par Reconnaissons-le… l’Intranet n’a pas bonne presse. Et pourtant, il est peut-être en train de redevenir un outil incontournable pour les organisations. Mais qu’est ce qui peut bien lui redonner sa vigueur de jeunesse ? Les RH ont-ils un intérêt à revenir dans son giron ?
1. La tendance de la fuite de l’Intranet
Il faut revenir très loin dans l’histoire du numérique (qu’on appelait alors Informatique) pour comprendre les raisons qui ont amené l’Intranet à s’éloigner des métiers. Au départ, la distinction Intranet / Internet valait principalement pour des questions techniques de réseau, l’intranet étant par définition ce qui était accessible de l’intérieur de l’entreprise. C’est sur cette base technique que se sont greffés des usages évidents et immédiats pour les autres métiers. On pense évidemment aux traditionnels menus de la cantine, qui restent ce qui se fait de mieux et de plus lu en termes de communication interne, ou encore l’accès aux applications métiers.
Après l’époque des pionniers ou tout était à construire, ce sont donc les DSI (Directions des Systèmes d’Information) qui se sont emparés de cet outil technique et de la dimension sécurité/accès. On comprend pourquoi, malgré une délégation souvent en binôme avec la communication interne, l’approche « outil » a plutôt favorisée l’émergence de systèmes avec pléthore de fonctionnalités mais une approche ergonomique discutable. Disons-le clairement, les intranets n’étaient pas toujours centrés utilisateurs…
Fort de ces orientations, les RH se sont petit à petit détournés de cet outil de communication de masse pour lui préférer des modes plus maîtrisés et plus locaux.
2. Pourquoi on a besoin d’espaces régaliens
Pourtant, à l’instar de ce qui se passe sur le grand Web, nous avons besoin d’espaces « régaliens » et cela dans toute organisation, quelle qu’elle soit. Un salarié a besoin de savoir quelle est la doctrine de son entreprise pour pouvoir avancer. Il a besoin de connaître les informations clés de son métier, mais aussi les informations transversales pour agir sur son environnement et actionner ses compétences.
De la même manière que les sites « officiels » en « .gouv.fr » donnent la doctrine de l’état, les pointeurs nécessaires ou bien l’information minimale pour démarrer tout processus qui a à voir de près ou de loin avec une action liée au gouvernement.
La dimension informationnelle de l’Intranet, qui se veut le gardien de la voix de l’organisation, est aussi utile dans les processus métiers que dans le processus RH.
Donc, même si ces dix dernières années ont été celles des conversations et de la collaboration tous azimuts… cela ne doit pas faire oublier la parole « officielle » associée à cette prise de débat d’innovation collective et participative.
3. Et si l’Intranet avait changé ?
Cela est d’autant plus nécessaire que l’Intranet a changé… et en profondeur. On peut y voir au moins trois évolutions qui concourent à lui redonner sa grâce d’antan.
D’abord, il est moins technique. Dans le sens où la technicité a été mise de plus en plus au service des métiers. Ainsi, l’intranet, projet très technique historiquement, s’est transformé en projet facile à déployer (par pour toutes les solutions mais de plus en plus). Une preuve de la maturité acquise par l’outil.
Ensuite, son ouverture sur l’aspect « social » et la collaboration, qui lui ainsi permit d’effectuer un premier pas vers l’autre dimension de la communication d’entreprise. C’est ce qu’on appelle parfois l’Intranet Social et, forcément, cette dimension a de gros échos auprès des directions RH dont un des enjeux est justement de créer du lien : créer du lien à l’arrivée d’un employé, lors des mutations, entre les silos naturels de l’entreprise, entre les générations et les savoirs…
Une opportunité forte pour les RH donc.
Enfin, troisième évolution : l’intranet est devenu beau et ergonomique. Et qu’on se le dise, cela change tout car, en 2021, un système qui n’est pas design est disqualifié d’emblée de jeu par les utilisateurs, même si son intérêt est important (sauf obligation ultime bien sûr…). On peut penser que cette nouvelle dimension est l’apanage de la communication interne mais en vérité, pouvoir s’exprimer et publier du contenu ciblé sous ses meilleurs atouts est en fait crucial pour les autres services qui ont besoin de communiquer à toute l’entreprise. C’est le cas des RH.
Voilà donc au moins trois raisons majeures pour les RH de revenir faire un tour sur les projets Intranet voir mieux : de s’en emparer !
