par Le monde du travail a radicalement changé au cours des deux dernières décennies. Avec l'avènement des nouvelles technologies, les entreprises sont désormais en mesure d'entrer en contact avec leurs collaborateurs plus efficacement qu'auparavant. Il est ainsi plus facile pour les professionnels des RH de soutenir les employés et de leur donner accès à des ressources pertinentes en cas de besoin.
La digitalisation des RH ne consiste pas seulement à introduire des systèmes automatisés ; il s'agit de revoir les processus et d'apporter des changements en fonction des résultats afin que les RH puissent fonctionner au mieux dans les conditions actuelles.
Voici 7 enjeux de la digitalisation de la fonction RH.
Augmenter l'efficacité de l'équipe RH
Vous le savez aussi bien que moi : les journées de travail des RH sont trop courtes. Il y a toujours à faire : intégrer une nouvelle réglementation, recruter, faire grandir les personnes et les équipes, organiser, réorganiser etc… Et les équipes ne sont pas extensibles à l’infini.
Le premier enjeu de la digitalisation consiste à accroître l'efficacité de votre équipe RH afin qu'elle soit plus productive. Cela lui permettra d'accomplir davantage de tâches et de fournir un meilleur service aux clients internes dans un laps de temps plus court.
En intégrant la technologie, vous pouvez automatiser de nombreux processus, rationaliser les activités RH , ce qui signifie que vos collaborateurs RH auront plus de temps pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Une façon simple de digitaliser consiste à mettre en place des systèmes de collecte de données. Lors de la collecte d'informations, il est fastidieux de rassembler les données manuellement à chaque fois. En recueillant ces informations automatiquement, vous aurez un accès plus rapide aux informations qui vous aideront à prendre vos décisions.
Vous pourrez également utiliser ces données pour créer des tableaux de bord qui vous donnent un accès rapide à des indicateurs clés comme la satisfaction des employés ou les taux de productivité.
L'automatisation de ces processus fera gagner un temps précieux à votre équipe RH et lui permettra de se concentrer sur d'autres objectifs.
Une autre façon pour votre équipe RH d'être plus efficace est de mettre en place un système d'accueil automatisé pour les nouvelles recrues. Ce processus rationalise l'ensemble du processus d'embauche en offrant une expérience transparente et personnalisée aux nouveaux employés qui rejoignent votre entreprise.
La mise en œuvre d'un système d'accueil automatisé permet de réduire les risques liés à la rotation du personnel tout en donnant aux nouveaux collaborateurs tout ce dont ils ont besoin lorsqu'ils commencent leur travail.
A titre d’exemple il est possible de créer une bibliothèque des réponses aux questions les plus souvent posées. Pour garder le côté humain, le Responsable RH peut enregistrer facilement une vidéo à partir de sa webcam. Aucune compétence en montage n’est nécessaire. Il suffit ensuite de mettre disposition le lien sur un espace partagé comme un intranet.
Enfin, envisagez de digitaliser la formation pour former plus de personnes, dans de meilleures conditions avec un budget identique. Il existe un grand nombre d’outils qui peuvent faciliter la vie des Responsables formation.
Cette hausse de la productivité des équipes RH est un préalable indispensable pour augmenter le contact avec les collaborateurs.
Un contact accru avec les collaborateurs
En tant que RH, notre sujet d’attention numéro un, ce sont les femmes et les hommes qui constituent l’entreprise. A ce titre, la digitalisation de la fonction RH, n’a de sens que si elle permet d’augmenter le contact avec les collaborateurs. L’idée étant bien sûr de pouvoir répondre aux besoins des individus, des managers et des équipes.
La digitalisation des RH signifie que les processus RH doivent être automatisés et accessibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Cela signifie qu'il y aura toujours un moyen de joindre les membres de l’équipe RH, même s'ils ne sont pas au bureau.
Si cela peut sembler idéal sur le papier, cela présente également plusieurs défis. L'un d'eux est l’hyper connexion (droit à la déconnexion) avec un équilibre vie pro / perso à bâtir et à faire respecter.
Un autre obstacle est de garantir la sécurité de vos employés lorsqu'ils utilisent la technologie. Vous devez vous assurer que vous avez mis en place des mesures de sécurité appropriées pour les protéger contre tout risque de cybercriminalité ou de fraude lorsqu'ils accèdent à vos informations à distance.
La vue panoramique des processus RH
La digitalisation des RH permet d’avoir une vue panoramique des processus et surtout de la performance RH. Jusqu’à présent, les départements RH restent en partie tributaires de documents papier et de processus manuels. Il est donc parfois difficile d'obtenir une image claire de la performance des RH à l'échelle de l’entreprise, surtout quand il y a différents sites et différentes filiales au niveau mondial.
Cependant, grâce à la digitalisation, les décideurs RH peuvent désormais accéder aux données de n'importe où en quelques clics. Ils peuvent ainsi voir comment les processus RH sont mis en œuvre dans les différentes régions et prendre des décisions éclairées sur l'affectation des ressources.
Par conséquent, la digitalisation a un impact positif sur le fonctionnement des RH et sur leur performance.
Sécuriser les échanges d'informations
La sécurisation des échanges d'informations est un enjeu de taille. Pour opérer une transformation digitale sans heurts, les responsables RH doivent veiller à la protection des données. Sans cela, tout processus ou service risque d'échouer et de coûter potentiellement beaucoup d'argent à l'entreprise.
