Avril 2024

Depuis presque six années, les Urssaf et MSA calculent les effectifs des entreprises sur la base des données déclarées en DSN. Les rubriques relatives aux effectifs en DSN ne sont donc plus à renseigner par les déclarants. Les organismes de recouvrement transmettent chaque année l’information à l’employeur des effectifs calculés par leurs soins, par le biais d’un compte rendu métier (CRM) dédié : le CRM 118 - Effectifs.

Le calcul des effectifs d’une entreprise est un préalable au déclenchement de bon nombre d’obligations sociales (assujettissement à certaines contributions, modalités de paiement des cotisations, date d’exigibilité de la DSN, impact en cas de franchissement de seuil d’effectif, etc.), il est donc indispensable pour une entreprise de connaitre son effectif dit « sécurité sociale », soit celui calculé sur la base de l’article L. 130-1 du Code de la Sécurité sociale. Avec les données transmises en DSN, les organismes de recouvrement se sont donc substitués aux déclarants pour calculer les effectifs moyens annuels servant de référence pour un certain nombre de dispositifs.

Les règles de calcul mises en place par les Urssaf sont disponibles sur leur site[1]. Des documents sont aussi disponibles sur le site de la MSA[2], en sachant que les modalités de calcul présentées par l’Urssaf sont aussi reprises par la MSA.  

Depuis 2018, les Urssaf et MSA calculent les effectifs des entreprises et renvoient l’information au déclarant via le CRM normalisé 118 Effectifs[3]. L’information est également disponible sur les comptes cotisants en ligne.

Dans le CRM 118, il s’agit de l’effectif typé « A01 – Effectif moyen annuel standard » qui permet à une entreprise de connaitre son effectif moyen annuel sécurité sociale. Le CRM est renvoyé par SIRET et est attaché à la dernière déclaration DSN mensuelle reçue, dès lors que l’information des effectifs est disponible.

A titre d’exemple, pour l’effectif calculé au titre de l’année 2023, l’effectif moyen annuel (EMA) standard a été envoyé entre le 1er et 22 février 2024 pour le régime agricole[4], et entre le 1er et le 11 mars 2024 pour le régime général[5].

La grande nouveauté de cette campagne d’effectif pour l’année 2023 est la prise en compte par les organismes de recouvrement des blocs dits « Changement » en DSN : autrement dit, les effectifs sont consolidés pour présenter la dernière situation de la donnée déclarée par le déclarant (tenant compte d’une modification d’une caractéristique du contrat du salarié, de sa quotité de travail, de son statut de travailleur handicapé, etc.). Depuis le calcul des effectifs par les Urssaf et MSA, cette évolution était très attendue.

Le calcul des effectifs par les organismes de recouvrement était un préalable indispensable au transfert de recouvrement de certaines contributions aux Urssaf ou MSA par le biais de la DSN.

Désormais, il y a plusieurs contributions faisant l’objet d’une déclaration annuelle en DSN, où il est nécessaire d’avoir des données « effectifs » :

  • L’Obligation d’Emploi des Travailleurs Handicapés (OETH)[6]: depuis l’OETH due au titre de l’année 2020, l’employeur déclare annuellement son obligation d’emploi en DSN et les bénéficiaires de l’obligation d’emploi externes à l’entreprise. L’employeur doit aussi y déclarer chaque mois les salariés employés directement bénéficiaires de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés. L’OETH au titre de l’année N est déclarée annuellement en DSN sur le mois principal déclaré d’avril N+1 exigible au 5 ou 15 mai N+1.

    Avec les données déclarées par l’employeur en DSN, les Urssaf et MSA ont la capacité de délivrer les informations « effectifs » nécessaires au calcul de l’OETH, à savoir :
    • L’effectif moyen annuel d’assujettissement à l’OETH (code A04) pour savoir si l’employeur est redevable ou non de l’OETH ;
    • L’effectif moyen annuel BOETH (bénéficiaires de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés) (code A02) pour savoir le nombre de BOETH à prendre en compte pour déterminer le montant de la contribution OETH ;
    • L’effectif moyen annuel d’ECAP (Emplois exigeant des Conditions d’Aptitude Particulière) (code A03) pour que l’entreprise connaisse la proportion des emplois occupés relevant des ECAP, puisque cette information intervient dans les déductions à la contribution OETH. En effet, les ECAP n’ont pas vocation à être proposés à des travailleurs handicapés.
  • La Contribution Supplémentaire à l’Apprentissage (CSA)[7]: Une entreprise, dont l’effectif est d’au moins 250 salariés, est redevable d’une contribution supplémentaire à l’apprentissage si son effectif moyen annuel de salarié en contrat favorisant l’insertion professionnelle est inférieur à 5% de l’effectif moyen annuel[8]. La CSA au titre de l’année N est déclarée annuellement en DSN sur le mois principal déclaré de mars N+1 exigible au 5 ou 15 avril N+1, depuis la CSA due au titre de l’année 2022[9].

    Avec les données déclarées par l’employeur en DSN, les Urssaf et MSA déterminent donc les effectifs d’alternants et les effectifs moyens annuels servant au calcul du ratio d’emploi d’alternants à partir duquel la CSA est calculée :  
  • L’effectif moyen annuel CSA CFIP (des Contrats Favorisant l’Insertion Professionnelle (numérateur)) (code A05) pour savoir l’effectif des salariés employés sous contrat de professionnalisation ou d’apprentissage et, pendant l’année suivant la date de fin du contrat de professionnalisation ou d’apprentissage, les salariés embauchés en CDI par l’entreprise à l’issue du contrat, et les personnes bénéficiant d’une convention industrielle de formation par la recherche (CIFRE) ;
  • L’effectif moyen annuel CSA (de détermination du taux d’alternants (dénominateur)) (code A06) pour avoir l’effectif moyen annuel de l’entreprise et déterminer à partir de celui-ci le taux d’alternants.