4. Le Cloud comme changement majeur de l’Intranet et du choix par les RH
Une autre dimension de l’évolution de l’Intranet vient également compléter la liste des raisons qui amèneraient les RH à s’y pencher de nouveau. En effet, l’Intranet est maintenant en passe de devenir une « Digital Workplace », et donc l’endroit numérique d’où partent tous les contenus et toutes les applications. Cet intranet moderne est maintenant dans le Cloud ce qui veut dire qu’il est accessible depuis n’importe où sur la planète (et même en orbite basse 😉) dès lors que l’on dispose d’une connexion internet. La force du cloud a permis d’ouvrir l’intranet au monde entier.
Or, par la tendance générale, fortement accélérée par la pandémie, le télétravail est devenu un élément essentiel de la politique RH. C’est donc un accroissement des outils associés à cette situation qui se met en place. Le lien salarié devenant de plus en plus numérique. Il passe donc de plus en plus à travers l’Intranet, dans le Cloud. Voilà une raison essentielle pour les RH de se pencher à nouveau sur l’Intranet et, par exemple, un potentiel projet de refonte. Exigez que votre intranet soit dans le Cloud ! Cette demande « technique » peut sembler en dehors du périmètre RH… mais est en vérité aussi essentielle qu’un acheteur de voiture qui doit savoir que le diesel ne sera plus accepté dans de nombreuses agglomérations d’ici quelques années.
La situation est identique pour les RH. Une stratégie « hors » Cloud va être de plus en plus difficile à justifier auprès des futurs salariés. Il s’agit d’un critère essentiel de l’attractivité de l’entreprise.
5. Le SIRH & l’Intranet convergent
Les services RH ont depuis quelques années fortement basculé dans le numérique avec la mise en place d’outils dédiés à leur métier : les SIRH, qui, comme leur nom l’indiquent, veulent dire « Systèmes d’Information pour RH ». Ces systèmes traitent principalement de la gestion des talents, de revue annuelle de performance et de formations allant pour certaines jusqu’à la paye. On citera parmi les outils qui ont connu une très forte croissance : Talentsoft, Taligentia ou encore Lucca. De très belles sociétés françaises qui ont su apporter un ensemble fonctionnel riche et puissant à la profession.
Or, il se trouve que de plus en plus de rapprochements s’opèrent entre les SIRH et l’Intranet. Pourquoi ? Tout d’abord parce que l’information circule de plus en plus dans l’entreprise et donc passe d’un silo métier (et donc logiciel) à l’autre plus facilement. C’est à nouveau le fait que ces systèmes soient désormais tous dans le cloud qui permet cette circulation de l’information.
Ensuite, les RH aussi ont besoin de capter l’attention des salariés. Cette économie de l’attention n’échappe pas à la règle, pour pousser une formation ou pour diffuser des règles de sécurités par exemple. Ce besoin d’attention a pris encore davantage de place pendant la pandémie.
L’information dans le SIRH se retrouve donc en dehors de celui-ci, dans l’Intranet. C’est ainsi qu’on a vu les fournisseurs comme Lumapps ou Jamespot proposer des modules d’accès au SIRH et, réciproquement, les tableaux de bord des SIRH s’agrémenter des informations remontées par l’Intranet.
Un dernier point enfin est essentiel. Tous les systèmes se basent de plus en plus sur les rôles de chacun dans l’entreprise. Or, le SIRH a sans doute la meilleure vue sur ces questions et permet donc d’irriguer les autres systèmes de cette connaissance. C’est pour cela que le SIRH devient un élément clé. Tout comme le rôle du RH qui a donné et façonné ces données sur les collaborateurs.
6. Communiquer & agir par le numérique partout où c’est nécessaire
Le numérique est devenu le canal essentiel pour tous les métiers. C’est en ce sens que les fonctions RH s’en sont emparées d’abord dans leurs process internes (SIRH), et maintenant à travers l’Intranet, devenu le nouvel espace numérique qui relie toutes les parties prenantes de l’entreprise. Alors à tous les DRH qui avaient (à juste titre) une « très » mauvaise image de ces intranets, il est temps d’y refaire un tour voire même de provoquer une refonte de cet espace à l’image de ce que l’organisation veut offrir à ses collaborateurs : un nouveau pacte d’épanouissement et de réalisation à travers la performance.