par Il est toujours très utile de faire un bilan de son année professionnelle, pour mesurer le chemin accompli au cours de l’année et préparer la suivante. Habituellement, cela se fait par la conduite d’un entretien avec son manager. Il s’agit de prendre le temps de s’écouter mutuellement pour mesurer et décider ensemble des objectifs à poursuivre et de la conduite à tenir.
Qu’est-ce qu’un bilan professionnel et à quoi ça sert ?
Cet entretien contribue à une organisation efficace, en visant à mettre en adéquation les objectifs généraux de l'entreprise, du service, de l'équipe de travail avec les objectifs professionnels et personnels de chacun de ses membres.
Il s’agit donc d’y définir, sur la base de l’expérience et de l’évaluation de l’année écoulée, ce qui va structurer l’activité pour une période donnée : priorités stratégiques, missions permanentes ou temporaires, objectifs, conditions particulières, etc.
Autrement dit, un entretien de bilan vise à structurer et gérer des rapports professionnels de type contractuel ; ce n’est pas une banale conversation : un contrat professionnel en résulte, qui va orienter le travail dans la durée ! Il faut donc y mettre les formes.
Il faut bien considérer :
- Qu’il y a nécessité pour une organisation d’évaluer la performance de ses collaborateurs. C’est d’ailleurs une nécessité pour l’entreprise autant que pour les collaborateurs eux-mêmes : tout rapport contractuel exige une reconnaissance mutuelle et un « pesage » des apports réciproques, eu égard à la finalité poursuivie.
- Que cette évaluation est au service de la performance de l’entreprise – passant par le développement du potentiel de l’individu –, qui ne peut faire autrement que de s’engager à fond dans la compétition si elle veut survivre et prospérer.
- Que cette évaluation doit être effectuée sur des règles claires. Il est à cet effet possible d’adopter des méthodes qui permettent une transparence et une efficacité accrue.
- Que cette évaluation, enfin, donne sa cohérence et son intelligence à une sanction professionnelle : traitement des parts variables, primes et autres avantages ; évolution de carrière et développement des potentiels, etc.
Les éléments à prendre en compte lors d’un bilan annuel professionnel
Éléments de description :
- Quelles sont les tâches, attributions, activités, responsabilités, délégations permanentes assumées ?
- Quelles sont les capacités requises pour assumer les missions confiées (qualifications, connaissances, aptitudes, attitudes…) ?
- Quels sont les missions et objectifs qui ont été assignés ?
- Quels moyens ont été mis à disposition ?
- Quels événements ou modifications de l’existant sont intervenus durant l’année ?
Éléments d’analyse :
- Quels sont les écarts entre les prévisions et les résultats ?
- Quelles sont, le cas échéant, les difficultés rencontrées dans la conduite de la mission ?
- Quels sont les domaines d’insatisfaction professionnelle (moyens humains, matériels, délais, etc…) ?
- Quels sont les motifs de satisfaction ?
- Où peut-on encore améliorer la situation en fonction des difficultés et des possibilités ?
Explications - Actions :
- Quels sont les moyens (au sens large) demandés ?
- Quels sont les besoins de perfectionnement envisagés ?
- Que peut-on faire au sein du service, de l’équipe ?
- Quels sont les points critiques qui relèvent de soi-même ? de l’encadrement ? de l’entreprise ? de l’environnement ? d’autres facteurs ?
- Quelles sont les modifications proposées (moyens, délégations, redéfinition de mission, formations, etc.)
Résumer les accomplissements et les échecs de l’année
Il convient ici de mettre en œuvre la règle du factuel (« factuel » est un dérivé du mot « fait »). Elle consiste à ne s’appuyer, pour résumer les accomplissements et les échecs de l’année, que sur des données descriptives.
On ne peut, en effet, s’entretenir “professionnellement” sur des opinions, des sentiments ou des impressions qu’aucun fait ne fonde objectivement. En ce sens, un entretien n’est pas une simple conversation, mais un temps de travail effectif qui vise à analyser, juger et changer, éventuellement, un état concret des choses.
Ainsi, sont des données factuelles :
- Des faits vérifiés
- Des constats étayés
- Des écrits
- Des lettres de missions et contrats d’objectifs de l’année précédente
- Des évènements décrits et reconnus
- Des témoignages directs réitérables
A l’inverse, ne sont pas des données factuelles :
- Des « on dits »
- Des rumeurs
- Des lieux communs
- Des jugements de valeur
- Des probabilités subjectives
Il ne s’agit pas ici de dénier l’existence de ces opinions a-priori ; il n’est même pas en notre pouvoir de ne pas en avoir ! Il s’agit plutôt d’adopter une attitude volontaire consistant à faire « table rase » des dites opinions.
