Quelle que soit la taille de l'entreprise, quels sont les éléments à prendre en compte dans une solution de gestion de paie ?

 
 

Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous vous êtes probablement déjà demandé s’il était préférable d’investir dans un logiciel de paie ou de sous-traiter le processus.

Nombre d’entreprises partent du principe qu’une gestion de la paie en interne offre l’alternative la plus économique, ou que l’externalisation est réservée aux grandes entreprises. Il s’avère pourtant que, même pour les petites entreprises, la sous-traitance de tout ou une partie de votre processus de paie peut vous permettre de réaliser des économies considérables sur le long terme et d'accroître votre efficacité.

Une fois que vous avez décidé d’investir dans la gestion de la paie, trois options s'offrent à vous :

  • Une solution logicielle déployée en interne ;
  • Une solution en coproduction, avec une gestion de la externalisée, mais dont certains composants restent gérés en interne ;
  • Un modèle intégralement sous-traité, dans lequel un prestataire tiers gèrera votre infrastructure de paie dans son intégralité.
 
 

Comment déterminer la solution qui convient le mieux à votre entreprise ? Voici quelques facteurs clés à prendre en compte :

Les économies

Les entreprises gérant leur paie en interne peuvent dépenser 18 % de plus que celles qui l’externalisent [1] . Elles utilisent des logiciels de paie pour éviter les coûts d’externalisation, mais sans calculer le coût des heures consacrées aux tâches administratives. Externaliser tout ou partie de votre paie réduit ces coûts et permet aux employeurs de se concentrer sur les initiatives stratégiques. 
 
[1] Les coûts cachés de l’administration de la paie et des RH, PWC, janvier 2011. 

Les gains de temps

Plus votre entreprise grandit, plus il devient complexe et chronophage de gérer votre paie en interne. Les dirigeants de PME consacrent environ 20 % de leur temps de travail hebdomadaire à des actions RH – un temps qu’ils pourraient consacrer à leur activité principale.
Si vous hésitez à externaliser intégralement votre paie, vous pouvez opter pour la coproduction et sous-traiter les processus complexes, comme l’hébergement de la plateforme et les mises à jour régulières.

La législation

La gestion interne de la paie implique une exposition accrue aux autorités et des amendes potentielles, surtout si vous gérez votre paie dans différents cadres juridiques. Pour rester en conformité, votre équipe doit maintenir ses compétences à jour au regard des évolutions législatives.
Si vous opérez dans plusieurs pays, ou si une seule personne gère votre paie, l’externalisation réduira les risques d’amende et la pression que font peser les évolutions juridiques sur votre personnel.  

Les types d’effectifs

Faible turnover, salaires annuels fixes : si les conditions sont réunies, la gestion de la paie en interne peut rester simple.
Mais la gestion interne se complique lorsqu’il s’agit de collaborer avec des prestataires ou lorsque les salariés sont rémunérés à l’heure : le temps de gestion et les risques d’erreurs augmentent en parallèle. Dans ce cas, la meilleure option pourra consister à externaliser la paie ou à collaborer avec une société spécialisée en coproduction. 

L’intégration

Utiliser un logiciel en interne semble être la solution de faciliter pour assurer l'intégration des différents systèmes (paie, RH, etc.).
Mais tous les logiciels ne s’intègreront pas avec vos systèmes existants. Vous risquez de devoir traiter avec de nombreux fournisseurs, dont chacun détient une partie de vos données.
Même les prestataires « intégrés » ne gèrent que le transfert des données entre les systèmes. En cas de connexion défaillante, il sera difficile d’identifier le problème.  

 
En moyenne, les entreprises qui traitent la paie en interne sur un cycle bihebdomadaire y consacrent presque 6 semaines (235 heures) de plus que les entreprises qui externalisent les tâches essentielles liées à la paie. Étude sur l’administration en interne de la paie, ADP, 2012
 

Quelle solution vous convient le mieux ?

 
 

Les personnes pensent souvent, à tort, que seules les grandes entreprises externalisent leur paie ou travaillent avec un prestataire spécialisé dans le traitement de la paie. Dans les faits, nombreuses sont les entreprises contraintes à reconsidérer la manière dont elles gèrent leur paie.
Voici certains des scénarios courants pouvant amener une entreprise à envisager l’externalisation :

  1. Une société spécialisée dans l’hôtellerie prévoit une hausse de ses ventes durant la période des vacances et envisage donc de faire appel à du personnel temporaire.
  2. Une entreprise doit envoyer du personnel installer de nouveaux bureaux à l’étranger et aura donc besoin de personnes qui connaissent la législation locale.
  3. Une entreprise vient d’instaurer un nouveau système de primes pour ses cadres supérieurs et a besoin de maîtriser les implications au niveau fiscal.

Chacune de ces entreprises peut choisir de se doter d’un logiciel de paie ou de travailler avec un prestataire qui prendra en charge une partie ou l’intégralité de ses processus de paie. 

 
 

Tout dépend des besoins de votre entreprise :

 

1. J’ai une équipe à contrats mixtes/J’ai besoin d’effectifs flexibles (salariés permanents/intérimaires et saisonniers).

 
 

Logiciel géré en interne

Tous les logiciels de paie ne sont pas capables de gérer des équipes sous contrats mixtes. Le logiciel de paie doit s’intégrer avec votre logiciel de gestion des temps et activités, afin d’être précis tant pour les salariés permanents que pour les contractuels.
Même si votre logiciel peut gérer cela, vos gestionnaires pourront avoir du mal à faire face si vous recrutez de nombreux contractuels en un court laps de temps. 