Avec la prise en compte des blocs Changement dans la détermination des effectifs calculés par les Urssaf et MSA, les effectifs remontés sont donc au plus près de la situation de chaque entreprise, y compris pour ces contributions annuelles faisant l’objet de remontée d’effectifs spécifiques.

Il convient également de noter que pour les entreprises dites mixtes (régime général – régime agricole), chaque régime calcule sa proportion d’effectif affilié à son propre régime. En revanche, c’est le régime majoritaire en termes de salariés qui enverra au déclarant le CRM 118 – Effectif comportant la totalité des effectifs des deux régimes. La fiche DSN-info n°2624[10] donne l’exemple suivant :

Pour une entreprise mixte donnée, un EMA BOETH de 3000 et 5000 a été calculé respectivement par l’Urssaf et la MSA.

L’Urssaf et la MSA transmettent respectivement au RCD [ndlr : Répertoire Commun des Déclarants] un EMA BOETH de l’entreprise de 3000 et 5000 ;

Un CRM relatif à l’EMA BOETH calculé par l’Urssaf (i.e. 3000) sera rattaché à la dernière DSN mensuelle des établissements associés au SIREN de l’entreprise dont le dépôt a été effectué sur le point de dépôt « Bloc 1 Régime Général »

Un CRM relatif à l’EMA BOETH calculé par la MSA (i.e. 5000) sera rattaché à la dernière DSN mensuelle des établissements associés au SIREN de l’entreprise dont le dépôt a été effectué sur le point de dépôt « Bloc 1 Régime Agricole »

NB : cette vision ne reflètera pas ce qui sera mis à disposition au niveau des comptes cotisants Urssaf et MSA.

En effet et conformément à l’article D 5212-5 du code du travail, lorsque l'employeur emploie des salariés qui relèvent pour partie des Urssaf et de la MSA, l'organisme qui transmet à l'employeur les informations des effectifs OETH, BOETH et ECAP est celui dont relève la majorité de ses salariés.

Ainsi dans l’exemple cité précédemment où l’effectif EMA global BOETH de l’entreprise est de 8000 et dont le régime majoritaire de l’entreprise est le régime agricole (MSA), la mise à disposition de l’EMA global BOETH de l’entreprise (à savoir 8000) serait donc faite uniquement sur le compte cotisant MSA de l’entreprise alors qu’aucune mise à disposition ne serait réalisée sur le compte Urssaf.

Ce principe de mise à disposition est également valable pour les EMA relatifs à la CSA.

Elodie Chailloux

Responsable Veille légale et DSN

[1] Voir à ce titre le document suivant : https://www.urssaf.fr/portail/files/live/sites/urssaf/files/documents/Effectifs_RG_Calculs.pdf

[2] Voir la page et documents suivants : https://www.msa.fr/lfp/calcul-effectif-entreprise?p_p_id=com_liferay_journal_content_web_portlet_JournalContentPortlet_INSTANCE_fplr9wIGUIsh&p_p_lifecycle=0&p_p_state=normal&p_p_mode=view&_com_liferay_journal_content_web_portlet_JournalContentPortlet_INSTANCE_fplr9wIGUIsh_read_more=1 et https://www.msa.fr/lfp/documents/11566/11500224/Fiche+MSA+-+Calcul+de+l%27effectif+de+l%27entreprise.pdf

[3] Pour rappel, la notion de CRM normalisé renvoie à la normalisation des retours métiers en DSN pour rationaliser et simplifier davantage les échanges retours des organismes vers les déclarants. Pour obtenir davantage d’information sur la norme NEOReS, utilisée pour les CRM normalisés dont le CRM effectifs, il convient de consulter le lien suivant : https://www.net-entreprises.fr/declaration/norme-et-documentation-neores/

[4] En étant techniquement rattachée à la DSN de décembre 2023 ou janvier 2024 sur le tableau de bord DSN en fonction des dates d’envoi.

[5] A noter qu’il y a eu une seconde vague d’envoi entre le 12 et le 19 mars 2024 pour le régime général, avec en plus les effectifs liés à l’OETH. La seconde vague a donc « écrasé » la première vague.

[6] Pour rappel, seuls les employeurs de 20 salariés et plus doivent employer au moins 6% de travailleurs handicapés (C. Trav. art L. 5212-1 et suivants). Pour davantage d’information relatives aux modalités déclaratives de l’OETH, voir les documents suivants : https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2427 et https://www.urssaf.fr/portail/files/live/sites/urssaf/files/documents/OETH-Guide.pdf

[7] Il est à noter également que le solde de la taxe d’apprentissage d’une année N fait également l’objet d’une déclaration annuelle, sur la DSN du mois principal déclaré d’avril N+1 déposée avant le 5 ou 15 mai. Pour plus d’information relative au solde de la taxe d’apprentissage en DSN, il est possible de consulter les documents suivants : https://www.urssaf.fr/portail/files/live/sites/urssaf/files/documents/CFPTA-Guide_Declarant.pdf et . La part principale de la taxe d’apprentissage, la contribution à la formation professionnelle et le 1% CPF-CDD font l’objet d’une déclaration mensuelle en DSN depuis le 1er janvier 2022 (voir fiches DSN-info n°2504 https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2504/kw/, n°2503 https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2503 et n°2502 https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2502).

[8] C. Trav. art L. 6242-1, I et II.

[9] Voir la fiche DSN-info n°2588 : https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2588/

[10] Voir le lien suivant : https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2624/kw/2624