La mesure essentielle en la matière est de procéder à un audit de la sécurité informatique. Cela permettra de s'assurer que tous les systèmes ont fait l'objet d'un examen approfondi des risques et des vulnérabilités en matière de sécurité, ainsi que de la compatibilité avec les tendances et les normes technologiques actuelles. Bien sûr, l’aide du service informatique sera la bienvenue.
Cet examen attentif vous permettra de limiter les risques d’amendes et ou de condamnations dans le cadre du RGPD.
Respect de la réglementation
La complexité croissante de la réglementation du travail peut être décourageante pour les responsables des ressources humaines. Se tenir au courant de tous les changements peut être un travail à plein temps en soi. Il est parfois difficile de ne pas passer à côté de quelque chose.
Cependant, il existe des outils numériques qui peuvent aider à rendre cette tâche plus facile à gérer. Par exemple, il existe des outils de suivi de la conformité réglementaire qui peuvent aider à identifier les réglementations nouvelles ou modifiées qui peuvent avoir un impact sur l'organisation.
Par ailleurs, les logiciels, la plupart du temps, font leur maximum pour respecter la législation en vigueur. Ils agissent ainsi comme une sorte de garde-fou.
En outre, les logiciels pour créer et tenir les dossiers du personnel, signer des documents ou distribuer des informations aux collaborateurs, sont autant d’outils qui permettent de mieux respecter la législation.
En utilisant ces outils, les responsables RH peuvent “mécaniquement” augmenter la conformité de leurs pratiques au droit du travail.
S'adapter aux nouvelles méthodes de travail
D’une manière générale, lorsque les entreprises décident de se digitaliser, elles commencent souvent par les départements impliqués dans la production des biens et des services. Puis elles, elles continuent avec les départements des ventes et du marketing, la finance. Régulièrement les RH arrivent à la fin.
Ceci n’est pas une loi , mais plutôt une constatation basée sur l’expérience et il existe bien évidemment des contre-exemples.
Qui plus est, une compréhension limitée des outils digitaux et une réticence à adopter le changement peuvent également expliquer ce retard. Et ce retard peut dans certains cas être porteur de risques pour la fonction RH. En effet, si les RH ne s’emparent pas du sujet de la digitalisation, d’autres acteurs de l’entreprise peuvent être tentés de le faire, notamment les équipes marketing. Par exemple, la communication interne ou la marque employeur pourraient intéresser les marketeurs. Les équipes marketing ne sont pas les seules à être tentées de grignoter les missions RH sur fond de digitalisation. le risque pour la fonction RH c’est d’être cantonnée à à des missions historiques restrictives : administration du personnel, respect de la réglementation du travail et paye (nous grossissons volontairement le trait).
Heureusement, en matière de digital,le retard est rarement définitif. Il existe un certain nombre de mesures que les équipes RH peuvent prendre pour compenser ce retard.
Tout d’abord, les équipes RH doivent donner la priorité à la digitalisation. Elles doivent commencer par identifier les domaines qui bénéficieraient le plus des solutions digitales. Par exemple, si l'équipe a du mal à gérer les dossiers des employés, elle doit chercher un outil numérique qui peut aider à rationaliser le processus.
Elles devraient également créer un budget (même minime) pour accompagner leur propre digitalisation et s'assurer d'allouer suffisamment de ressources pour mettre en œuvre de nouvelles solutions avec succès.
Enfin, les équipes RH doivent se former aux derniers outils et technologies numériques afin de pouvoir prendre des décisions éclairées sur les solutions à adopter. En prenant ces mesures, les équipes RH peuvent rattraper leur retard sur les autres départements en termes de digitalisation.
RSE
Quand on parle de RSE et de RH, une des idées qui peut venir en tête est de consommer moins de papier. Idée un peu tarte à la crème quand on sait que le digital n’est pas automatiquement “plus vert”. Ceci-dit les calculs de bilan carbone sur le sujet sont loin d’être simples.
La notion de RSE ne parle pas forcément à tous les collaborateurs . La digitalisation permet aux équipes RH de jouer un rôle plus stratégique et proactif dans la promotion de la responsabilité sociale des entreprises (RSE). En automatisant les processus RH et en utilisant l'analyse des données, les équipes RH peuvent identifier des modèles de comportement susceptibles de nuire à l'environnement ou à la société en général.
Par exemple, les données recueillies sur les habitudes de déplacement des employés peuvent être utilisées pour élaborer des politiques qui encouragent l'utilisation d'options de transport plus durables.
Autre atout : la digitalisation permet d’améliorer la communication interne et donc d’être vecteur de transparence.
En outre, les outils numériques peuvent être utilisés pour mesurer l'engagement des employés dans les initiatives de RSE et identifier les moyens d'accroître leur participation.
Autre exemple : l'accueil et la formation des collaborateurs en ligne peuvent contribuer à réduire les déplacements et donc l’émission de CO2.
Les outils de gestion des performances en ligne peuvent contribuer à garantir que les employés sont traités équitablement et ont la possibilité d'améliorer leurs compétences.
Même si elle n’est pas exempte de travers et de problématiques environnementales (nous ne sommes pas naïfs), la digitalisation des processus RH peut contribuer à créer un lieu de travail plus durable et responsable.
Avant de nous quitter
Qu’on y soit favorable ou pas, la digitalisation de la fonction RH semble être une tendance lourde des années à venir. Les avantages à en tirer sont réels. Cependant, il y a aussi des défis à relever. Il est donc crucial que les RH s'emparent du sujet et fassent avancer le processus plutôt que de le laisser à d’autres et notamment aux équipes marketing ou informatiques qui n'ont pas forcément la même compréhension des questions humaines. Si vous avez trouvé cet article utile, partagez-le sur les réseaux sociaux.