 
 

Externalisation de la (partielle ou complète)

Les modules de gestion des temps d’ADP s’intègrent à votre système de paie central afin que tous vos contrats de paie soient stockés et gérés en un seul et même lieu.

 
 

2. Nous nous attendons à des changements de réglementation sur notre/nos marché(s)..

 
 

Logiciel géré en interne

Les équipes de paie doivent se maintenir à jour au regard des évolutions réglementaires et législatives sur tous vos marchés, notamment en surveillant les impacts de ces évolutions sur votre infrastructure de paie. En confiant cela à seulement une ou deux personnes, vous vous exposez davantage aux erreurs humaines. En outre, si un membre de votre équipe de paie quitte l’entreprise ou part en congés-maladie, cela entraînera un déficit de connaissances juridiques considérable.

 
 

Externalisation de la (partielle ou complète)

ADP dispose d'experts de la paie dans plus de 100 pays : vous êtes donc toujours au fait des différentes législations. Lorsqu’une nouvelle législation est promulguée, c’est ADP qui consacre le temps nécessaire pour s'y familiariser et apporter les modifications requises, vous permettant de vous concentrer sur votre cœur de métier.  
En savoir plus sur la mise en conformité

 

3. Je veux intégrer automatiquement différentes informations à ma paie : primes, déductions, frais, congés, etc.

 
 

Logiciel géré en interne

Tous les logiciels de paie ne s’intègrent pas automatiquement avec les systèmes de finances et de RH. Si votre logiciel ne s’intègre pas, vous pourriez bien vous retrouver dans l’embarras en ayant à gérer une multitude de systèmes, ce qui dissémine les données de vos collaborateurs à travers différentes plateformes et augmente d’autant les risques de sécurité.

 

Externalisation de la (partielle ou complète)

ADP propose une suite de modules pour ses services de paie qui vous permettent de calculer la paie en fonction des performances et d’enregistrer automatiquement les absences et les congés.
Cela signifie que vous ne devez saisir vos données qu’une seule fois. Vous gagnez du temps chaque mois, et n'avez qu’un seul prestataire à appeler en cas de question ou de problème. 

 

4. J’étends mon activité à de nouveaux marchés.

 
 

Logiciel géré en interne

Tout d’abord, vérifiez que votre fournisseur de logiciel est présent sur votre nouveau marché.
Assurez-vous qu’il dispose de l’expertise locale requise pour vous assister. Que se passe-t-il si vous rémunérez votre personnel dans différentes devises ? À quelle législation locale devez-vous vous conformer ?
Une gestion en interne signifie que c’est à vous de prendre en charge tous ces aspects.  

 

Externalisation de la (partielle ou complète)

Pour une expansion rapide sur d'autres marchés, il vous faut des plateformes puissantes et une équipe d’experts qui veillera à l’exécution optimale de vos opérations de paie.
ADP gère la paie des expatriés et du personnel local en tenant compte des subtilités réglementaires et législatives de chaque marché, ainsi que des exigences locales en matière de bulletins de salaire. Rien n'entravera votre développement.
En savoir plus sur la transfrontalière

 

ADP vous propose différents niveaux de service, variables d’une solution à l’autre...

 

Des opérations personnalisées

Les solutions de gestion et logiciels de paie d’ADP peuvent être personnalisées en fonction des besoins de votre entreprise.
  • Coproduction (ou Processing Services) : nous hébergeons la plateforme, assurons les mises à jour et proposons une assistance multicanal. Le client prend en charge la saisie des données, valide l’exactitude des résultats et gère les déclarations sociales.
  • Externalisation complète (ou Managed Services) : nous hébergeons la plateforme, assurons les mises à jour et proposons une assistance multicanal. Dans ce cas, c’est ADP et non le client qui valide l’exactitude des résultats et gère les déclarations sociales. Le client prend toujours en charge la saisie des données.
  • Service complet (COS– seulement disponible pour ADP® GlobalView) : nous hébergeons la plateforme, assurons les mises à jour et proposons une assistance 24h/24 et 7j/7. Nous nous occupons de vos obligations en matière de paie, y compris pour répondre aux sollicitations des collaborateurs via une helpdesk.  
 

Intégration avec l’ensemble de vos processus

ADP intègre vos opérations de paie avec tous les processus qui affectent votre paie, notamment la gestion des temps, des absences ou des frais. Nous vous offrons également la possibilité d’ajouter, au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la gestion des talents et notamment l’intégration (ou onboarding) des nouveaux collaborateurs.

 

Disponible sur tous les appareils, à tout moment

Les collaborateurs comme les managers peuvent accéder à leurs données depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, smartphone), ce qui facilite l’ajout et la modification des informations partout dans le monde.

 

Leader des services d’externalisation des processus de paie

Pour la cinquième année consécutive, ADP reste en tête du classement établi par le rapport (Business Process Outsourcing) « Magic Quadrant » de Gartner dans le secteur de la paie, dans une comparaison 7 autres prestataires de services concurrents. Vous trouverez d’autres informations sur le sujet ici. 

Découvrez notre gamme de services de afin de déterminer ce qui conviendrait le mieux à votre entreprise

 

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