par Le Flex Office, ou bureau flexible, est une tendance croissante dans le monde professionnel surtout depuis la crise du covid et des confinements qui l’ont suivi. Cette approche repose sur l’idée de flexibilité des espaces de travail et permet aux employés de choisir où et quand travailler.
Alors que le Flex Office offre aux employés une nouvelle façon d’appréhender le travail, ce dernier a également un impact significatif sur la gestion des ressources humaines (RH) et soulève de nombreuses questions.
Comment suivre la présence des employés et gérer leur emploi du temps ? Comment maintenir la culture d'entreprise et favoriser l'engagement des collaborateurs lorsque ces derniers travaillent à des endroits différents ? Quels outils et plateformes de communication déployer pour faciliter la collaboration et les échanges d'informations entre les employés en Flex Office ? Comment promouvoir un équilibre sain entre la vie professionnelle et la vie personnelle des employés ? Comment adapter les programmes de formation et de développement des compétences pour répondre aux besoins spécifiques des salariés en Flex Office, notamment en matière de travail à distance et de gestion du temps ?
Autant de questions qui ne sont pas simples, ni évidentes à décliner tant elles posent de nouvelles normes à mettre en place et de comportements à adopter.
Prenons d’abord la gestion du personnel : Avec le Flex Office, les RH n’ont pas d’autre choix que de revoir leurs stratégies de gestion du personnel. Ils doivent trouver des moyens de suivre la présence des employés, d'optimiser l'utilisation des espaces de travail et de s'assurer que les collaborateurs disposent des ressources nécessaires pour travailler de manière efficace, qu'ils soient au bureau ou à distance. C’est un tout nouvel enjeu de logistique et d’optimisation.
Le Flex Office influence également fortement la culture d'entreprise et l'engagement des employés. Les RH se retrouvent donc à devoir veiller à maintenir un sentiment d'appartenance et de cohésion entre les équipes, et cela même si les employés travaillent à des endroits différents. Ils doivent promouvoir les valeurs communes de l’entreprise, encourager la communication et l'interaction entre les employés et organiser des activités de renforcement d'équipe. Tout ceci dans le but de préserver la culture d'entreprise, plus que jamais essentielle à l’ère de la mobilité. La place des rituels collectifs devient alors clé pour réussir à créer cette cohésion alors que les éléments « classiques » du monde physique ne sont plus là pour structurer cette culture. La difficulté pour les RH est d’apporter ces rituels aux managers, qui peuvent penser avoir cette prérogative. Comment alors trouver le bon équilibre entre la RH globale et le manager local sur cette question des rituels ? Chaque entreprise verra la chose différemment mais dans tous les cas, les RH ont conscience de cette situation et ont donc comme mission de propager cette culture des rituels, pour mieux les mettre au service de la culture d’entreprise.
Enfin, la communication et la collaboration deviennent encore plus essentielles dans un environnement de Flex Office. Les RH ont alors en main la capacité de mettre en place des outils et des plateformes de communication pour faciliter le travail d'équipe, les réunions virtuelles et les échanges d'informations. Des outils en capacité de répondre à ces enjeux ne manquent pas : on retrouve ainsi des intranets, des Digital Workplace, des réseaux sociaux d’entreprise, des messageries d’équipe ou encore des solutions de visioconférence.
Toutefois, les outils ne suffisent pas à régler la question. Les RH ne doivent pas négliger l’importance de partager les bonnes pratiques de communication pour éviter les pertes d'informations ou l’isolement des employés mais surtout, comme nous l’avons vu précédemment, l’affaiblissement de la culture d’entreprise.
Autre dimension, le Flex Office offre aux employés une plus grande flexibilité dans l'organisation de leur travail et de leur vie personnelle. Cependant, et beaucoup de collaborateurs l’ont vécu durant la crise du Covid, cela peut aussi entraîner un chevauchement entre les deux sphères. Les RH doivent veiller à ce que les employés maintiennent un équilibre adéquat entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle. Des politiques et des mesures adéquates pour prévenir le surmenage et le burn-out doivent également être mises en place. Pour chacun de ces sujets, les managers constituent le relai pour atteindre tous les collaborateurs.
On pourrait aussi citer les programmes de formation et de développement des compétences qui sont remis en cause par le travail à distance, la gestion du temps et à l'utilisation des outils. Les RH ont ainsi tout intérêt à encourager l'apprentissage autonome et offrir des ressources en ligne pour permettre aux employés de se former de manière flexible. La flexibilité s’étend à toutes les activités RH. La formation au premier chef.
En résumé, le Flex Office a un impact considérable sur la gestion des ressources humaines et place les responsables RH face à de nouveaux défis. Son émergence lors de ces dernières années offre de nouvelles opportunités pour repenser les pratiques RH et promouvoir un environnement de travail à la fois plus flexible et équilibré : Car c’est bien dans le mouvement qu’on arrive à faire bouger les lignes. Reste à présent à s'adapter aux nouvelles réalités du Flex Office et à mettre en place des stratégies et des politiques pour soutenir les collaborateurs dans cette transition inéluctable.