Au cours de l’entretien, chacun des deux interlocuteurs sera évidemment amené à exprimer des opinions qui pourront être subjectives, mais elle se rattacheront alors toujours aux données factuelles qui auront servi à identifier les objets précis de l’entretien. Son contenu est de la sorte plus maîtrisable et risque moins de dériver vers de l’arbitraire, voire de l’irrationnel.
Faire un bilan des relations professionnelles
Il est possible d’identifier des traits communs, toujours nécessaires à la maîtrise de l’esprit d’équipe. Ces traits relèvent davantage d’une compétence acquise que d’un état d’esprit spontané ou d’une qualité innée. On peut en faire le bilan en passant en revue les capacités suivantes :
- La capacité à subordonner les préférences, opinions ou options individuelles au bien commun du tout.
- La capacité à rechercher la "synergie" des compétences et des qualités avant la valorisation individuelle.
- Cela suppose la reconnaissance d'un but commun, une motivation liée à la collaboration de tous les membres, l'acceptation d'une répartition des rôles, d'une mise en commun des fonctions, d'une coordination des tâches par une autorité.
- La manière de poser la confiance mutuelle comme un respect des règles communes et non comme une sympathie reposant uniquement sur une dimension affective.
Préparer son plan stratégique pour l’année prochaine
Il s’agit de définir et de hiérarchiser les missions et les objectifs qui vont piloter l’engagement professionnel pour l’année à venir, associé à un planning principal de réalisation.
Les missions
La lettre de mission – on peut lui donner différents noms – est un document définissant les responsabilités et spécifiant la raison d’être, la finalité de l’activité professionnelle. Elle peut se décliner en contrat d’objectifs, afin d’en rendre les termes directement opérationnels. Elle peut comporter des missions permanentes, temporaires ou exceptionnelles.
- Définition du cadre de cohérence de la fonction
- Triple rappel de cohérence : de la mission générale de l’entreprise ; de la mission du secteur d’activité au sein de l’entreprise ; de la mission du service et/ou de l’équipe.
- Définition des grandes contraintes incontournables, en termes :
- D’effectifs
- De structure (relations fonctionnelles et opérationnelles majeures)
- De budget
- D’accord de partenariats déjà établis
- De délais
- L’ambition désirée pour la fonction, à moyen et long termes, pour se donner une « ligne d’horizon ».
2 – Détermination des finalités et principe de hiérarchisation
- Quelle est la finalité ultime à poursuivre, qui sert de principe d’ordre dans l’organisation du travail ?
- Pour en assurer l’accomplissement, quelles sont les missions prioritaires à poursuivre ?
- Identification des priorités et des axes de progrès
Par rapport à la situation présente ou antérieure, identifier quelques points sur lesquels une amélioration est clairement à mettre en œuvre, associés éventuellement à l’identification des formations utiles.
Les objectifs
Le contrat d’objectif permet de décliner la lettre de mission en termes directement opérationnels.
Il est la traduction écrite d’un engagement négocié portant sur un petit nombre d’actions, qui ont raison de moyens par rapport à la mission. Chaque objectif est défini par une réponse précise à six questions :
- Quel est le résultat attendu de l’action, exprimé en termes mesurables ?
- Quels sont les moyens impartis :
- Sur le plan humain (effectif, en nombre et qualité)
- Sur le plan matériel
- Sur le plan budgétaire
- Dans quel délais l’action doit-elle être achevée ?
- Quel est l’indicateur qui permettra de constater de manière descriptive que le résultat est atteint ?
- Quelles sont les éventuelles contraintes de processus imposées :
- Par la sécurité des personnes et des biens
- Par les réglementations
- Par les règles de l’art
- Par le client
- Quel est le niveau de délégation dans la poursuite de cet objectif ? De quelle manière des évènements imprévus seront-ils pris en compte pour apprécier alors le caractère réalisable ou non de l’objectif prévu ?
Un objectif correctement défini permet une évaluation fine de son atteinte, de son échec ou de son dépassement. Il permet en effet d’établir un rapport argumenté, à postériori, entre le réalisé et le réalisable.
Faire un bilan de son année professionnelle est ainsi un véritable moyen pour faire le point, s’orienter et rester pleinement engagé au service de son entreprise.