouvernance des données doit être construite de façon pragmatique en tenant compte de l’organisation de l’entreprise et de ses besoins en matière de qualité des données.
Une vision commune et partagée : La culture data
Quelle que soit l'articulation choisie, la clé est de construire une vision commune et partagée en matière de qualité des données.
Les fondamentaux de la gouvernance sont déclinés à chaque niveau afin de constituer un cadre de référence.
Cela passe par un maillage adapté des rôles et responsabilités métier, processus et SIRH.
- Distribuer des rôles précis : GBDO, GBPO, BDO, BPO, etc.
- Ancrer les responsabilités : Pour le maintien opérationnel du récurrent (RUN) et pour le bon déroulé des projets de transformation (BUILD).
- Identifier les opérations : Activités récurrentes et activités projet.
- Faciliter la prise de décision : Processus clairs et Comitologie adaptée.
- Fluidifier la communication : Circuits d’échanges et Partage de l’information.
Notre conviction est que pour atteindre un niveau de qualité de données RH satisfaisant au regard des besoins et pérenne dans le temps, il faut agir sur :
Les personnes au travers de leur implication, leur acculturation, leur sensibilisation et leur formation. Il ne s’agit pas de déployer tous les rôles standards de la Gouvernance des données mais bien d’identifier les rôles clefs insuffisamment pourvus afin de les doter dans les conditions réelles de l’activité de l’entreprise.
Les Méthodes notamment les processus, les rôles et responsabilités et la documentation.
Les Systèmes d’Information notamment sur l’urbanisme, les modes opératoires Utilisateurs et les modèles de données.
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Nota bene : J’ai été aidé pour rédiger cet article par Luis de Almeida (Luis de Almeida | LinkedIn), qui intervient depuis de nombreuses années sur les problématiques de gouvernance de la donnée dans des environnements RH et SIRH complexes.
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NDLR : Lire aussi https://www.fr.adp.com/rhinfo/articles/2024/01/la-securite-des-donnees-collaborateur.aspx